Projekte mit Outlook managen

Ivan Blatter hat in seinem Blog beschrieben, wie er Outlook benutzt, um seine Projekte zu verwalten (/1/). David Allen und Sally McGhee haben ebenfalls Vorschläge zum Umgang mit Projekten in Outlook vorgelegt (/2, 3/). Ich habe mir noch keine abschließende Meinung gebildet, ob ich Outlook für geeignet halte. Sehen wir uns mal die Gründe dafür und dagegen an.

Wann ist Outlook gut geeignet?

Wer Outlook als seine Steuerzentrale für seine Vorgänge, Aufgaben und Termine nutzt, der wird auch jedes Projekt in seine Vorgangsliste aufnehmen. Bei seiner Planung und beim Review wird er auf einen Eintrag zu seinem Projekt stoßen und die nächsten Schritte planen. Wie Allen und Co. schreiben, brauchen wir ein zentrales zuverlässiges System für unsere Vorgänge, damit wir den Überblick behalten.

Für Outlook sprechen folgende Punkte:

• Gleiche Verwaltung aller Aufgaben und Termine (egal ob Projekte oder regelmäßige Aufgaben)
• Eingehende E-Mails können direkt in Aufgaben zum Projekt umgewandelt werden (siehe /4/)

Schwächen von Outlook in der Projektverwaltung

Um gute Arbeit im Projekt abzuliefern, reicht es nicht, Aufgaben und Termine zu verwalten. Im Projekt entstehen viele Dokumente, die wir bearbeiten und aufheben müssen. Outlook ist nicht dazu geeignet, Dokumente zu verwalten. Die sind in einer Dateiablage besser aufgehoben. Wenn wir aber eine Dateiablage und Outlook benutzen, haben wir einen Systembruch.

Das bedeutet, wenn wir Dokumente oder Aufgaben suchen, suchen wir in zwei Systemen. Das wird besonders nervig bei Aufgaben und Dokumenten, von denen wir nicht wissen, ob es sie gibt. Wir meinen den Projektplan aktualisiert zu haben. Wir suchen im Dateisystem, dann in Outlook. Haben wir ihn vielleicht schon verschickt, oder nicht? Dann aktualisierten wir erneut und stellen beim Abspeichern fest, dass die zuvor aktualisierte Version schon unter "Meine Dokumente" liegt.

Eine weitere Schwäche von Outlook ist die Zuordnung von Aufgaben zu Projekten, oder von Aufgaben und Teilaufgaben. Wir können für jedes Projekt Aufgabenordner anlegen oder wir vergeben Kategorien.

Was ebenfalls in Outlook nicht vergesehen ist, ist das Rechnen mit einzelnen Feldern. Vielleicht wollen Sie ja die Dauer oder Kosten pro Aufgabe verwalten und aufsummieren.

Worum geht es eigentlich im Projektmanagement?

Vielleicht treten wir nochmal einen Schritt zurück und überlegen, was wir eigentlich verwalten müssen. Was mich in vielen Artikeln über Projektmanagement stört, ist die Fokussierung auf Termine und Kosten. Es gibt Zeitgenossen, die verstehen unter Projektmanagement das Verschieben von Aufgaben in einem Gantt-Chart. Darum geht es in Projekten aber nicht.

Vielleicht haben Sie meine Metaanleitung zu Projekten gesehen.

Projekte sollen Ergebnisse unter Unsicherheit liefern. Daher muss ich in erster Linie mal notieren, welche Ergebnisse ich am Ende des Projekts sehen will. Je konkreter wir am Anfang über Ergebnisse nachdenken, desto einfacher ist später die Projektarbeit. Folgende Fragen können zum Denken über Ergebnisse anregen:

• Wenn das Projekt über Nacht erfolgreich abgeschlossen wurde, was ist dann am Morgen anders?
• Woran erkenne ich, das ich fertig bin?
• Welche Dinge habe ich nach dem Projekt, die ich jetzt nicht habe? Welche Eigenschaften sind wichtig?
• Welche Abläufe sind nach dem Projekt anders als vorher? Gibt es etwas, das ich brauche, um die neuen Abläufe zu unterstützen?
• Welche Abläufe und Prozesse gibt es nach dem Projekt nicht mehr?

Im Wesentlichen bedeutet Projektarbeit also, sich immer wieder kleine Aufgaben vorzunehmen, mit der wir ein Stück mehr Gewissheit bekommen. Je schneller und häufiger, desto besser.

Dazu können wir tatsächlich Outlook benutzen (/5/). Wir können z. B. je einen Aufgabenordner für die Endergebnisse anlegen. In diesen Ordnern legen wir Aufgaben für Teilergebnisse an. Nehmen wir an, Sie wollen eine Party planen. Statt einer Aufgabenliste legen Sie folgende Ordner an:

• Party_Gästeliste und Einladung
• Party_Veranstaltungsort
• Party_Essen
• Party_Musik und Unterhaltung

In jedem dieser Ordner legen Sie eine Aufgabe für das nächstbeste Teilergebnis an. Im Notizfeld halten Sie die Qualitätsanforderungen fest.

