Direkt zum Hauptbereich

Die Aufgabenliste, die funktioniert - mit Outlook, OneNote und To-Do



Warum nur ist es so schwer, den Überblick zu behalten? Man hat manches Mal das Gefühl, gar nicht alle Bälle in der Luft halten zu können, die einem so zugeworfen werden. All die Informationen, die an einem normalen Arbeitstag so auf einen einprasseln, Wohin mit all dem Zeug? 

Vielleicht sind die einfachsten Lösungen die Besten. Was hier kommt ist nicht wirklich etwas Neues, doch es ist wirklich praxiserprobt. Ein bisschen Theorie vorweg, und dann die Praxisanleitung.

Um die Informationsflüsse zu verstehen, ist eine Grundunterscheidung wichtig: Der statische und der dynamische Bereich der Information.




Statischer Bereich
Dynamischer Bereich
Merkmal
Die Arbeit ist getan, ich bewahre dies Information auf, weil ich will oder muss
Hier ist noch etwas zu tun - die Arbeit ist nicht fertig
Papierhaft
gelocht, im Ordner, im Schrank
lose auf dem Tisch, im Pultordner oder in Hängetaschen
Ordnung
 nach Thema oder chronologisch
nach Dringlichkeit oder nach Art der Aufgabe oder nach Thema
Digital
 In Laufwerksordnern oder E-Mail-Archiv
Im Posteingang, im Chat, auf Protokollen, im Kalender, in Excel-Listen… und an einem Dutzend anderer Stellen


Der wichtigste und gleichzeitig am wenigsten strukturierte Bereich ist der digitale, dynamische Bereich. Das ist einfach "alles irgendwie irgendwo". Es gibt keine Normen dafür, jeder muss den passenden Weg für sich selbst finden. Es gibt nicht die eine Methode, die an jedem Arbeitsplatz ganz sicher und mit optimalem Aufwand-Nutzen-Ergebnis funktioniert. Und dazu auch noch zu den Prozessen und den persönlichen Wünschen der Menschen passt.

Ganz besonders bei den anstehenden Aufgaben verzettelt man sich gerne. Das klappt auch digital ganz prima, mit dem Verzetteln. "Hatte ich die Information jetzt im Chat gelesen? Oder war das eine E-Mail, oder stand das im Intranet? Und habe ich das schon irgendwo abgespeichert?" Kennen Sie diese Gedanken?

Wichtig ist, sich auf einen bestimmten Weg festzulegen. Für jede Art der Information einen spezifischen Weg festzulegen. Perfekt, wenn man das im Team gleichartig macht. Hier zeige ich eine erprobte Methode - keine neue. In den meisten Unternehmen ist das Microsoft-Office-Paket im Einsatz, hier folgende Lösung mit Bordmitteln:


Die bewährte Methode in Outlook:


  • Protokolle des Teammeetings werden direkt in OneNote geschrieben.
    • Daraus resultierende Aufgaben werden als Outlook-Aufgabe gekennzeichnet und ggf. als Aufgabenweitergabe bearbeitet. /1/ + /2/
  • enthält eine E-Mail eine oder mehrere Aufgaben, bleibt es auch eine E-Mail, ein Überführen in einen Aufgabeneintrag ist nicht nötig, die E-Mail erhält einfach das rote Kennzeichnungsfähnchen./3/ + /4/
  • Eine Aufgabe auf Zuruf wird frei als Outlook-Aufgabe erfasst oder wahlweise - wenn man unterwegs ist: rasch in To-Do eingetragen. /5/
  • Aufgaben, die an ganz anderer Stelle entstehen, Prüfaufgaben etwa oder aus dem ERP-System: Ein Link in einer Outlook-Aufgabe zu dem Ort des Geschehens - gerne auch als Serienaufgabe - spart das aktive Dran-Denken und viele Klicks.


Somit sind alle anstehenden Aufgaben an einem Ort versammelt - nämlich in der Aufgabenliste in Outlook. Erfasst werden die Aufgaben jedoch an der Stelle, an der die Information "hereinkommt", zusammengeführt wird alles in Outlook.
Das ist arbeitssparend, praxistauglich und mit angepassten Ansichten auch übersichtlich. Schauen Sie dazu mal im Modul Aufgaben bei Ansicht - Ansicht ändern nach. Die Ansichten können individuell gestaltet werden.

