Formulare und Checklisten in Word

„Früher war das kein Problem, aber seit der neuen Office-Version kann ich keine Formulare mehr machen!“ Das habe ich nun schon so oft gehört, dass ich – in meiner Reihe „Vorlagen für das Team“ das Thema aufgreifen möchte. Checklisten und Formulare sind gute, wichtige und praktische Werkzeuge der Prozesssteuerung. Es lohnt sich, diese so gut zu machen, dass sie gerne benutzt werden.

Über Inhaltliches hat Jan schon einen Artikel geschrieben. /1/ Hier geht es, wie angekündigt – um die pragmatisch-technische Durchführung.

Als Allererstes: Prüfen Sie bitte, ob Ihr Word das Register Entwicklertools aufweist. Das sollte weit rechts nach dem Register Ansicht kommen.

Ist dort nichts zu sehen, gehen Sie bitte auf: Datei-Optionen-Menüband anpassen. Dort sehen Sie in der rechten Leiste die Liste der Menübänder, dort aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen vor Entwicklertools. /2/

Auf diesem Menüband sind sie, die Element für Formulare.

Hauptsächlich brauchen Sie:

a) Rich-Text Steuerelement (formatierter Text)

b) Kombinationsfeld (Auswahl aus Liste oder freie Eingabe

c) Dropdownlisten-Steuerelement (nur Auswahl aus einer Liste)

d) und Kontrollkästchenelement (zum Ankreuzen per Klick).

Sie stellen Ihren Cursor an die Stelle, an der das Element erscheinen soll und wählen mit einfachen Klick aus der Gruppe der Steuerelement das richtige aus.

Schalten Sie in den Entwurfsmodus und aktivieren Sie dann die Eigenschaften Ihres Feldes. So können Sie z.B. eine Standard-Vorgabe definieren oder auch den späteren Benutzern der Vorlage Anleitung geben.

Titel: Dieser Begriff steht später über dem Inhaltssteuerelement, jedoch nur wenn das Feld angeklickt ist.

Ist der Inhalt eingetragen und das Feld verlassen, unterscheidet sich der Inhalt der Formularfelder nicht vom Fließtext!

Tag: zusätzliche Möglichkeit eines erklärenden Wortes. Wird das nicht ausgefüllt, steht im Tag dasselbe wie im Titel

„Klicken Sie um Text einzugeben“ oder „Wählen Sie ein Element aus“ das ist der grau geschriebene Platzhalter-Text. Im Entwurfsmodus kann er geändert werden. Das ist zu empfehlen, weil es das Ausfüllen einfacher macht.

Als „Zuhause“ für die Elemente nehme ich meist eine Tabelle.

Das kleine Beispiel hier ist ein einfaches: in einer Marktkette müssen abends eventuelle Abweichungen in der Kasse festgehalten werden. Damit keine wichtige Info vergessen wird, gibt es ein kleines Formular (bitte nicht inhaltlich bewerten, ich habe von dem Prozess selbst keine Ahnung), das ausgefüllt so aussieht:

Sowohl der Name des Filialleiters als auch die Niederlassung sollen in Auswahllisten zur Verfügung stehen. Beim Namen sollen freie Eingaben möglich sein (Kombinationsfeld wählen), beim Standort der Filiale nicht (Dropdownlisten-Steuerelement wählen) .

Im Entwurfsmodus sieht das so aus:

Das Formular so, wenn es zum Ausfüllen bereit ist:

Diese Formularfelder funktionieren – im Gegensatz zu ihren Vorgängern unter Word 2003 – auch in ungeschützten Dokumenten! Wollen Sie einen Dokumentschutz anwenden, öffnen Sie den entsprechenden Aufgabenbereich.

Im Abschnitt 2 finden Sie die Bearbeitungseinschränkungen:

Wenn Sie Ausfüllen von Formularen wählen, können die Benutzer per TAB-Taste von einem Feld zum nächsten springen und so schnell ihre Eingaben machen. Dann ist auch der Rest des Dokumentes geschützt, d.h. der Bearbeiter kommt nur in die Formularfelder, sonst kann nichts angeklickt werden.

Sie können einen Kennwortschutz vergeben, müssen aber nicht. Wenn Sie kein Kennwort vergeben, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

Anmerkungen & Literatur

/1/ Jan Fischbach: Blogbeitrag vom 18.02.2013, "Eine Checkliste ist weder Plan noch Fragebogen

/2/ Microsoft Office Seite, die das Ganze detaillierter erklärt

/3/ Immer gut ist Pia Borks Office-Lexikon, hier passt dieser Artikel zur Optimierung der Team-Zusammenarbeit mit Word: "Word - Schnellbausteine für ein Team"

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen.

Wenn es mal gerade etwas schwierig bei Kund:innen wird… Zwei Fragen, die uns helfen, unsere Strategie mit unseren Kund:innen abzusprechen.

Seit 2024 organisieren Bob Galen und ich eine Masterclass für agile Coaches. Wir möchten die Ausbildung von agilen Coaches verbessern und ihnen Techniken mitgeben, mit denen sie bei ihren Kund:innen etwas einfacher haben. Bisher haben wir in vier Durchgängen mit jeweils 14 Modulen ungefähr 70 Extraordinarily Badass Agile Coaches ausgebildet (/1/). In diesem Blogpost möchte ich ein paar Erfahrungen und simple Techniken aus der Masterclass teilen, wie wir unsere Strategie besser abstimmen können. Sie beschränken sich nicht auf agiles Coaching – das ist nur das Setting.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Wie überprüft man den aktuellen Stand einer neuen gemeinsamen Ablage?

Ihr habt in eurem Team die individuellen, unordentlichen Ablagen auf eine gemeinsame Ablage, die nach Vorgängen und Prozessen geordnet ist, umgestellt. Woher wisst ihr, ob das wirklich funktioniert? In diesem Beitrag gibt es 10 Auditfragen.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.

Wie läuft ein Projekt zum Entwickeln von Szenarien ab?

Seit 2016 beschäftigen Edgar und ich uns intensiv mit der Szenariotechnik. Szenarien sind ein wirkungsvolles Werkzeug, um Projekte oder ganze Geschäftsmodelle auf ihre Zukunftstauglichkeit zu testen.

A simple project filing structure

Are there too many documents? But which ones are important? Project teams are drowning in information. There's no shortage of tools: emails, Slack channels, JIRA, Microsoft Teams, and Trello boards. But who can keep track of them all? A few simple rules can get a project team on track. I'll present the simplest project filing system here.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen