Das Teamwork-Blog

Die Verbreitung und Nutzung von Techniken des Projektmanagements ist zu gering. Das verwundert, da doch viele Teams eher mehr als weniger Projekte starten. Mangelndes Projektmanagement wird oft als Führungsschwäche der Projektmanager eingestuft. Um ein Projekt doch noch zu retten, wird der Druck auf die Mitarbeiter erhöht. So funktioniert das nicht. Lassen Sie uns lieber auf die wirklichen Gründe schauen.

Ich hatte schon das Vergnügen in einer amerikanischen Firma zu arbeiten, in der wir nachmittags immer wieder ein Eis spendiert bekamen. Wenn der weiße Lieferwagen kam, riefen die Kollegen laut: „ICE BREAK!!!“ Dieser einfache Motivationsschub hatte eine erstaunlich positive Wirkung auf das gesamte Team und war gut investiert!

Bei vielen Problemen im Unternehmen wird gefordert, dass sie vom Management angegangen werden müssen. Nur wenn die Führung hinter dem Thema X steht, wird es auf gelöst? Was soll der Mitarbeiter schon ausrichten, wenn sein Chef nicht hinter ihm steht? Sind Sie auch dieser Meinung? Vor ein paar Jahren war ich auch dieser Meinung. Heute sehe ich die Sache etwas differenzierter.

Teams sind oft im Dauerstress. Es gibt zu viele Aufgaben, die noch zu erledigen sind. Gleichzeitig haben irgendwie alle im Team das Gefühl, dass man die eine oder andere Aufgabe besser abschließen könnte. Wenn man nur das Tool X besser bedienen könnte oder die Techik Y besser beherrschen würde. Aber wann soll man das lernen. Meine Antwort: jetzt! Es gibt keinen besseren Zeitpunkt. Doch zuvor sollten Sie sich ein paar Hindernisse ansehen.

Was heißt „Führung“? Dazu gibt es ja die modernsten Vorstellungen, in vielen Ratgebern, Führungskräfteseminaren, Coachings und Outdoor-Events in Umlauf gebracht. Aber wenn man ein bisschen an der Tünche kratzt, unterscheiden sich die in der wirklichen Welt verbreiteten Ansichten nicht von denen, die vor 100 Jahren gängig waren.

In einem Interview mit der ZEIT über das Thema Respekt sagt ein Psychologe sinngemäß, dass eine Führungskraft deshalb führt, weil sie etwas besser kann (/1/). Zumindest sei das die Idee. Das ist sicher nicht seine zentrale Botschaft des Artikels gewesen. Trotzdem kann ich sie so nicht stehen lassen.

Die Hoffnung ist groß, dass sich in hierarchischen Strukturen an wichtigen Stellen Menschen finden, die besser geeignet sind als andere Menschen. Das ist zwar nicht die ureigentliche Idee von Hierarchien, aber ein schöner Nebeneffekt. Im Idealfall.

Morgen probieren wir etwas neues aus: Jeder Blogger tanzt mit jedem.

In meiner kleine Vorlagen-Reihe ist heute Excel dran. " Vorlagen für Excel? Wer braucht denn sowas? - Gibt es das überhaupt?" Das sind oft die spontanen Reaktionen, wenn ich das Thema anspreche. Vorlagen sind generell ein Effizienzgenerator. Ganz besonders in Excel. Obendrein wird dabei das Corporate Design eingehalten und es werden Fehler vermieden. Hier kommt der Blick hinter die Kulissen

Die Leistung stimmt nicht, die Arbeit wird nicht erledigt. Sie entdecken, dass Ihr Team oder ein Mitarbeiter unmotiviert oder vielleicht sogar einfach faul ist? Was tun Sie? Welche disziplinarischen Maßnahmen nehmen Sie vor? Reicht es, vorübergehend Präsenz und auch ein bisschen Wut zu zeigen, oder sollten Sie Ihrem Mitarbeiter mal so richtig die Meinung sagen? Ihm drohen? Oder ist es besser, ihm gut zuzusprechen, ihn anzuspornen? Sollten Sie Motivationssprüche an den Wänden aufhängen? Soll ja helfen... Meine These: Faulheit gibt es gar nicht!

