Wie lange brauchst Du noch? - Wie man seine eigene Zeit erfasst

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Wie das geht, stelle ich hier vor.

Zugegeben, es gibt eine Fülle von Tipps und Tools zur Arbeitszeiterfassung /1/. Es gibt sogar den Trend "Quantified Self", bei dem Leute alle möglichen Daten über sich selbst sammeln /2/. Irgendwie klingt es plausibel, seine Zeiten aufzuschreiben. Aber richtig Lust hatte ich nie darauf. Das änderte sich bei mir, als ich das Buch "Introduction To the Personal Software Process" von Watts Humphrey gelesen hatte /3/. Seine Art, Zeiten zu notieren, zeigte mir sofort, wie ich die Frage "Wie lange brauchst Du noch?" beantworten kann. Nun schreibe ich bei neuen Tätigkeiten meine Zeiten auf, um besser abzuschätzen, wie lange ich für etwas brauche.

Was ist anders? Im Wesentlichen empfiehlt Humphrey folgende Dinge aufzuschreiben:

• Art der Tätigkeit
• Anfang und Ende
• Dauer der Unterbrechungen
• Menge

Beispiel Wochenrückblick

Sehen wir uns das in einem Beispiel an. Ich möchte wissen, wie lange ich für meinen Wochenrückblick brauche. Ich nutze den Wochenrückblick, um meine E-Mails abzulegen. Die Ablage der E-Mails hilft mir, Überblick über den Status meiner verschiedenen Vorgänge zu behalten.Wenn jemand etwas zu einer Vertragsverhandlung wissen will, gehe ich einfach in den Vorgangsordner und sehe mir die letzten Dokumente an. Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug aus meinem Zeitprotokoll.

Tab. 1: Auszug aus dem Zeitprotokoll

 Hier sind folgende Dinge zu sehen:

• Ich habe am 22.09. eine Tätigkeit begonnen, die ich am 23.09. beendet habe. Bei C wie "Completed" ist ein Kreuz. Ich habe 43 und 19 Minuten gebraucht und in der Zeit 117 und 82 E-Mails abgelegt.
• Ich habe am 16.04. eine Tätigkeit begonnen und wurde 42 Minuten unterbrochen. In den 92 Minuten habe ich 148 E-Mails - das U steht für "Units" - abgelegt.

Diese Werte übertrage ich nun in meine Jobliste. Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug aus meiner Jobliste.

Tab. 2: Jobliste

Hier sind folgende Dinge zu sehen:

• Ich brauche pro E-Mail zwischen 13 und 80 Sekunden zur Ablage. Im Schnitt brauche ich 26 Sekunden pro E-Mail /4/. Dies ist nun meine Planungsannahme, wenn ich meinen Wochenrückblick beginne.
• Am Anfang habe ich die geplante Zeit einfach geraten. Tatsächlich habe ich immer mehr Zeit gebraucht, als ich dachte.
• In den späteren Einträgen habe ich meinen Zeitbedarf besser eingeschätzt und bin sogar eher fertig gewesen.
• Ich lege zwischen 45 und 244 E-Mails ab. Im Schnitt sind es ca. 140.

Dieses Aufschreiben braucht nicht viel Zeit. Bevor ich mit dem Wochenrückblick beginne, zähle ich die E-Mails im Posteingang und im Ordner "Gesendete Objekte". Vor dem Ablegen schreibe ich die Startzeit auf; wenn ich die letzte E-Mail abgelegt habe, schreibe ich die Zeit auch auf. Ähnlich gehe ich vor, wenn ich Ausschreibungsdokumente lese oder programmiere. Ich nehme die Zeit und zähle etwas.

Nun wird jemand sagen: "Für banale Dinge wie das Ablegen von E-Mails mag das funktionieren. Doch meine Arbeit ist ganz anders." Das stimmt. Es gibt Tätigkeiten, da weiß man (noch) nicht, was man zählen kann. Dazu gibt es im nächsten Teil ein weiteres Beispiel /5/.

Anmerkungen:

• /1/ siehe http://www.toolblog.de/index.php?s=Zeiterfassung und http://imgriff.com/tag/tool-time/
• /2/ Wikipedia, Stichwort "Quantified Self", Version vom 17. Juli 2012, 15:43, abrufbar unter http://de.wikipedia.org/wiki/Quantified_Self
• /3/ Humphrey, Watts S.: Introduction To the Personal Software Process. Boston: Addison-Wesley Professional, 1997., http://www.amazon.de/dp/0201548097/
• /4/ Bevor mich jetzt jemand für einen Kontrollfreak hält: Ich nehme natürlich 30 Sekunden für die Planung. Das kann man einfacher rechnen (Anzahl von E-Mails geteilt durch 2). Außerdem schreibe ich nicht jeden Job auf. Ich mache das nur, bis ich genug Daten für eine neue Tätigkeit habe.
• /5/ Jan Fischbach: Wie lange brauchst Du noch? - Wie man seine eigene Zeit erfasst, Teamworkblog, 13.08.2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/wie-lange-brauchst-du-noch-wie-man_13.html