Montag, 7. Juli 2014

Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, E-Mail-Vorlagen

Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.

Stufe 1: Schnellbausteine und Schnelltabellen

(genau gleich auch in Word)

Textpassagen oder auch Tabellen, die Sie in dieser Form immer wieder brauchen können, werden als Baustein gespeichert. Das ist die Funktion, die auch schon mal "Textbaustein" oder "AutoText" hieß. Merken Sie sich dafür die Taste F3!

Wenn Sie einen Text haben, der wiederverwendet werden soll, markieren Sie diesen und drücken Sie ALT + F3. Vergeben Sie einen Namen für den Bausten (mindestens 4 Zeichen lang) und bestätigen Sie. Fertig.

Zum Auslösen: entweder Namen tippen und F3 Drücken oder einfach den Anfang des Textes schreiben und dann wenn der "QuickTipp" erscheint, mit Enter bestätigen

Der Weg mit Klicks zum Erstellen: Passage markieren,  Einfügen - Schnellbausteine - Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

Zum Auswählen gespeicherter Schnellbausteine:




Was man mit Schnelltabellen zaubern kann habe ich in einem kleinen youtube-Film erklärt:


Stufe 2: Quick-Steps

Diese Funktion hat sich sehr zu meiner Überraschung bisher noch nicht durchgesetzt. Vielleicht schaut keiner hin? Quick-Steps sind gleich mittig auf dem Start-Menüband zu finden und sind dann sinnvoll, wenn Sie die immer gleichen Handgriffe tun.

Auf der offiziellen Microsoft-Seite ist es ganz gut erklärt.

Dort fehlt aber - wie fast überall - ein wesentlicher Hinweis: QuickSteps können auch schon Standardtexte enthalten, wenn Sie ein zweites Mal Optionen wählen.



Dann öffnet sich ein Dialogfenster, das erst die volle Funktion bietet:

  1. Geben Sie den Namen des QuickSteps ein.
  2. Hier werden der oder die Empfänger eingetragen, wenn es immer dieselben sind.
  3. Standardmäßig wird bei einer Weiterleitung der Betreff beibehalten. Hier kann dies geändert oder ergänzt werden.
  4. Hier ist die eigentliche Textvorgabe. Formatieren ist hier nicht möglich.
  5. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Mail nach Anwendung des QuickSteps sofort verschickt. Ohne Häkchen sehen Sie diese zuerst und lösen das Senden selbst aus.
  6. Hier können Sie noch weitere Aktionen hinzufügen, z.B. das Ablegen der gesendeten Mail.

Der Nutzen: im obigen Beispiel ist gezeigt, wie die Routineaktion "ich leite den Bericht an die Kollegen weiter" zukünftig mit einem Klick auf die eingegangene Mail und einem weiteren Klick auf den QuickStep erledigt ist.

Stufe 3: jetzt für das Team: ganze E-Mail-Vorlagen in einem gemeinsamen Ordner speichern

Vorlagen für Anfragen, Angebote, Zwischenberichte sparen viel Arbeit. Aber wohin mit den komplett-Mails?

Es gibt zwei gute Ansätze, die ich beide hier in diesem Blog schon beschrieben habe:
  • in einem gemeinsamen Ordner, irgendwo auf dem Laufwerk
  • in OneNote . OneNote ist auch eine gute Alternative zu den Schnellbausteinen, falls Sie ohnehin ein Team-Notizbuch haben und gerne gemeinsam Bausteine verwenden wollen.

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