Aus Teamsicht gibt es zwei interessante Workshop auf dem Scrum-Day in Stuttgart: Wie coache ich agile Teams? Wie setze ich Scrum in großen Organisationen um? Vom Teamwork-Blog werden Peter und ich (Jan) da sein. Sehen wir uns dort?

Ivan Blatter hat in seinem Blog beschrieben, wie er Outlook benutzt, um seine Projekte zu verwalten (/1/). David Allen und Sally McGhee haben ebenfalls Vorschläge zum Umgang mit Projekten in Outlook vorgelegt (/2, 3/). Ich habe mir noch keine abschließende Meinung gebildet, ob ich Outlook für geeignet halte. Sehen wir uns mal die Gründe dafür und dagegen an.

Bernd Geropp, dessen Ideen ich gern lese, hat zu einer Blogparade über Führungsprinzipien aufgerufen. Grund genug über "Wünsche" von Teams an die Führung nachzudenken. Hier ist mein Vorschlag.

Die vorherrschende Meinung, Projekte zu bearbeiten, ist folgende: Wir erstellen eine Liste von Aktivitäten und arbeiten diese ab. Wenn wir nicht alles schaffen, dann müssen wir eben länger arbeiten und die Kollegen härter dran nehmen. Hier kommt meine Metaanleitung für Projektmanagement.

Die vorherrschende Meinung, Projekte zu bearbeiten, ist folgende: Wir erstellen eine Liste von Aktivitäten und arbeiten diese ab. Wenn wir nicht alles schaffen, dann müssen wir eben länger arbeiten und die Kollegen härter dran nehmen. Profis kennen dazu noch viele Methoden wie Stakeholder Management, Change Management oder Claim Management. Bei den ganzen Methoden verliert man schnell den Überblick, was als nächstes zu tun ist. Es ist Zeit, den Blick für das Wesentliche zu schärfen. Hier kommt meine Metaanleitung für Projektmanagement.

Was bedeutet „gute Arbeitsplanung“? Wir brauchen uns gar nicht zu wundern, warum es so viele verschiedene "ultimative Rezepte" gibt. Denn die Anforderungen an ein gutes Activity-Management sind überraschend vielfältig.

Was bedeutet „gute Arbeitsplanung“? Welche Ziele verfolgen wir, wenn wir einen Tag, eine Woche, einen „Sprint“ oder ein Geschäftsjahr planen? Bevor wir uns über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Planungsmethoden verständigen, sollten wir uns die damit verbundenen Ziele unterhalten.

„Früher war das kein Problem, aber seit der neuen Office-Version kann ich keine Formulare mehr machen!“ Das habe ich nun schon so oft gehört, dass ich – in meiner Reihe „Vorlagen für das Team“ das Thema aufgreifen möchte. Checklisten und Formulare sind gute, wichtige und praktische Werkzeuge der Prozesssteuerung. Es lohnt sich, diese so gut zu machen, dass sie gerne benutzt werden.

Ein Tweet hat mich heute morgen darüber nachdenken lassen, welche Fähigkeiten ich in PMs erwarte. Es gibt zu viele Mythen, was PMs alles können müssen.

Menschen sind komplexe Systeme. Alles, was wir tun, basiert auf unzähligen fein abgestimmten Prozessen. Genial ist, dass wir für den größten Teil unserer Wahrnehmungs-, Denk- und Handlungsmuster einen Autopiloten haben, der sich mit der Zeit selbst einstellt und optimiert. Er arbeitet verlässlich im Hintergrund, wir bemerken gar nicht, dass es ihn gibt. Super. Oder?

