Direkt zum Hauptbereich

Projekt-Kick Off – Wie Du einen Auftakt gestaltest, der alle Kräfte freisetzt!

Ein typisches Szenario: Zum Auftakt wird das neue Projekt vom Verantwortlichen vorgestellt. Die vorbereitete PowerPoint-Präsentation zeigt in bunten Bildern, welche Traumschlösser vom Team umgesetzt werden sollen. Doch statt der erhofften Aufbruchsstimmung macht sich Widerstand breit. Diskussionen kommen auf. Das Kickoff-Meeting wird zur Bühne der Lauten. Miese Stimmung macht sich breit. Die Lauten werden lauter, die Stillen werden leiser. 

Kommt Dir das bekannt vor?

Häufig werde ich gefragt: "Maria - wie sieht das in der Praxis aus? Wie gestalte ich als Moderator ein strukturiertes Meeting?". In diesem Artikel stelle ich Dir EINEN alternativen Ablauf einer Kickoff-Veranstaltung in fünf Schritten vor. Ein Gestaltungsvorschlag, der Impulse und Mut zum Experimentieren neuer Formate bieten soll. 

Was es ermöglicht:

Förderung des Projekterfolg

  • Frühes gemeinsames Verständnis des Projekts
  • Missverständnissen wird vorgebeugt
  • Es werden hilfreich Hinweise sichtbar, WIE das Projekt umgesetzt werden sollte
  • Projektverantwortliche erhalten sofortige Rückmeldung in einer frühen Phase
  • Mitarbeiter können frühzeitig Ideen und Vorschläge einbringen

Förderung Psychologischen Sicherheit

  • das Team wird eingebunden und aktiviert
  • ein wertschätzender Umgang mit Widerständen wird ermöglicht
  • das Team wird von Beginn an in ihrer Zusammenarbeit gestärkt
  • Selbstorganisation wird gefördert

Schritt 1: Projekt vorstellen

Im ersten Schritt wird dem Team das Projekt vorgestellt. Ein Project Canvas dient der Förderung eines gemeinsamen Projektverständnisses. Es stellt ein Projekt in seinen grundlegenden Elementen übersichtlich dar. Hier bekommst du Details und eine Vorlage dazu.

Schritt 2: Verständnisfragen klären

"Du weißt erst was du gesagt oder getan hast, wenn Du Rückmeldung darauf bekommst" | unbekannt

Anschließend werden Verständnisfragen beantwortet. Hier bieten sich Formate aus dem „LiberatingStructure“-Baukasten an. Liberating Structures sind eine Sammlung an Micro-Strukturen. Je nach Ziel des Meetings können passende Micro-Strukturen zusammen gestellt werden. Die Sammlung bieten sehr durchdachte Auswahlmöglichkeiten und Anleitungen. Das Buch liefert die detailiertesten Informationen. Auch App und Website sind meine treuen Begleiter. Hier kannst du einen Blick auf den Liberating Structure- Baukasten werfen.

  • In einem Appreciative Interviews (AI) können fehlende Informationen und „Blinde Flecken“ aufgedeckt werden. In strukturierten Dialogen reflektieren die Teilnehmer die verstandenen Informationen. In entspannter Atmosphäre entsteht eine hohe Intensität, da jeder ganz aktiv und aufmerksam ist, entweder als Interviewer oder als Interviewter. Dabei werden Einsichten ermöglicht, neue Perspektiven entdeckt. Die Ergebnisse der Gespräche werden in Gruppen besprochen und zu einem Verständnisbild zusammengefügt. Die Anleitung findest du hier
  • 1-2-4-All- Methode sorgt dafür, dass alle sicher und effektiv miteinander sprechen und ein gemeinsames Verständnis geschaffen wird. In der ersten Runde reflektiert jeder Teilnehmer für sich die erhaltenen Informationen. Dabei können Fragen, Meinungen und Impulse notiert werden. Im zweiten Schritte tauschen 2 Personen ihre Gedanken aus. Unterschiedliche Wahrnehmungen und Gemeinsamkeiten können abgestimmt werden. In der dritten Runde finden sich 2 Paare aus und besprechen erkannte Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Im letzten Schritt werden die Ergebnisse in großer Runde besprochen. Hier gehts zur genauen Anleitung.

