Wie lange brauchst Du noch? - Wie man seine eigene Zeit erfasst (Teil 2)

Jeder, der vor einer verschlossenen Badezimmertür gewartet hat, kennt diese Frage: "Wie lange brauchst Du noch?". Wir haben dann mehrere Möglichkeiten: wir raten oder wir schätzen auf Grund unserer Erfahrung. Die häufigste Reaktion ist, wir warten ab. Warten Sie gern? Ich nicht so gern. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, das Schätzen auf Basis von Daten. Im ersten Teil habe ich vorgestellt, wie das mit einfachen Vorgängen geht /1/. In diesem Beitrag sehen wir uns ein schwieriges Beispiel an und überlegen, was das für Teams bedeutet.

Watts Humphry hat eine praktische Methode vorgestellt, mit der man lernt, wie lange man für bestimmte Tätigkeiten braucht /2/. Man misst die Zeit und zählt die Mengen. Es gibt Tätigkeiten, da weiß man (noch) nicht, was man zählen kann. Deswegen hier ein weiteres Beispiel.

Beispiel Vertragsbearbeitung

Ich möchte wissen, wie lange ich brauche, um Vertragsänderungen zu bearbeiten. Nachdem ich eine Vertragsversion verschickt habe, meldet sich der Kunde mit Änderungswünschen. Auch hier wieder ein Auszug aus meiner Jobliste.

Tab. 1: Zeitprotokoll für Verträge

 Hier sind folgende Dinge zu sehen:

• Am Anfang habe ich mehrere Werte notiert (Anzahl Dateien, Anzahl Überarbeitungen in Word, Kommentare).
• Ich habe ein neues Tätigkeitskürzel CTR-CMT eingeführt.
• Nach einigen Versuchen war mir klar, dass ich nur auf bestimmte Änderungen achten muss. Ich muss zwischen 2 und 8 Minuten pro Änderung einplanen; realistisch sind wohl 6 Minuten pro Änderung.

Bei jeder neuen Tätigkeit probiere ich etwas. Ich schreibe einfach mehrere Mengen auf. Wichtig ist, dass man immer etwas findet, dass sich schnell zählen lässt. Manchmal brauche ich auf Tools, die für mich zählen. Word zählt für mich Seiten oder Überarbeitungen, CLOC zählt für mich meine Lines-of-Code usw. /3/.

Manchmal sind die Vorgänge unterschiedlich komlex. Für einen Text in deutscher Sprache brauche ich nicht so lange wie für die Bearbeitung eines Textes in englischer Sprache. Dann erfasse ich die Zeit in unterschiedlichen Kategorien.

Dass ich den richtigen Zähler gefunden habe, erkenne ich daran, dass sich die Durchschnittswerte nicht mehr stark ändern.

Bedeutung für Teams

Je besser jeder im Team seine eigene Arbeitszeit einschätzen kann, desto zuverlässiger sind die Zusagen, die das Team gegenüber anderen macht. Selbstverständlich sind die erfassten Zeiten individuell und dürfen nicht dazu genutzt werden, Teammitglieder untereinander zu vergleichen. Jeder hat seine eigenen Arbeitsstil.

Diese Art der Aufschreibung hilft dem Team übrigens nicht, die Prozessdauer insgesamt zu ermitteln. Jeder Prozess hat Variationen im Ablauf und die persönliche Aufschreibung berücksichtigt ja noch gar nicht den Kommunikations- und Koordinationsaufwand vor und nach der eigentlichen Bearbeitung. Dazu braucht man andere Mittel wie z. B. Time Value Maps /4/.

Es gibt ein gutes Gefühl, wenn man sagen kann: "Ich weiß, dass ich X Minuten für diese Aufgabe brauche, wenn es X [Dinge] sind." Macht auf jeden Fall einen professionellen Eindruck, oder?

Anmerkungen:

• /1/ Jan Fischbach: Wie lange brauchst Du noch? - Wie man seine eigene Zeit erfasst, Teamworkblog, 06.08.2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/wie-lange-brauchst-du-noch-wie-man.html
• /2/ Humphrey, Watts S.: Introduction To the Personal Software Process. Boston: Addison-Wesley Professional, 1997., http://www.amazon.de/dp/0201548097/
• /3/ Al Danial: CLOC - Count Lines of Code, freie Software, abrufbar unter http://cloc.sourceforge.net/ 
• Time Value Maps werden von Six-Sigma-Experten verwendet, um die Effizienz von Prozessen zu verstehen, siehe z. B. http://www.brighthubpm.com/six-sigma/52896-constructing-a-time-value-map/