Warum hacken wir im Teamwork-Blog eigentlich immer so auf der gemeinsamen und strukturierten Ablage herum? Ist eine Ablage wirklich zeitgemäß? Es gibt doch SharePoint, Google und Co? Wir finden schon.

Wir haben schon über die “Hiding Hand” in unseren Projekten geschrieben /1/. Die Idee kommt von Albert O. Hirschman. Hirschman beobachtete 1967 auf Basis seiner Erfahrungen in Entwicklungsländern, wie fehlgeplante Projekte durch Anpassungen trotzdem zu einem positiven Nutzen gebracht werden. Die “Hiding Hand” bringt uns dazu, Projekte zu unternehmen, die wir nie angegangen hätten, wenn wir die vollen Kosten und Risiken zu Projektbeginn gekannt hätten. Die Fehlplanung wird (angeblich) zu einem Segen, der unsere Entwicklung vorantreibt /2, 4/. Aber brauchen wir wirklich eine Hiding Hand, die uns in Projekte lockt? Ich denke nicht.

Wir Menschen tun uns schwer mit strategischen Entscheidungen, vor allem in Gruppen. Also suchen wir uns Sündenböcke, die uns die lästige Arbeit abnehmen und die Entscheidungen für uns treffen. Diesen Sündenböcken geben wir listig einen anerkennenden Namen: „Führungskräfte“. Und immer, wenn sie etwas getan haben, was ihrer Funktion entspricht: nämlich etwas entschieden, kritisieren wir sie dafür heftig. Sie entscheiden nämlich immer alles falsch.

Wenn wir Teams im Umgang mit Dokumenten in Projekten beraten sehen wir immer wieder ein Muster: Jemand erstellt ein Dokument (z. B. einen Plan, eine Zeichung oder eine Genehmigung) und ändert es im Lauf des Projekts mehrfach. Wie behält man dabei den Überblick? Hier ist unser Vorschlag.

Nutzt Ihr Team Vorlagen? Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite. Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen? Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Der Satz der heutigen Folge gehört ins Demotivationsarsenal. Wollen Sie Ihre Mitarbeiter wirklich ärgern, geben Sie Ihnen viele Aufgaben. Sollte jemand kühn nachfragen, auf welche Baustelle er/sie sich zuerst konzentrieren soll, antworten Sie einfach: "Alles ist Prio 1". Warum ist diese Killerphrase eigentlich so nervig?

Ich habe mich vor kurzem an einer Umfrage zum Thema Projektmarketing beteiligt. Beim Beantworten der Fragen habe ich überlegt, was ich von Projektmarketing halte. Sicherlich wird im Projekt immer zu wenig kommuniziert. Aber brauchen wir wirklich ein eigenes Marketing? Ich denke, im Moment haben wir in Projekten andere Probleme, um die wir uns erst kümmern sollten.

Ein beliebtes Diskussionsthema bei Prozessänderungen ist die Frage, ob man sich wirklich an alle Regeln der vereinbarten Methoden halten muss. Die Frage ist nicht einfach zu beantworten. Ich denke, dass es im Zweifelsfall einfacher ist, wenn Teams es tun .

Wolf und ich (Jan) haben ein Buch über den Umgang mit Dokumenten in Projekten geschrieben. Nun ist es bei Amazon.de und bei Leanpub erhältlich. Wer es schon gelesen hat, kann uns mit einer Rezension bei Amazon helfen.

Wie war es im letzten Projekt? Alles schön geplant, aber dann ging nichts nach Plan, oder? Um den Termin und das Budget einzuhalten, haben Sie vielleicht den Scope angepasst und damit das Projekt gerettet? War nicht der neue Scope eine gute, sogar kreative Lösung? Wir hören so oft in klagendem Ton: “Das hätte nie genehmigt werden sollen. Der Nutzen holt die Kosten nie ein.” Aber doch, irgendwie schaffen wir es. Höher oder länger als geplant oder den Umfang stark geändert, aber das Ergebnis war trotzdem gut.