Direkt zum Hauptbereich

Eine Metaanleitung für Projektmanagement (Teil 1/2)

Die vorherrschende Meinung, Projekte zu bearbeiten, ist folgende: Wir erstellen eine Liste von Aktivitäten und arbeiten diese ab. Wenn wir nicht alles schaffen, dann müssen wir eben länger arbeiten und die Kollegen härter dran nehmen. Profis kennen dazu noch viele Methoden wie Stakeholder Management, Change Management oder Claim Management. Bei den ganzen Methoden verliert man schnell den Überblick, was als nächstes zu tun ist. Es ist Zeit, den Blick für das Wesentliche zu schärfen. Hier kommt meine Metaanleitung für Projektmanagement.

Es gibt sehr viel Literatur über Projektarbeit und Projektmanagement. Es gibt sogar eine intensive Diskussion darüber, ob wir überhaupt noch klassisches Projektmanagement brauchen. Ich halte Projektarbeit für ein wichtiges Instrument. Wenn eine Firma, eine Organisation oder ein Team etwas größeres ändert, unternimmt es ein Projekt. Vielleicht wird es anders genannt.

Leider tun sich viele Teams schwer damit, weil sie nicht verstehen, was Projektarbeit wirklich bedeutet. Sie tun zu viel und erreichen zu wenig. Es tut mir weh, wenn ich sehe, wie Leute sich verausgaben und dann doch wenig schaffen. Härter arbeiten oder Druck erhöhen bringen nichts. Hören Sie sofort auf damit und denken Sie noch einmal nach!

Projektarbeit bedeutet Ergebnisse unter Unsicherheit liefern.

Welche Ergebnisse brauchen wir? Es geht nicht um einzelne Anforderungen, sondern um neue Fähigkeiten oder Kompetenzen, die wir nach dem Projekt besitzen /1/. Ergebnisse können auch geänderte Betriebsabkläufe sein. Das sind maximal 5-10 Punkte. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie wir diese Ergebnisse beschreiben. PRINCE2 arbeitet mit Produktbeschreibungen, Scrum mit Visionen oder FDD mit Featurelisten. Lassen Sie sich nicht ablenken. Es geht nur um die Frage: Welche Ergebnisse streben wir an?

In jedem Projekt gibt es Unsicherheiten. Das macht die Arbeit interessant und schwierig zugleich. Die Unsicherheit bestimmt die Anforderungen ans Projektmanagement. Es gibt nur vier relevante Arten von Unsicherheit /2/:
  • Neuheit der Anforderungen oder des Produktes, 
  • Unsicherheiten in der Anwendungen und Nutzung von Technologien und Methoden, 
  • Abhängigkeit von der Zulieferung von anderen und 
  • echter Zeitdruck.
Wenn Sie die Unsicherheit verstehen, können Sie besser einschätzen ob ein einfacher Plan reicht oder ob Sie iterativ vorgehen sollten.

Projekte werden nicht genehmigt, sondern finanziert

Solange Sie Ihr eigenes Geld verbrennen, können Sie machen, was Sie wollen. In der Realität schaffe ich es nicht allein, Projektergebnisse zu liefern. Zum Beispiel habe ich nicht genug Geld. Dann muss ich Geld- und Ressourcengeber suchen. Das bedeutet auch, dass ich die Projektziele so definiere, dass für alle Geber interessante Ergebnisse dabei sind. Manchmal muss ich auch meine Ansprüche reduzieren. Geldgeber sind launisch und ungeduldig. Bei Berichten zum Projektstatus geht es nicht um grüne oder rote Ampeln. Sondern eigentlich sorgen Sie dafür, dass Ihre Geldgeber an Bord bleiben und nicht das Interesse am Projekt verlieren.

Hinzu kommt, dass jede Person ein Problem anders betrachtet und versteht. Teil der Projektarbeit ist, immer wieder zu versichern, dass wir am gleichen Problem arbeiten.

Manche nennen es Benefits Management oder Stakeholder Management. Lassen Sie sich nicht ablenken. Es geht nur darum, was Sie tun können, damit Ihre Geld- und Ressourcengeber dabei bleiben.

Projekte haben einen Planungshorizont. Sie können nicht darüber hinaus planen.

Projekte bedeuten Unsicherheit. Das bedeutet, dass Sie nur einen kleinen der Teil der nahen Zukunft realistisch abschätzen können. Sie wissen nicht, ob Ihre Kunden ihre Meinung ändern. Sie wissen nicht, ob es nicht doch eine bessere Technologie gibt, um das Projekt zu bearbeiten. Sie wissen nicht, ob der Kollege wirklich übermorgen Zeit für Ihr Arbeitspaket hat. Sie wissen nicht, ob die anderen Zulieferer Ihre Anforderungen und Abhängigkeiten verstanden haben.

Teil der Projektarbeit ist, sinnvolle Zeitabschnitte zu finden, die Sie gerade noch planen können. Zwischen diesen Abschnitten müssen Sie Ihre Planung immer wieder auf Basis neuer Erfahrungen anpassen.

Manche nennen es Phasenplanung oder Releaseplanung. Lassen Sie sich nicht ablenken. Es geht nur darum, zu verstehen, wie viel Zukunft Sie konkret planen können und wie der grobe Weg darüber hinaus aussieht.

Im zweiten Teil zu diesem Beitrag spreche ich folgende Punkte an:
  • Planung und Fortschritt dürfen nicht von der Meinung einzelner abhängen
  • Nichts ist sicher

Anmerkungen

  • /1/siehe Alleman, Glen B.: Performance-Based Project Management® : Increasing the Probability of Project Success. New York: Amacom, 2014.
  • /2/ Shenhar, Aaron J., and Dov Dvir. Reinventing Project Management: The Diamond Approach to Successful Growth & Innovation. 1st ed. Mcgraw-Hill Professional, 2007.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe (Pedro)

Führung weiterentwickeln mit Surflehrer Pepe  "Du bist für dein Board verantwortlich, ich bin für dich verantwortlich. Wenn du genau das tust, was ich dir sage, werden wir und alle anderen Leute hier sicher sein und wir werden eine wunderbare Zeit haben." - Pepe (Pedro) Surflehrer in Ericeira Gute Führung hängt stark vom Kontext und der aktuellen Kultur des Unternehmens ab. Der Stil von Pepe unterschied sich von den anderen Surflehrern, die ich zuvor hatte. In diesem Beitrag erzähle ich euch mehr von meinem Surfkurs, wobei ich mir nicht sicher bin, ob es eine Geschichte über meinen Surflehrer oder über Führung an sich ist.  Let’s grow, Michael

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.