Montag, 20. April 2015

Verborgene Schätze: Outlook-Funktionen, die man nicht gleich findet

Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert - Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps, die Bedingte Formatierung, Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban-Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe.

Verschieben:

Beim Drag&Drop fällt eine E-Mail schon mal versehentlich in den falschen Ordner. Sicherer ist die Schaltfläche Verschieben. Sie gibt es im Posteingangs-Menüband und auch im Fenster der eingehenden Mails. Dort ist sie noch sinnvoller, denn wenn man eine Nachricht im eigenen Fenster geöffnet hat, muss man sie erst schließen, um sie verschieben zu können.

Noch etwas ist sinnvoll daran: Wenn die Schaltfläche verwendet wird, "merkt" sie sich die zuletzt genutzten Ordner - auch die von anderen Konten; leider geht das nicht in Ordner im Dateisystem. Wohl aber lässt sich so eine E-Mail auch in die Aufgaben oder den Kalender verschieben. Das ist hier allerdings nicht meine bevorzugte Methode, sondern diese.

Gesendetes Element speichern unter:

Den Posteingang mag man im Griff haben, aber wie sieht es mit den Gesendeten Elementen aus? Dort findet sich oft ein Riesenvolumen an E-Mails. Es ist eine lästige Sache, von Zeit zu Zeit den Ordner mit den gesendeten Elementen durchzugehen und mindestes zwei Dritteldavon zu löschen. Etwa ein Drittel ist wichtig und muss archiviert werden. Ich behaupte: man weiß schon beim Schreiben in 90% der Fälle, ob diese Mail aufbewahrt werden muss, oder nicht. Warum teilt man das der E-Mail nicht gleicht mit? Das geht im Fenster der geöffneten E-Mail, auf dem Menüband Optionen - Gesendetes Element speichern unter


 

Hier können Sie den Zielordner wählen oder auch bestimmen, dass die ausgehende E-Mail gar nicht gespeichert werden soll: Nicht speichern.

Ich nutze diese Funktion, seit ich sie mit einem Rechtsklick und Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auf die vorderste Ebene gebracht habe.

Die Funktion zwei rechts davon will ich auch vorstellen:

Direkte Antworten auf - Antwortpfad festlegen

Nicht von jeder E-Mail, die ich schreibe, interessieren mich auch die Antworten. Vielleicht bi ich ab morgen in Urlaub oder jemand anders kümmert sich um die Rückläufe. So z.B. in meiner Funktion als Elternbeirat: ich lade zum Stammtisch ein, die Antworten gehen aber zu meiner Kollegin.
"Niemand" beachtet in einer E-Mail die Zeile: "Bitte senden Sie Ihre Antwort an xy" - jeder klickt auf "Antworten"...
Sie können vor dem Versenden der E-Mail bestimmen, welche Adresse(n) verwendet wird, wenn jemand auf "Antworten" klickt: Wählen Sie dazu "Direkte Antworen auf" dann sehen Sie im folgenden Fenster die entsprechende Zeile. Tragen Sie dort zusätzlich zu Ihrer Adresse oder ausschließlich die Adresse der Person ein, die statt Ihrer die Antworten erhalten soll.


Daran ist nichts geheimnisvolles, der Absender sieht den anderen Namen im "An"-Fenster, so er denn hinschaut...

Signatur wechseln

hat man mehrere Signaturen hinterlegt, z.B. ein ausfühliche mit allen rechlichen Vorgaben und eine kurze für Antworten, kann man nacheinem Rechtsklick in die bestehende Signatur die andere auswählen.

Und zu guter Letzt: E-Mail absenden geht in jeder Outlook-Version mit ALT + S

Hinweis:


Gerade ist mein neuestes Werk: "Überleben in der Informationsflut"  erschienen- nicht nur aber auch mit Outlook-Tipps.

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