Eine einfache Anleitung zum Führen eines Notizbuchs im Business

Professionelle Arbeit ist dokumentiert und reproduzierbar. Die Basis für eine gute Dokumentation ist das persönliche Aufschreiben von Dingen. Es gibt im Netz sehr viele Anleitungen für unterschiedliche Einsatzbereiche. Ich habe nach einem integrierten Ansatz gesucht.

Warum ist es wichtig, dass wir Dinge aufschreiben?

Ich erinnere mich noch an die ersten Tage in meiner Studienzeit, an denen ich neu in einem Labor war. Der Professor hatte zugestimmt, dass ich eine Hausarbeit bei ihm schreiben konnte. Am zweiten Tag kam er zu mir und bat mich, schon einmal mit dem Schreiben zu beginnen.

Ich fragte zurück: "Was soll ich aufschreiben? Ich habe ja noch gar nicht mit der Arbeit angefangen."

Er antwortete: "Schreiben Sie auf, was Sie vorhaben! Schreiben Sie auf, wie Sie vorgehen wollen! Schreiben Sie auf, welche Literatur es gibt! Was sind die wichtigen Begriffe?"

Wow. Da hatte er recht. Das waren alles Dinge, die ich schon aufschreiben konnte. Bei ihm habe ich Schreiben gelernt. Schreiben hilft mir beim Denken. In diesem Blog zum Beispiel halte ich Wissen und Erkenntnisse fest, die ich später noch einmal brauche. Wenn ich mir wichtige Dinge aufschreibe, spare ich später viel Zeit, weil ich nicht erneut recherchieren muss.

Was soll man im Business aufschreiben?

Über die Zeit habe ich gelernt, dass mir folgende Informationen helfen:

Tagebuch: Es gibt Tage, an denen ich mir viel notiere. Es sind Informationen zu meinen Vorgängen. Vielleicht auch Aufgaben, die ich erledigen will. Dafür gibt es eine Rubrik Tagebuch in meinen Notizen. Aber diese Notizen sollten nicht lange leben. Watts Humphrey hat das Pflegen eines Engineering Journals empfohlen.
Vorgangsnotizen: Ich habe (fast) für jeden Vorgang oder Projekt eine Notiz. Das sind grundsätzliche Informationen zu einem Vorgang, z. B. Ansprechpartner oder Links zu Systemen. Aber auch nächste Schritte und Ergebnisse. Bei David Allen ist das die Vorgangsliste.
Wissensnotizen: Dann brauche ich einen Bereich, in denen ich langfristig mein Wissen speichere. Ich habe in den letzten Jahren viel zur Ideengeschichte von Scrum oder vom Anforderungsmanagement geforscht. Dazu gibt es viele kleine Notizen zu Personen, Institutionen oder Ereignissen. Langfristiges Wissen sind aber auch Informationen darüber, wie ich mit ffmpeg ein Video schneide. Sönke Ahrens empfiehlt dazu einen Zettelkasten.

Jede Kategorie muss auf andere Art organisiert werden, damit ich etwas wiederfinde.

Gibt es besondere Prinzipien oder Regeln, die das Notieren und das Verwalten von Notizen vereinfachen?

Bei den vielen unterschiedlichen Arten von Notizen hatte ich in der Vergangenheit ein paar Probleme:

Ich habe vergessen, etwas Wichtiges aufzuschreiben. (Oder ich hatte es zwar aufgeschrieben, aber vergessen, wo ich es abgelegt habe.)
Notizen veralten. Ich habe den Überblick verloren, was noch aktuell war und was nicht.
Notizen, Aufgaben und Informationen lagen an unterschiedlichen Stellen.

Ich habe mir daher ein paar Prinzipien überlegt oder abgeschaut:

Es gibt nur ein Ort, in dem die Notizen sind. Früher hatte ich die Notizen an verschiedenen Stellen. Das führte zu langen Suchzeiten.
Flüchtige Notizen werden von permanenten Notizen getrennt. Trenne die Dynamik von der Statik.
Schreibe die Quellen auf, wo du etwas gefunden hast.
Überarbeite Notizen regelmäßig. Erstelle regelmäßig Überblicke.

Wenn ich nur ein Programm für Notizen habe, wie könnte eine Struktur aussehen?

Struktur für Notizen

Ich habe drei Orte für mein Wissen:

mein Programm für die Notizen (z. B. Obsidian),
eine Literaturdatenbank für alle Bücher, Artikel oder sonstigen Fundstellen (z. B. Zotero) und
meine Dateiablage, wo alle Dateien und E-Mails liegen.

In meinem Notizprogramm habe ich folgende Struktur:

Tagebuch: eine Notiz für jeden Tag. Das Tagebuch wird regelmäßig aufgeräumt.
Vorgangsnotizen: eine Notiz für jeden Vorgang oder für jedes Projekt. Wenn ich die Projekte oder Vorgänge in Ordnern gruppiere, nehme ich die gleiche Logik, wie bei meiner Dateiablage.
Wissensnotizen: hier gibt es viele kleine Notizen. Es gibt eine sehr grobe Liste von Themen, nach denen ich meine Notizen sortiere. Diese Liste folgt einer anderen Logik als die der Dateiablage. Diese Themenliste nutze ich auch beim Verwalten meiner Literatur.


Abb. 1: Struktur für Notizen

Gibt es besondere Routinen?

Ja. Ich habe mir ein paar Dinge angewöhnt:

Jeden Tag wird (automatisch) eine Notiz für den Tag angelegt.
Jeden Morgen gehe ich die Notiz vom Vortag durch. Ich übertrage das Wissen und einige Aufgaben in die Vorgangs- oder Wissensnotizen. Die Aufgaben, die ich heute machen will, übernehme ich in die heutige Notiz.
Für jeden neuen Vorgang wird eine Notiz angelegt.
Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, wird die Notiz archiviert. Entweder verschiebe ich sie in den Archivordner in meinem Notizprogramm oder ich speichere die Datei zum Vorgang in meiner Dateiablage. So soll auf jeden Fall aus der Liste der aktiven Vorgänge verschwinden.
Fundstellen in Büchern, Videos, Blogartikeln usw. notiere ich mir in meiner Literaturdatenbank zum entsprechenden Thema.
Wissensnotizen werden im entsprechenden Thema abgelegt. In jeder Wissensnotiz gibt es einen Link zum Index vom Thema.

Wer sich tiefer mit diesem Thema beschäftigen will, findet in diesen Büchern nützliches Wissen:

Ahrens, Sönke: Das Zettelkasten-Prinzip : Erfolgreich wissenschaftlich Schreiben und Studieren mit effektiven Notizen. Norderstedt: BoD – Books on Demand, 2017. https://www.soenkeahrens.de/de/takesmartnotes
Reiss, Manuela ; Reiss, Georg: Praxisbuch IT-Dokumentation : Vom Betriebshandbuch bis zum Dokumentationsmanagement – die Dokumentation im Griff. M: Carl Hanser Verlag GmbH Co KG, 2019. https://www.hanser-fachbuch.de/fachbuch/artikel/9783446455924
Allen, David: Wie ich die Dinge geregelt kriege : Selbstmanagement für den Alltag. München: Piper ebooks, 2015. https://www.piper.de/buecher/wie-ich-die-dinge-geregelt-kriege-isbn-978-3-492-30720-8
Humphrey, Watts S.: Introduction to the Personal Software Process. Boston: Addison-Wesley Professional, 1997. Es gibt eine neue Version: https://insights.sei.cmu.edu/library/the-personal-software-process-psp-body-of-knowledge-version-20/

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