Montag, 3. November 2014

Outlook - Wie Sie mit Hilfe der bedingten Formatierung auf einen Blick sehen, ob eine E-Mail direkt an Sie ist


Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im "cc"-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist... Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als "cc" erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt "Bedingte Formatierung" (bei Outlook 2007 "Automatische Formatierung"). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.
Hier ist der Weg:

(1) Ansicht 
(2) Ansichtseinstellungen (leider im Bild etwas abgeschnitten)
(3) Bedingte Formatierung

Wir brauchen eine neue Bedingte Formatierung, daher

(4) Hinzufügen
(5) Vergeben Sie einen Namen, z.B. "in Kopie"
(6) Wählen Sie die Schriftart - ich habe einfach Grau eingestellt.
(7) Klicken Sie auf Bedingung...

Hier wird defieniert, wann genau die E-Mail in Grau erscheinen soll.

Möglichkeit 1 im Register "Nachrichten":

Aktivieren sie das Kontrollkästchen "In denen ich" und wählen Sie in Drop-Down-Feld -"mit weiteren Empfängern auf der cc Zeile stehe"













Möglichkeit 2 im Register "Erweitert" (kleiner roter Kasten im Bild oben):

Wählen Sie "Feld" - Adressfelder - cc
Bedingung "enthält"
Wert "IHR NAME"
Klicken Sie dann auf "Zur Liste hinzufügen"
Vorteil bei Möglichkeit 2 ist eine höhere Flexibilität, wenn z.B. Sie in Ihrem Postfach E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen zusammen erhalten.
So sehen Sie schon beim Posteingang, ehe Sie die Mail anfassen, ob Sie der eigentliche Empfänger sind oder nicht.

 Wie Sie sehen, gibt es noch viele weitere Mögllichkeiten der Bedingungen. "in Kopie" ist eine besonders beliebte. Die Einstellung bezieht sich allerdings nur auf die Ansicht dieses Ordners. Wenn die E-Mail anderswohin verschoben wird, sieht sie wieder "normal" aus. Ich verwende diese Einstellung ausschließlich im Posteingangsordner.

Darüber hinaus

Die vorgestellte Technik hilft Ihnen wirkungsvoll, mit zuvielen E-Mails im Posteingang zurecht zu kommen. Aber beobachten Sie einmal: Wie viele E-Mails tragen im Betreff ein "RE:" oder ein "AW:"? Diese sind alle das Echo Ihres eigenen Outputs. Haben Sie selbst das Medium E-Mail immer im richtigen Kontext benutzt?
Wieviel Ihres Posteingangs sind Weiterleitungen von Kollegen? Alternativ dazu wäre ein gemeinsamer Ablageordner eine Methode, diese E-Mails gar nicht erst schreiben oder empfangen zu müssen. Jan hat gute Empfehlungen zum Thema zusammengetragen /1/
Üben Sie sich selbst in "E-Mail-Vermeidung", ganz besonders in der hausinternen Kommunikation.


/1/

Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html

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