Was wird ermöglicht?

  • Das Team erhält einen ersten Überblick vom Projekt
  • Initiale Fragen können sofort geklärt werden
  • Alle Mitglieder erhalten einen Einblick in die Perspektiven der anderen Beteiligten

Schritt 3 Einschätzung abfragen

"Es gibt immer eine Lösung! Finde eine, schaffe eine oder frag andere." Tom Bilyeu

Auf dieser Basis an Informationen schätzen die Teammitglieder das Projekt ein. Dazu beantworten die einzelnen Teammitglieder ein paar Fragen, die folgende Kriterien beleuchten:

  • Haben wir ausreichend Klarheit, um die ersten Schritte gehen zu können?
  • Können wir auf ausreichend Erfahrung zurückgreifen?
  • Stehen uns ausreichend Informationsquellen zur Verfügung?
  • Wie schätzen wir mögliche Stolpersteine und Abhängigkeiten ein?

Anhand der Ergebnisse wird das Projekt einer der fünf Kategorien des Cynefin-Models zugeordnet: einfach, kompliziert, komplex, chaotisch oder "nicht wissen".  


Impulsfragen 

Die vorgestellten Fragen können per digitaler Umfrage, auf Flipcharts, Whiteboard oder per Excel dargestellt und befüllt werden. 

Ich empfehle Dir eine Skala von 1-5 zu wählen. So erleichterst Du die Kategorie-Zuordnung im Cynefin-Model. Die Logik beruht auf der Einteilung:

  • 1 = nichts wissend = keine Angaben möglich 
  • 2 = chaotisch = eher Ablehnung 
  • 3 = komplex = unsicher 
  • 4 = kompliziert = eher Zustimmung
  • 5 = einfach = volle Zustimmung

Hinweis: Die Ergebnisse sollen dazu dienen, das Bauchgefühl der Teammitglieder besprechbar zu machen. Ich erhebe nicht den Anspruch, dass die Fragestellungen zu wissenschaftlichen Zwecken eingesetzt werden können.

Frageblock 1: Haben wir genug Klarheit, um starten zu können?

1.     Ist die Herausforderung ausreichend beschrieben und verständlich?

2.     Kannst du die Herausforderung mit einer eindeutigen Zielvorgabe beschreiben?

3.     Wie klar ist dein Verständnis darüber, was als erfolgreich im Projekt angesehen wird?

Frageblock 2: Können wir auf ausreichend Erfahrung zurückgreifen?

1.     Gab es in der Vergangenheit ausreichend vergleichbare Projekt, bei denen erfolgreiche Lösungen gefunden wurden?

2.     Kann man auf bestehende Prozesse und Verfahren zurückgreifen, um das Projekt umzusetzen?

3.     Haben wir ausreichend Expertise und Erfahrung im Team, die zur Umsetzung nötig sind?

Frageblock 3: Stehen uns ausreichend Informationsquellen zur Verfügung?

1.     Gibt es bereits genügend Informationen über das Projekt und dessen Herausforderungen?

2.     Kann man nötige Informationen leicht einholen?

3.     Ist es möglich, zuverlässige Prognosen über die Auswirkungen bestimmten Vorgehensweisen auf den Projekterfolg bei abzugeben?

Frageblock 4: Wie schätzen wir mögliche Stolpersteine und Abhängigkeiten ein?

1.     Wie klar ist Dir das nötige Vorgehen im Projekt?

2.     Existiert eine klare Lösung für die Herausforderung im Projekt?

3.     Es gibt nur Wenige außerhalb des Teams, die in irgendeiner Weise vom Projekt betroffen sind.

Was wird ermöglicht?

  • Die Einschätzung des Teams wird sichtbar und messbar
  • Das Projekt kann in eine der Kategorien des Cynefin-Models eingeordnet werden
  • Es liefert konkret Hinweise auf ein geeignetes Vorgehen.
  • gemeinsames Verantwortungsgefühl wird gefördert

Tipp: Immer häufiger bewegen sich Projekte in der komplexen und chaotischen Kategorie. Hier ist ein agiles Vorgehen wie Design ThinkingLean Startup, Scrum oder Kanban gefragt. Die erforschende Vorgehensweise liefert schnell neue Erkenntnisse und Fakten, die vorhandene Lücken schließen.

