Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 2)

In dieser Artikelserie zeige ich an einem Beispiel, wie eine Ablage für ein Team aussieht, das Angebote erstellt oder Ausschreibungen beantwortet. In Teil 1 wurde dargestellt, dass das Verhandeln von Angeboten und das Erstellen der Dokumente unterschiedliche Prozesse sind /1/. Deswegen gibt es auch eigene Ordner dafür. In diesem Beitrag stelle ich vor, was ich in meinem Verhandlungsordner ablege.


Sehen wir uns nochmal die Ausgangssituation an: Ein Team will eine Ausschreibung beantworten. Die Anzahl der Dokumente wächst und die ersten Fragen tauchen auf:

• Wo ist die letzte Version des Angebots? Im ersten Teil haben wir gesehen, dass es einen eigenen Ordner dafür gibt.
• Wer hat die Folien von der Präsentation am 02.08. gesehen?
• Sind die Infos aus den E-Mails des Kollegen Schulze berücksichtigt?

Wie behält man den Überblick über die Dateien?

Das Erstellen eines größeren Angebots ist ein komplexer Vorgang. Meine Projektordner werden schnell unübersichtlich. Zu viele Dokumente gehen hin und her. Namenskonventionen sind nicht abgestimmt oder es hält sich keiner daran. Daher muss ich mir überlegen, was sinnvolle Unterordner wären. Sehen wir uns mal die Möglichkeiten an:

• Unterscheidung nach ein- und ausgehenden Dokumenten: macht die Sache nicht besser. Was ist mit internen Dokumenten?
• Unterscheidung nach Absender oder Empfänger: ist nur sinnvoll, wenn die Menge der Dateien klein bleibt. Was ist mit Dokumenten, die von 2 Personen erstellt wurden?
• Unterscheidung nach Thema: Wie viele Themen gibt es denn? Ist für alle klar, was mit welchem Thema gemeint ist?
• Unterscheidung nach der Zeit: Viele Dokumente veralten schnell. Mit zeitlichen Unterordnern blendet man alte Dokumente aus und bekommt wieder Übersicht.

Ich habe mir angewöhnt, bei komplexen Vorgängen mit Phasen- oder Meilensteinordnern zu arbeiten. Hier ein Beispiel (Abbildung 1):

Abbildung 1: Zeitliche Gliederung in der Ablage

In dem Beispiel verhandeln wir gerade 2 Angebote. Bei dem Kunden Schmidt sind wir noch ganz am Anfang. Wenn ich die Ordner für den Vorgang anlege, gibt es immer einen leeren Ordner für die Phase 1. In diesem Ordner lege ich alle Dokumente ab, die ich bisher dazu bekommen habe. Das sind z. B. E-Mails, Ausschreibungsunterlagen oder elektronische Visitenkarten.

Bei dem Kunden Meyer sind wir schon weiter:

• Am 27.07. gab es die interne Freigabe für das Angebot.
• 2 Tage später ist das Angebot an den Kunden gegangen.
• Am 07.08. wurde ein neues Angebot verschickt.
• Im Ordner der Phase 4 sammeln wir alle Rückfragen oder sonstigen Dokumente

Mit dieser Unterordnerstruktur können wir wieder eine Frage aus der Einleitung beantworten: Die Präsentation vom 02.08. muss im Ordner der Phase 3 liegen /2/.

Wie wir uns merken, ob die Informationen vom Kollegen Schulze in den Angebotsdokumenten berücksichtigt wurden, sehen wir uns im nächsten Teil an.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Anmerkungen

• /1/ Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte, Teamworkblog, 08. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html
• /2/ Es ist zu beachten, dass die Namen „Phase 1“, „Phase 2“ usw. rein willkürlich vergeben wurden. Niemand hat am Anfang diese Phasen geplant. Es ist einfach die Absprache im Team, dass eine Phase beendet wird, wenn es eine wichtige interne Entscheidung gab oder wenn Angebotsdokumente an den Kunden gehen.