Die gemeinsame Ablage als Projekthandbuch, Teil 3 (Alternativen)

Ab und zu stellen wir in unseren Beratungsprojekten fest, dass ein Team ein Projekthandbuch zu erstellen hat. Braucht man aus agiler Sicht überhaupt noch ein Projekthandbuch? In dieser Woche gibt es eine kleine Serie zu diesem Thema.
Im letzten Teil haben wir uns angesehen, welchen Wert ein Handbuch liefert. Ist ein Handbuch der einzige Weg, um zum Ziel zu kommen?

Gibt es Alternativen zu einem Handbuch?

Wenn es mehrere Wege zum Ziel gibt, sollte man den Weg mit dem geringsten Aufwand wählen. Das Erstellen und Pflegen eines Handbuchs ist sehr aufwändig:

• Beim Erstellen gibt es viele Diskussionen. In vielen Punkten gibt es keine Wahrheit (komplexe Situation). 
• Es ist einfach, lange Dokumente zu erstellen. Wer hat Zeit, lange Bücher zu lesen? Aber es ist harte Arbeit, Handbücher oder Leitfäden auf das Wesentliche zu reduzieren. 
• Über die Zeit fließen viele Erfahrungen zurück. Wie soll man mit den Erfahrungen aus verschiedenen Bereichen, mit verschiedenen Projekttypen und mit unterschiedlichen Lieferanten umgehen? Fließt das alles in das gleiche Dokument zurück? Gibt es neue Dokumente oder Varianten? Welche Variante gilt wann? Wer gibt die neuen Dokumente frei?
• Was passiert mit veralteten Informationen?

Viele Fragen. Welche Möglichkeiten haben wir noch, die Inhalte eines Projektmanagement- bzw. eines Projekthandbuchs zu verbreiten?

• Personen: Es könnte Ansprechpartner geben, die alle wichtigen Informationen wissen. Statt ins Handbuch zu sehen, rufe ich einfach die -764 (für PMH) an und lasse mir alles erklären.
• Training: Alle Mitarbeiter werden in den wichtigen Inhalten ausgebildet.
• App: Eine spezielle App leitet durch alle Fragen.
• Videos oder Hörbucher
• Newsletter, Blogs
• Plakate oder Aushänge 
• A3-Berichte

Unabhängig davon, welches Medium oder welches Format man wählt, müssen die inhaltlichen Fragen geklärt werden.

Themenliste für ein Projektmanagementhandbuch

Im Projektmanagementhandbuch wird vereinbart, wie mit Projekten in der Organisation umgegangen wird. Es reicht also nicht, das Handbuch zu schreiben. Die Vereinbarung ist wichtig. Folgende Themen sollten dazu geklärt werden:

• Wie werden Projekte gestartet, überwacht und beendet?
• Wie stellen wir die Verbindung zur Unternehmensstrategie her (siehe Hoshin Kanri)
• Gibt es Vorgaben, die alle Projekte einhalten müssen?
• Wer trifft welche Entscheidungen? Welche Informationen müsen vorliegen, damit die Verantwortlichen entscheiden können?
• Was passiert mit Projekten, die sich nicht an die Regeln halten?

Themenliste für ein Projekthandbuch

Im Projekthandbuch werden die Ergebnisse und Regeln der Zusammenarbeit vereinbart. Auch hier ist das gemeinsame Verständnis und die Vereinbarung wichtig. Folgende Themen sollten dazu geklärt werden:

• Was ist der Planungsansatz im Projekt?
• Wer sind die wichtigen Ansprechpartner?
• Welche Ergebnisse soll das Projekt liefern?
• Welche Vorgaben müssen von allen eingehalten werden?
• Wo liegen die Informationen?

Statt diese Dinge jeweils in einem Dokument festzuhalten, schlage ich im nächsten Teil vor, die Ablage dazu zu nutzen.

Diese Serie hat vier Teile: 

• Teil 1 Sinn und Herausforderungen
• Teil 2 Wert von Handbüchern
  
• Teil 3 Alternativen zu Handbüchern (dieser Teil)
• Teil 4 Struktur und Inhalte