Dienstag, 24. Oktober 2017

Die gemeinsame Ablage als Projekthandbuch, Teil 2 (Wert)

Ab und zu stellen wir in unseren Beratungsprojekten fest, dass ein Team ein Projekthandbuch zu erstellen hat. Braucht man aus agiler Sicht überhaupt noch ein Projekthandbuch? In dieser Woche gibt es eine kleine Serie zu diesem Thema.
Im ersten Teil haben wir uns Gedanken über Sinn und Herausforderungen von Projekthandbüchern gemacht. Aus agiler Sicht fragen wir immer nach dem Business Value. Aber was ist eigentlich der echte Wert von diesen Handbüchern?

Was macht die Kunden des Handbuchs wirklich glücklich?

Delight the customer - erfreue den Kunden! Was macht ein gutes Projekthandbuch so großartig, sodass andere Leute damit arbeiten wollen? Was ist der Mehrwert? Welche echten Probleme kann dieser Standard den Leuten im Projekt abnehmen? Wenn jemand in der Organisation Geld für das Handbuch bezahlen müsste, was wäre ein guter Preis? 100 EUR? 10.000 EUR?

Denken wir das einmal durch. Nehmen wir an, 10.000 EUR wäre ein fairer Anteil für die Entwicklung der Standards. Damit es sich lohnt, müssten wir 20-30 Tausend EUR sparen oder mehr verdienen. Das wäre ein guter Deal. 30 Tausend EUR sind z. B. 30 Beratungstage oder 10 Lizenzen eines größeren Softwarepakets. Für das Geld kann man jemand mehrere Monate beschäftigen.

Wie könnte man dies mit einem Handbuch erreichen?

Mehr Umsatz (durch mehr oder bessere Projekte NACHEINANDER)

Wie könnte man mit einem Handbuch mehr Umsatz machen? Wenn das Handbuch dabei hilft, Projekte schneller abzuschließen, könnte man mehr Projekte machen und so mehr Geld verdienen. Um mehr zu schaffen, gebe ich im Moment eine Devise aus: Macht weniger Projekte gleichzeitig.

Ich wiederhole es nochmal: Macht weniger Projekte gleichzeitig. Konzentriert Euch auf wenige Projekte und führt diese so schnell, wie es geht zum Erfolg ("Beute machen").

Ein Handbuch könnte dabei helfen, indem es konkrete Anleitung gibt, wie man die Verzugskosten von Projekten in der eigenen Organisation ausrechnet. Damit kann man dann gut argumentieren, wie teuer es ist, Projekte künstlich in die Länge zu ziehen.

Vermiedenene Kosten (durch weniger Überzug)

Wie könnte ein Handbuch Kosten vermeiden? Wir Menschen sind leider zu optimistische Planer. Am Ende des Geldes ist meist noch viel Projekt übrig. Das ist besonders dann schwierig, wenn das gleiche Team dann schon das nächste Projekt geplant hat.

Ein Handbuch könnte helfen, indem es die Projektplaner bei einer realistischen Planung hilft. Es könnte zum Beispiel erklären, wie man eine Monte-Carlo-Simulation macht. Bei wichtigen Projekten sollte man besser nicht mit Einpunktschätzungen, sondern mit Dreipunktschätzungen arbeiten. Diese Werte für Zeit und Kosten kann man zusammenrechnen (Kosten oder Zeit Arbeitspaket 1 + AP 2 + AP 3 ...). Dann erstellt man 1.000 oder 10.000 Szenarien und sieht sich die Wahrscheinlichkeitsverteilung an.

Das Handbuch könnte auch Hinweise zu Vergleichswerte zu anderen Projekten geben, damit man seine Planung anpassen kann.

Besserer Service

Business Value bedeutet auch, einen besseren Service zu bieten. Wie könnte ein Handbuch den Service verbessern? Es könnte helfen, Projekte schneller zu starten, durchzuführen und zu beenden. Dazu könnte es die Erfahrungen aus der eigenen und aus anderen Organisationen einbringen:
  • Wie wird ein Projekt gestartet? Welche Informationen brauchen die Entscheider, um ein Projekt freizugeben? Wo kann man erkennen, welche Projekte im Moment gerade laufen?
  • Wie kann man den Managementanteil bei der Projektarbeit auf ein sinnvolles Maß reduzieren? Wie kann man Dinge automatisieren? Wie behält man kritische Punkte im Blick, um rechtzeitig reagieren zu können?
  • Wie bringt man Projekte wirklich zum Abschluss?
Wenn ein Team sich Zeit nimmt, um diese Frage zu klären, kann es mit weniger Text im Handbuch für seine Nutzer Nutzen schaffen.

Ist ein Handbuch die einzige Möglichkeit, dieses Wissen zu verteilen? Diese Frage sehen wir uns im nächsten Teil an.

Diese Serie hat vier Teile: 


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