Schritt 4: Gemeinsames Verständnis schaffen

Werden stark abweichende Einschätzungen sichtbar, könnt ihr diese gezielt ansprechen. Nehmen wir beispielsweise an, Teammitglied A schätzt die ausreichenden Informationsquellen (aus Frageblog 3) mit 2 Punkten ein. Ein anderer mit 5 Punkten. Hier kann Teammitglied A gezielt gefragt werden, was zur Einschätzung geführt hat. Teammitglied B wird ebenfalls befragt. Alle Teilnehmer hören zu. Die Teammitglieder erhalten anschließend die Möglichkeit, ihre Einschätzung neu zu bewerten.


Was wird ermöglicht?

  • Unerkannte Potenziale werden aufgedeckt
  • Mögliche Stolpersteine werden sichtbar

Schritt 5: Umsetzung planen

Jetzt werden die nächsten Schritte zusammengestellt. In einer Team Alignment Map werden

  • gemeinsamen (Teil-)Ziele
  • Konkrete Schritte, Verantwortlichkeiten und Fristen
  • benötigte Mittel und
  • erkannte Risiken 

erfasst. Auch hier bietet sich die 1-2-4-All- Methode an.

Gemeinsam könnt ihr nun Schritte überlegen, wie ihr die Risiken konkret angehen könnt. Irgendwas geht immer. Möglicherweise müssen noch Informationen beschafft werden. Wer kümmert sich darum? Bis wann? Was oder wen braucht ihr dazu? So könnt ihr die Risiken Schritt für Schritt abmildert und ihnen den Schrecken nehmen.


  • Was müssen wir konkret tun?
  • Woran kann der Fortschritt sichtbar werden?
  • Wer übernimmt die Verantwortung wofür?
  • Welche Ressourcen werden benötigt, um das Projekt starten zu können?
  • Was sollte zur Verfügung gestellt oder organisiert werden?
  • Was fehlt, damit jeder erfolgreich mitwirken kann?
  • Was sind die notwendigen Mittel, um unsere Arbeit auszuführen? Was ist Nice-to-have?

Was wird ermöglicht:

  • Die übersichtliche visuelle Darstellung bietet einen kompakten Überblick der nächsten Schritte
  • Risiken und Stolperstein werden sichtbar und aktiv angegangen
  • Die Projektverantwortlichen erhalten eine direkte Rückmeldung WIE das Team das Projekt angehen möchte
  • Die nächsten Schritte können direkt in ein Projektbacklog überführt werden

Legt abschließend gemeinsam fest, wann ihr die Zwischenergebnisse überprüfen werdet. Vielleicht bieten sich bestehende Regel-Termine an. Eine klare Meeting-Strukturen unterstützten dabei, die gewonnene Energie fließen zu lassen?

Tipp: Mache die geschafften Ergebnisse greifbar für das Projektteam. Hänge z.B. die Team-Alignment Map und das Projektcanvas auf oder schaffe im digitalen Raum eine Bühne dafür. So bleiben die Erkenntnisse präsent und können weiter verinnerlicht werden.  

Fazit

In einem strukturiertem Projekt-Kickoff erarbeitet sich das Team ein gemeinsames Verständnis in weniger als 4-5 Stunden. Die Teammitglieder sollten aktiv eingebunden werden. Ein Moderator hilft, den Fokus zu behalten. Du erhältst wichtige Hinweise auf versteckte Potenziale und mögliche Stolpersteine. Einfache Modelle und übersichtliche Darstellungen helfen, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für die weitere Kommunikation. Enge Feedbackschleifen helfen Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Ich empfehle, eine Moderator-Rolle einzusetzen. So können sich alle Teilnehmer auf die Inhalte fokussieren. Die Moderator-Rolle führt durch den Prozess und behält die Timebox im Blick. 

Weiterführende Blogbeiträge aus unserem Teamworkblog








 


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.