Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario: Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser. 

Kommt Dir das bekannt vor?

Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll. 

Was es ermöglicht:

Förderung des Projekterfolg

• Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts
• Missverständnissen wird vorgebeugt
• Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE das Projekt umgesetzt werden sollte
• Projektverantwortliche erhalten sofortige Rückmeldung in einer frühen Phase
• Mitarbeiter können frühzeitig Ideen und Vorschläge einbringen

Förderung Psychologischen Sicherheit

• das Team wird eingebunden und aktiviert
• ein wertschätzender Umgang mit Widerständen wird ermöglicht
• das Team wird von Beginn an in ihrer Zusammenarbeit gestärkt
• Selbstorganisation wird gefördert

Schritt 1: Projekt vorstellen

Im ersten Schritt wird dem Team das Projekt vorgestellt. Ein Project Canvas dient der Förderung eines gemeinsamen Projektverständnisses. Es stellt ein Projekt in seinen grundlegenden Elementen übersichtlich dar. Hier bekommst du Details und eine Vorlage dazu.

Schritt 2: Verständnisfragen klären

"Du weißt erst was du gesagt oder getan hast, wenn Du Rückmeldung darauf bekommst" | unbekannt

Anschließend werden Verständnisfragen beantwortet. Hier bieten sich Formate aus dem „LiberatingStructure“-Baukasten an. Liberating Structures sind eine Sammlung an Micro-Strukturen. Je nach Ziel des Meetings können passende Micro-Strukturen zusammen gestellt werden. Die Sammlung bieten sehr durchdachte Auswahlmöglichkeiten und Anleitungen. Das Buch liefert die detailiertesten Informationen. Auch App und Website sind meine treuen Begleiter. Hier kannst du einen Blick auf den Liberating Structure- Baukasten werfen.

• In einem Appreciative Interviews (AI) können fehlende Informationen und „Blinde Flecken“ aufgedeckt werden. In strukturierten Dialogen reflektieren die Teilnehmer die verstandenen Informationen. In entspannter Atmosphäre entsteht eine hohe Intensität, da jeder ganz aktiv und aufmerksam ist, entweder als Interviewer oder als Interviewter. Dabei werden Einsichten ermöglicht, neue Perspektiven entdeckt. Die Ergebnisse der Gespräche werden in Gruppen besprochen und zu einem Verständnisbild zusammengefügt. Die Anleitung findest du hier. 
• 1-2-4-All- Methode sorgt dafür, dass alle sicher und effektiv miteinander sprechen und ein gemeinsames Verständnis geschaffen wird. In der ersten Runde reflektiert jeder Teilnehmer für sich die erhaltenen Informationen. Dabei können Fragen, Meinungen und Impulse notiert werden. Im zweiten Schritte tauschen 2 Personen ihre Gedanken aus. Unterschiedliche Wahrnehmungen und Gemeinsamkeiten können abgestimmt werden. In der dritten Runde finden sich 2 Paare aus und besprechen erkannte Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Im letzten Schritt werden die Ergebnisse in großer Runde besprochen. Hier gehts zur genauen Anleitung.

Was wird ermöglicht?

• Das Team erhält einen ersten Überblick vom Projekt
• Initiale Fragen können sofort geklärt werden
• Alle Mitglieder erhalten einen Einblick in die Perspektiven der anderen Beteiligten

Schritt 3 Einschätzung abfragen

"Es gibt immer eine Lösung! Finde eine, schaffe eine oder frag andere." Tom Bilyeu

Auf dieser Basis an Informationen schätzen die Teammitglieder das Projekt ein. Dazu beantworten die einzelnen Teammitglieder ein paar Fragen, die folgende Kriterien beleuchten:

• Haben wir ausreichend Klarheit, um die ersten Schritte gehen zu können?
• Können wir auf ausreichend Erfahrung zurückgreifen?
• Stehen uns ausreichend Informationsquellen zur Verfügung?
• Wie schätzen wir mögliche Stolpersteine und Abhängigkeiten ein?

Anhand der Ergebnisse wird das Projekt einer der fünf Kategorien des Cynefin-Models zugeordnet: einfach, kompliziert, komplex, chaotisch oder "nicht wissen".  

Impulsfragen 

Die vorgestellten Fragen können per digitaler Umfrage, auf Flipcharts, Whiteboard oder per Excel dargestellt und befüllt werden. 

Ich empfehle Dir eine Skala von 1-5 zu wählen. So erleichterst Du die Kategorie-Zuordnung im Cynefin-Model. Die Logik beruht auf der Einteilung:

• 1 = nichts wissend = keine Angaben möglich 
• 2 = chaotisch = eher Ablehnung 
• 3 = komplex = unsicher 
• 4 = kompliziert = eher Zustimmung
• 5 = einfach = volle Zustimmung

Hinweis: Die Ergebnisse sollen dazu dienen, das Bauchgefühl der Teammitglieder besprechbar zu machen. Ich erhebe nicht den Anspruch, dass die Fragestellungen zu wissenschaftlichen Zwecken eingesetzt werden können.

Frageblock 1: Haben wir genug Klarheit, um starten zu können?

1.     Ist die Herausforderung ausreichend beschrieben und verständlich?

2.     Kannst du die Herausforderung mit einer eindeutigen Zielvorgabe beschreiben?

3.     Wie klar ist dein Verständnis darüber, was als erfolgreich im Projekt angesehen wird?

Frageblock 2: Können wir auf ausreichend Erfahrung zurückgreifen?

1.     Gab es in der Vergangenheit ausreichend vergleichbare Projekt, bei denen erfolgreiche Lösungen gefunden wurden?

2.     Kann man auf bestehende Prozesse und Verfahren zurückgreifen, um das Projekt umzusetzen?

3.     Haben wir ausreichend Expertise und Erfahrung im Team, die zur Umsetzung nötig sind?

Frageblock 3: Stehen uns ausreichend Informationsquellen zur Verfügung?

1.     Gibt es bereits genügend Informationen über das Projekt und dessen Herausforderungen?

2.     Kann man nötige Informationen leicht einholen?

3.     Ist es möglich, zuverlässige Prognosen über die Auswirkungen bestimmten Vorgehensweisen auf den Projekterfolg bei abzugeben?

Frageblock 4: Wie schätzen wir mögliche Stolpersteine und Abhängigkeiten ein?

1.     Wie klar ist Dir das nötige Vorgehen im Projekt?

2.     Existiert eine klare Lösung für die Herausforderung im Projekt?

3.     Es gibt nur Wenige außerhalb des Teams, die in irgendeiner Weise vom Projekt betroffen sind.

Was wird ermöglicht?

• Die Einschätzung des Teams wird sichtbar und messbar
• Das Projekt kann in eine der Kategorien des Cynefin-Models eingeordnet werden
• Es liefert konkret Hinweise auf ein geeignetes Vorgehen.
• gemeinsames Verantwortungsgefühl wird gefördert

Tipp: Immer häufiger bewegen sich Projekte in der komplexen und chaotischen Kategorie. Hier ist ein agiles Vorgehen wie Design Thinking, Lean Startup, Scrum oder Kanban gefragt. Die erforschende Vorgehensweise liefert schnell neue Erkenntnisse und Fakten, die vorhandene Lücken schließen.

Schritt 4: Gemeinsames Verständnis schaffen

Werden stark abweichende Einschätzungen sichtbar, könnt ihr diese gezielt ansprechen. Nehmen wir beispielsweise an, Teammitglied A schätzt die ausreichenden Informationsquellen (aus Frageblog 3) mit 2 Punkten ein. Ein anderer mit 5 Punkten. Hier kann Teammitglied A gezielt gefragt werden, was zur Einschätzung geführt hat. Teammitglied B wird ebenfalls befragt. Alle Teilnehmer hören zu. Die Teammitglieder erhalten anschließend die Möglichkeit, ihre Einschätzung neu zu bewerten.

Was wird ermöglicht?

• Unerkannte Potenziale werden aufgedeckt
• Mögliche Stolpersteine werden sichtbar

Schritt 5: Umsetzung planen

Jetzt werden die nächsten Schritte zusammengestellt. In einer Team Alignment Map werden

• gemeinsamen (Teil-)Ziele
• Konkrete Schritte, Verantwortlichkeiten und Fristen
• benötigte Mittel und
• erkannte Risiken 

erfasst. Auch hier bietet sich die 1-2-4-All- Methode an.

Gemeinsam könnt ihr nun Schritte überlegen, wie ihr die Risiken konkret angehen könnt. Irgendwas geht immer. Möglicherweise müssen noch Informationen beschafft werden. Wer kümmert sich darum? Bis wann? Was oder wen braucht ihr dazu? So könnt ihr die Risiken Schritt für Schritt abmildert und ihnen den Schrecken nehmen.

• Was müssen wir konkret tun?
• Woran kann der Fortschritt sichtbar werden?
• Wer übernimmt die Verantwortung wofür?
• Welche Ressourcen werden benötigt, um das Projekt starten zu können?
• Was sollte zur Verfügung gestellt oder organisiert werden?
• Was fehlt, damit jeder erfolgreich mitwirken kann?
• Was sind die notwendigen Mittel, um unsere Arbeit auszuführen? Was ist Nice-to-have?

Was wird ermöglicht:

• Die übersichtliche visuelle Darstellung bietet einen kompakten Überblick der nächsten Schritte
• Risiken und Stolperstein werden sichtbar und aktiv angegangen
• Die Projektverantwortlichen erhalten eine direkte Rückmeldung WIE das Team das Projekt angehen möchte
• Die nächsten Schritte können direkt in ein Projektbacklog überführt werden

Legt abschließend gemeinsam fest, wann ihr die Zwischenergebnisse überprüfen werdet. Vielleicht bieten sich bestehende Regel-Termine an. Eine klare Meeting-Strukturen unterstützten dabei, die gewonnene Energie fließen zu lassen?

Tipp: Mache die geschafften Ergebnisse greifbar für das Projektteam. Hänge z.B. die Team-Alignment Map und das Projektcanvas auf oder schaffe im digitalen Raum eine Bühne dafür. So bleiben die Erkenntnisse präsent und können weiter verinnerlicht werden.  

Fazit

In einem strukturiertem Projekt-Kickoff erarbeitet sich das Team ein gemeinsames Verständnis in weniger als 4-5 Stunden. Die Teammitglieder sollten aktiv eingebunden werden. Ein Moderator hilft, den Fokus zu behalten. Du erhältst wichtige Hinweise auf versteckte Potenziale und mögliche Stolpersteine. Einfache Modelle und übersichtliche Darstellungen helfen, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für die weitere Kommunikation. Enge Feedbackschleifen helfen Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Ich empfehle, eine Moderator-Rolle einzusetzen. So können sich alle Teilnehmer auf die Inhalte fokussieren. Die Moderator-Rolle führt durch den Prozess und behält die Timebox im Blick. 

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