Beispiele im Ordner Party_Gästeliste und Einladung (siehe Abb. 1):

• Gästeliste für Einladungen (Liste alle Leute, die wir einladen wollen, incl. Verwandte, Freunde, Arbeitskollegen; muss bis 31.03. fertig sein, damit wir die Einladungen drucken können.),
• Gästeliste (listet alle Leute auf, die zusagen; max. 50 Gäste),
• Einladungstext (lädt Gäste ein; Ort, Zeit, Dress-Code, Bitte um Zu- oder Absage bis zum 30.04.),
• Entwurf für gedruckte Einladung (Rechtschreibung geprüft),
• gedruckte Einladung (muss bis 07.04. fertig sein, damit wir sie rechtzeitig verschicken können)

Abb. 1: In Outlook-Aufgaben werden Ergebnisse notiert

Immer wenn uns ein Ergebnis einfällt, das wir für die Party brauchen, legen wir dafür eine entsprechende Aufgabe im Ordner an. Wichtig: Wir legen dort keine Aufgaben für Aktivitäten an. Wenn wir ein Teilergebnis fertig haben, wird das entsprechende Aufgabenelement als erledigt markiert und wir überlegen uns, an welchem Ergebnis wir als nächstes arbeiten wollen. (Bei PRINCE2 nennt man dies übrigens Produktbeschreibungen.)

Der kritische Leser wird anmerken, dass das Partybeispiel trivial sei und dass dies für echte Projekte ja gar nicht ginge. Ok, ich gebe zu, das Partybeispiel ist trivial. Es ist aber gut geeignet, um das Prinzip zu erklären. Denn das Prinzip gilt auch für größere Vorhaben: Welche Ergebnisse brauchen wir? Wie sieht "Fertig" aus?

Bei technischen Projekten müssen Sie sich erst die Fähigkeiten überlegen, die Sie nach dem Projekt besitzen wollen. Daraus leiten Sie Anforderungen ab. Bei IT-Projekten und Organisationsprojekten geht es in erster Linie um Nutzen und dauerhafte Änderungen in den Betriebsabläufen. Es gibt dazu genug Literatur. Als Projektmanager managen Sie das Liefern von Ergebnissen und keine Aufgaben.

Vorschlag für das Managen von Projekten in Outlook

1. Wenn Sie in Outlook Ihre Vorgänge verwalten, legen Sie für Ihr Projekt einen neuen Vorgang an. (Sie haben weniger Vorgänge als Aufgaben.)
2. Wenn Sie die Aufgabenfunktion von Outlook für das Projektmanagement nutzen wollen, legen Sie in einem oder mehreren Aufgabenordnern Aufgabenelemente für jedes Teilergebnis an, das Ihnen einfällt. Im Notizbereich halten Sie die Qualitätsanforderungen fest, die Sie bereits kennen.
3. Termine kommen in Ihren Kalender.
4. Bei Ihrer Wochen- oder Tagesplanung prüfen Sie anhand der noch nicht fertigen Ergebnisse, was Sie als nächstes tun wollen. Diese Aufgabe kommt in Ihre Aufgabenliste.
5. Bei Ihrem Wochenrückblick prüfen Sie, welche Ergebnisse schon fertig sind und haken diese im Projektordner ab.
6. Alle Dokumente und E-Mails zu diesem Projekt legen Sie in der Dateiablage ab, damit Sie nur an einer Stelle suchen müssen (/6/)

Ich habe keine Erfahrungen im Projektmanagement mit Outlook. Ich würde kein Projekt mit Outlook managen, das länger als 4 Monate dauert und mehr als 20 Leute koordinieren muss.

Ich freue mich über Verbesserungsvorschläge in den Kommentarfeldern.

Anmerkungen

• /1/ Ivan Blatter: Kann man in Outlook Projekte verwalten?, erschienen im Blog von Ivan Blatter, am 11. Januar 2014, http://www.blatternet.de/outlook-projekte/
• /2/ McGhee, Sally: Take Back Your Life!: Using Microsoft® Outlook® to Get Organized and Stay Organized : Using Microsoft® Outlook® to Get Organized and Stay Organized. Sebastopol: "O'Reilly Media, Inc.", 2010.
• /3/ David Allen: GTD® and Outlook® 2010 Setup Guide, Version vom 08. Juni 2011, kostenpflichtig bestellbar unter https://secure.davidco.com/store/catalog/GTD-AND-OUTLOOK-2010-SETUP-GUIDE-LETTER-SIZE-p-16703.php
• /4/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben: Der Trick mit der Maus, wenn ich jemanden vertrete, Teamworkblog, erschienen am 14. Mai 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/05/outlook-aufgaben-der-trick-mit-der-maus.html
• /5/ Aber auch jedes andere Tool, wie Textdateien, Mindmaps, Excel- oder Word-Dokumente.
• /6/ Jan Fischbach: Ablage von Dokumenten in Projekten (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 02. Dezember 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/12/ablage-von-dokumenten-in-projekten-teil.html