Die gemeinsame Ablage als Projekthandbuch, Teil 3 (Alternativen)

Ab und zu stellen wir in unseren Beratungsprojekten fest, dass ein Team ein Projekthandbuch zu erstellen hat. Braucht man aus agiler Sicht überhaupt noch ein Projekthandbuch? In dieser Woche gibt es eine kleine Serie zu diesem Thema.
Im letzten Teil haben wir uns angesehen, welchen Wert ein Handbuch liefert. Ist ein Handbuch der einzige Weg, um zum Ziel zu kommen?

Gibt es Alternativen zu einem Handbuch?

Wenn es mehrere Wege zum Ziel gibt, sollte man den Weg mit dem geringsten Aufwand wählen. Das Erstellen und Pflegen eines Handbuchs ist sehr aufwändig:

Beim Erstellen gibt es viele Diskussionen. In vielen Punkten gibt es keine Wahrheit (komplexe Situation).
Es ist einfach, lange Dokumente zu erstellen. Wer hat Zeit, lange Bücher zu lesen? Aber es ist harte Arbeit, Handbücher oder Leitfäden auf das Wesentliche zu reduzieren.
Über die Zeit fließen viele Erfahrungen zurück. Wie soll man mit den Erfahrungen aus verschiedenen Bereichen, mit verschiedenen Projekttypen und mit unterschiedlichen Lieferanten umgehen? Fließt das alles in das gleiche Dokument zurück? Gibt es neue Dokumente oder Varianten? Welche Variante gilt wann? Wer gibt die neuen Dokumente frei?
Was passiert mit veralteten Informationen?

Viele Fragen. Welche Möglichkeiten haben wir noch, die Inhalte eines Projektmanagement- bzw. eines Projekthandbuchs zu verbreiten?

Personen: Es könnte Ansprechpartner geben, die alle wichtigen Informationen wissen. Statt ins Handbuch zu sehen, rufe ich einfach die -764 (für PMH) an und lasse mir alles erklären.
Training: Alle Mitarbeiter werden in den wichtigen Inhalten ausgebildet.
App: Eine spezielle App leitet durch alle Fragen.
Videos oder Hörbucher
Newsletter, Blogs
Plakate oder Aushänge
A3-Berichte

Unabhängig davon, welches Medium oder welches Format man wählt, müssen die inhaltlichen Fragen geklärt werden.

Themenliste für ein Projektmanagementhandbuch

Im Projektmanagementhandbuch wird vereinbart, wie mit Projekten in der Organisation umgegangen wird. Es reicht also nicht, das Handbuch zu schreiben. Die Vereinbarung ist wichtig. Folgende Themen sollten dazu geklärt werden:

Wie werden Projekte gestartet, überwacht und beendet?
Wie stellen wir die Verbindung zur Unternehmensstrategie her (siehe Hoshin Kanri)
Gibt es Vorgaben, die alle Projekte einhalten müssen?
Wer trifft welche Entscheidungen? Welche Informationen müsen vorliegen, damit die Verantwortlichen entscheiden können?
Was passiert mit Projekten, die sich nicht an die Regeln halten?

Themenliste für ein Projekthandbuch

Im Projekthandbuch werden die Ergebnisse und Regeln der Zusammenarbeit vereinbart. Auch hier ist das gemeinsame Verständnis und die Vereinbarung wichtig. Folgende Themen sollten dazu geklärt werden:

Was ist der Planungsansatz im Projekt?
Wer sind die wichtigen Ansprechpartner?
Welche Ergebnisse soll das Projekt liefern?
Welche Vorgaben müssen von allen eingehalten werden?
Wo liegen die Informationen?

Statt diese Dinge jeweils in einem Dokument festzuhalten, schlage ich im nächsten Teil vor, die Ablage dazu zu nutzen.

Diese Serie hat vier Teile:

Teil 1 Sinn und Herausforderungen
Teil 2 Wert von Handbüchern
Teil 3 Alternativen zu Handbüchern (dieser Teil)
Teil 4 Struktur und Inhalte

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Wenn Leisten Leistung kostet

Immer. Immer "on". Immer mehr. Immer schneller. Und natürlich: Immer besser. Das ist die Welt, in der wir heute leben. Eine Welt der Dauerleistung. Und die hat ihren Preis: Wir werden schwächer. Sofern wir nicht die Grundlagen guten (Selbst-)Managements beherzigen und Pausen machen. Also zur richten Zeit das wirklich Wichtige tun.

Klartext statt Konsens - wie Meetings wieder was bewirken

Bessere Kommunikation ist Lippenstift fürs Protokoll. Kennst Du das: Das Meeting läuft, Energie ist da, der Knoten platzt - und jemand sagt: "Wir müssen besser kommunizieren!" Alle nicken. Jemand schreibt's auf. Und was passiert damit? Nichts . Warum? Weil "besser kommunizieren" keine Handlung ist. Genauso wenig wie: "mehr Verantwortung übernehmen", "offener Feedback geben", "konstruktiver diskutieren", "proaktiver sein", "mehr miteinander reden", "transparenter werden", "Verständnis füreinander zeigen". Alles klingt gut. Aber ohne Klartext bleibt’s ein Vorschlag - nett im Protokoll, aber ohne Effekt auf den nächsten Arbeitstag. Kein konkreter Schritt, keine sichtbare Veränderung. Keiner der's macht. Es ist eine gute Absicht ohne Konsequenz. Wir haben kein Problem Verbesserungen zu identifizieren. Die wahre Herausforderung ist selten das Finden von Verbesserungen. Es ist das Konkretisie...

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Erfahrung mit Vibe-Coding - und warum das keine Teamprobleme löst

Die KI-Werkzeuge zum Erstellen von Werkzeugen für die tägliche Arbeit werden immer besser. Die selbstgestrickten Tools erleichtern die eigene Arbeit. Aber für den Einsatz im Team fehlt noch etwas.

Dateien teilen in Teams - arbeiten in gemeinsamen Dateien

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

From False Starts to Precision Landing: The Evolution of Requirements Management

Requirements management originated in U.S. rocket programs between 1945 and 1970. A small management trick contributed to the success of the Apollo program.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Wie baut man einen Aktenplan auf?

Ein Aktenplan beschreibt, an welcher Stelle genau ein Team seine Dokumente und Nachrichten ablegt. Aber wie baut man den genau auf?

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen