Die gemeinsame Ablage als Projekthandbuch, Teil 3 (Alternativen)

Ab und zu stellen wir in unseren Beratungsprojekten fest, dass ein Team ein Projekthandbuch zu erstellen hat. Braucht man aus agiler Sicht überhaupt noch ein Projekthandbuch? In dieser Woche gibt es eine kleine Serie zu diesem Thema.
Im letzten Teil haben wir uns angesehen, welchen Wert ein Handbuch liefert. Ist ein Handbuch der einzige Weg, um zum Ziel zu kommen?

Gibt es Alternativen zu einem Handbuch?

Wenn es mehrere Wege zum Ziel gibt, sollte man den Weg mit dem geringsten Aufwand wählen. Das Erstellen und Pflegen eines Handbuchs ist sehr aufwändig:

Beim Erstellen gibt es viele Diskussionen. In vielen Punkten gibt es keine Wahrheit (komplexe Situation).
Es ist einfach, lange Dokumente zu erstellen. Wer hat Zeit, lange Bücher zu lesen? Aber es ist harte Arbeit, Handbücher oder Leitfäden auf das Wesentliche zu reduzieren.
Über die Zeit fließen viele Erfahrungen zurück. Wie soll man mit den Erfahrungen aus verschiedenen Bereichen, mit verschiedenen Projekttypen und mit unterschiedlichen Lieferanten umgehen? Fließt das alles in das gleiche Dokument zurück? Gibt es neue Dokumente oder Varianten? Welche Variante gilt wann? Wer gibt die neuen Dokumente frei?
Was passiert mit veralteten Informationen?

Viele Fragen. Welche Möglichkeiten haben wir noch, die Inhalte eines Projektmanagement- bzw. eines Projekthandbuchs zu verbreiten?

Personen: Es könnte Ansprechpartner geben, die alle wichtigen Informationen wissen. Statt ins Handbuch zu sehen, rufe ich einfach die -764 (für PMH) an und lasse mir alles erklären.
Training: Alle Mitarbeiter werden in den wichtigen Inhalten ausgebildet.
App: Eine spezielle App leitet durch alle Fragen.
Videos oder Hörbucher
Newsletter, Blogs
Plakate oder Aushänge
A3-Berichte

Unabhängig davon, welches Medium oder welches Format man wählt, müssen die inhaltlichen Fragen geklärt werden.

Themenliste für ein Projektmanagementhandbuch

Im Projektmanagementhandbuch wird vereinbart, wie mit Projekten in der Organisation umgegangen wird. Es reicht also nicht, das Handbuch zu schreiben. Die Vereinbarung ist wichtig. Folgende Themen sollten dazu geklärt werden:

Wie werden Projekte gestartet, überwacht und beendet?
Wie stellen wir die Verbindung zur Unternehmensstrategie her (siehe Hoshin Kanri)
Gibt es Vorgaben, die alle Projekte einhalten müssen?
Wer trifft welche Entscheidungen? Welche Informationen müsen vorliegen, damit die Verantwortlichen entscheiden können?
Was passiert mit Projekten, die sich nicht an die Regeln halten?

Themenliste für ein Projekthandbuch

Im Projekthandbuch werden die Ergebnisse und Regeln der Zusammenarbeit vereinbart. Auch hier ist das gemeinsame Verständnis und die Vereinbarung wichtig. Folgende Themen sollten dazu geklärt werden:

Was ist der Planungsansatz im Projekt?
Wer sind die wichtigen Ansprechpartner?
Welche Ergebnisse soll das Projekt liefern?
Welche Vorgaben müssen von allen eingehalten werden?
Wo liegen die Informationen?

Statt diese Dinge jeweils in einem Dokument festzuhalten, schlage ich im nächsten Teil vor, die Ablage dazu zu nutzen.

Diese Serie hat vier Teile:

Teil 1 Sinn und Herausforderungen
Teil 2 Wert von Handbüchern
Teil 3 Alternativen zu Handbüchern (dieser Teil)
Teil 4 Struktur und Inhalte

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen. In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.

Prozessorientierte Dokumentation - Wie geht das?

Bestimmte Softwareprodukte brauchen eine Dokumentation, damit neue Anwender:innen schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten können. Aber wie entsteht diese Dokumentation? Wie lange dauert das?

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Warum bringen Warum-Fragen so wenig?

Frust! Wieder gibt's am Ende des Meetings keine Lösungen, sondern nur Diskussionen darüber, wer was warum verbockt hat. Wieder geht nichts voran. Warum passiert uns das immer wieder? (Ha! Da ist sie wieder, die Warum-Frage.)

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen