Direkt zum Hauptbereich

Vorlagen im Team - Für das Team


Nutzt Ihr Team Vorlagen? Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite. Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen? Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Meiner Beobachtung und Erfahrung nach funktioniert das Vorlagenmanagement im Team höchstens leidlich. Meistens geht man folgenden Weg: ein ähnliches altes Dokument öffnen – Datei – Speichern unter – umbenennen, alles Überflüssige löschen, neu befüllen.

Ich erspare mir und Ihnen jetzt die Liste der potenziellen Fehlerquellen. Die kennen wir alle aus eigener Erfahrung (ich nehme mich keineswegs aus).

Noch eine überflüssige Schleife mehr ist die Situation, dass ich das fragliche ähnliche alte Dokument nicht habe oder nicht finden kann, eine E-Mail in den Kollegenkreis schreibe, wer das denn vielleicht hat, fünf Leute fangen an zu suchen, ich erhalte – per E-Mail - möglicherweise 7 Dokument in 5 verschiedenen Versionen …

Warum also macht kaum jemand sich die Mühe, ein sauberes Vorlagenset zu erstellen?

Am ehesten sehe ich das bei meinen Kunden noch in Word. Ich glaube auch den Grund dafür zu kennen:

Vorlagen in Word fallen vergleichsweise leicht, denn
  •   Word „kann das schon lang
  • es sind oft stark strukturierte Prozesse abgebildet (Brief schreiben, Protokoll schreiben)
  • die Beauftragten wissen meist auch, dass es Vorlagen gibt und wie das geht
  • es ist in Word vergleichsweise simpel.
So simpel ist das in den anderen Anwendungen nicht. In aller Kürze:

PowerPoint: sehr komplexes Thema, aufgeteilt zwischen Vorlage und Master. Diese beiden Begriffe werden nicht trennscharf verwendet. Dennoch sind das zwei verschiedene Dinge.
Der „Ball“ wird gerne zwischen IT und Unternehmenskommunikation hin- und her gespielt. Am Ende macht dann ein Praktikant die Vorlagen für das Unternehmen. Ob dieser weiß, was er tut, ist Glücksache. Alle schimpfen, aber keiner unternimmt etwas, außer die alten Präsis zu kopieren.

Outlook und Excel: die Bausteine habe ich im Abschnitt oben schon genannt. Hier ist das Thema Vorlagen weitestgehend unbekannt und auch relativ neu (seit Office 2007).

Warum funktioniert das allgemeine Vorlagen-Erstellen in der Praxis nicht?
So hat mich ein Kollege gefragt. Ich versuche eine Antwort:

Um eine gute Vorlage zu machen, muss ich zum Einen die Technik kennen (mindestens so gut wie alle anderen, die sie dann benutzen sollen) und zum Anderen muss ich inhaltlich wissen, was drauf soll.

Eine Vorlage ist ein Werkzeug der Prozesssteuerung. Was auf einer Checkliste oder einem Formular wie abgefragt wird und welcher Art ein Diagramm ist, hat wesentlichen Einfluss auf die Abläufe.

Die technische Seite

Es ist seltsam: über EDV-Anwendungstechnik wird kaum gesprochen. Fast jeder denkt, alle anderen könnten mehr als man selbst. Es scheint selbstverständlich zu sein, dass das EDV-Wissen „vom Himmel fällt“. Viele Kolleginnen und KOllegen gehen mit einem heimlichen Gefühl durch den Tag „hoffentlich sieht keiner, wie ich hier vor mich hin murkle“. Das ist der Hauptgrund, warum Teammitglieder oft scheu sind, ohne konkreten Auftrag Vorlagen für alle zu machen. Denn dann gucken die anderen ja hinter die Kulissen des EDV-Könnens. Irgendeinen gibt es immer, der den Besserwisser spielt „Warum hast Du hier ein Drehfeld und kein Kombinationsfeld genommen?“. Das will keiner hören.

Inhalt:

Alles was komplexer ist als ein Brief oder ein Protokoll, muss gut in die Abläufe passen, diese ggf. steuern.

Also muss man sehr sorgfältig über diese Dinge nachdenken und wissen, was das Ziel dieser Vorlage ist.

Zwei Beispiele:
PowerPoint: was brauchen die Nutzer genau? CI umsetzen und dennoch Flexibilität erlauben.
Checklisten: Was wird hier genau getan? Welche Schnittstelle ist abgebildet? Wer schreibt, wer liest?

Das sind recht komplexe Aufgaben, für die aber meist wenig Anerkennung gezollt wird. Es wird nicht thematisiert, keiner geht ins Meeting und präsentiert stolz seine neue Excel-Vorlagen-Mappe. Warum eigentlich nicht? Die Antwort steht vermutlich oben im Abschnitt „Technik“…

Soweit meine Beobachtungen. Diese haben mich motiviert, eine kleine Blogserie zum Thema Vorlagen zu starten. Ich werde nach und nach für jede Office-Anwendung das Thema Vorlage beleuchten. Was kann das, wie geht es, wofür ist es nützlich.

Geplant ist:
  • Formulare und Checklisten in Word - einfacher als gedacht.
  • Vorlagen in Excel: Zellen, Diagramme, Mappen
  • Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, ganze E-Mail-Vorlagen
  • PowerPoint: Platzhalter, Layouts, Master, Vorlagen – präsentieren Sie schon oder fluchen Sie noch?
Sie sind herzlich eingeladen, mir Praxisbeispiele oder auch konkrete Fragen zur Umsetzung aus Ihrem Alltag zu liefern. Meine E-Mail-Adresse finden Sie bei XING.com oder direkt:
s.hess [bei] effektiv-am-pc.de

Vorlagen in OneNote habe ich in einem Artikel im letzten Jahr schon beschrieben:


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Leitlinien-Werkstatt für Microsoft-Teams

Mittlerweile hat Microsoft Teams in sehr vielen Unternehmen einen Platz gefunden. Es bedient den Wunsch nach schneller Kommunikation und gemeinsamer Datei-Bearbeitung. Und spart damit Zeit und unnötige Prozessschleifen. Oder? 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Die Krankheit des Besser-Wissens! Drei powervolle Fragetechniken und eine Haltung zur Heilung.

Kennst Du das: Du betrittst einen Raum und bist Teil einer Situation, hörst eine Problembeschreibung, siehst eine Aufgabe oder liest eine Anfrage. Auf jeden Fall weisst Du mit einem Blick, einem Satz, einem Augenzwinkern sofort Bescheid. Du weisst: um was es geht was das Problem ist wieso das passiert ist was als Nächstes passiert und oft auch was dann (nicht) zu tun ist So wie mit dem Video hier: Ziemlich klar oder? Was für Gedanken gehen Dir durch den Kopf? Vielleicht sowas wie Oh weh!, Unfall!,  gibts Verletzte?  Oder Gehts denen gut? Wo ist das passiert? Viel Spass beim Flottmachen! Etc, etc... Auf jeden Fall aber: Was für ein Malheur! - oder irgend etwas Anderes in der Art. oder? Anderes Beispiel. Schau Dir mal folgendes Bild an und les im Geiste die beiden Reihen vor: A-B-C 12-13-14 oder? Unser Geist beruft sich auf sein Wissen und gibt uns in sekundenschnelle seine Annahme, seine Interpretation, seine Projektion der Wirklichkeit ein. Und die ist in dem Video oben nunmal ein ve

Nur was sichtbar ist, kann gemanagt werden

Ihr steckt fest? Langsam wird’s brenzlig? Ihr wisst nicht so recht, was tun? Kleiner Tipp: Nur was sichtbar ist, kann gemanagt werden.