Klassische Alpentechnik: Aufgaben in den Kalender bringen

Wer gerne die Aufgaben im Kalender angezeigt haben möchte, aktiviert im Kalender auf dem Menüband Ansicht die Tägliche Aufgabenliste. Diese kann man wahlweise am Startdatum oder am Fälligkeitsdatum anzeigen. Und wer möchte, kann direkt aus der Aufgabenliste heraus auch einen Kalendereintrag erstellen. Einfach mit der Maustaste den Aufgabeneintrag hoch in den Kalender ziehen. Damit wird ein vom Aufgabeneintrag unabhängiger Kalendereintrag erstellt.




Mit rechter oder linker Maustaste die Aufgabe in den Kalender ziehen.


Nachtrag: 

Ganz neu hat Microsoft umgesetzt, was schon seit Monaten angekündigt war: Aufgaben aus Planner werden auf Wunsch auch in Microsoft To-Do angezeigt. So mausert sich To-Do zur Zentralstelle. Bisher habe ich es noch nicht hinbekommen, dass die Planner-Aufgaben auch im Outlook-Aufgaben-Modul erschienen. Doch in Outlook erhält man ja die Benachrichtigungen.


Anmerkungen:

All die genannten Techniken habe ich in den letzten Jahren hier beschrieben. Der Kontext war manches Mal anders - doch ich will Ihnen Sucherei ersparen, wenn Ihnen die Handgriffe nicht vertraut sein sollten.

/1/ Sigrid Hess: Echtzeitprotokolle in OneNote, Teamworkblog, erschienen am 27. August 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/echtzeitprotokolle-in-onenote.html

/2/ Sigrid Hess: Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr, Teamworkblog, erschienen am 14. Januar 2019, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2019/01/protokolle-in-onenote-neue-ideen-furs.html

/3/ Sigrid Hess: E-Mail Wiedervorlage nutzen (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 14. Oktober 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/10/e-mail-wiedervorlage-nutzen-teil-1.html

/4/ Sigrid Hess: E-Mail Wiedervorlage: Empfänger nachdrücklich erinnern (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 11. November 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/11/e-mail-wiedervorlage-empfanger.html

/5/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben im Team - und jetzt auch recht komfortabel mobil: To-Do, Teamworkblog, erschienen am 25. Jun 2018, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2018/06/outlook-aufgaben-im-team-und-jetzt-auch.html

/6/ Sigrid Hess: Aufgaben im Team erledigen – mit Outlook, Teamworkblog, erschienen am 19. März 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/03/aufgaben-im-team-erledigen-mit-outlook.html

/7/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben: Der Trick mit der Maus, wenn ich jemanden vertrete, Teamworkblog, erschienen am 14. Mai 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/05/outlook-aufgaben-der-trick-mit-der-maus.html

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Psychologische Sicherheit: Das Geheimrezept hoch performanter Teams

  Psychologische Sicherheit ist ein Konzept, das hoch performante Teams auszeichnet.    In Zeiten zunehmender Ausfälle aufgrund psychischer Belastungen am Arbeitsplatz findet das Thema immer mehr Beachtung in der Gesellschaft und Wirtschaft. Psychologische Sicherheit beschreibt einen Zustand, in dem Teammitglieder in einem als persönlich sicher empfundenen Umfeld, produktive Ergebnisse erzielen. Verantwortung, Vertrauen und Verletzlichkeit bilden das Fundament gemeinsamer Zusammenarbeit.   Indikatoren für eine geringe psychologische Sicherheit im Team: ·         der Status quo wird nicht offen hinterfragt ·         Ideen oder Fehler werden nicht offen kommuniziert ·         Teammitglieder scheinen mehr Energie darauf zu verwenden, "das Gesicht zu wahren" ·         Meetings ufern regelmäßig aus - Diskussionen statt Ergebnisse und Entscheidungen ·         nach einem Meeting fragen sich Kollegen regelmäßig, wieso sie überhaupt an dem Termin teilgenommen haben ·  

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Wie liest man sich in Scrum und Agilität ein?

Nehmen wir an, Sie hätten keine Ahnung von Scrum und Agilität. Aber Sie spüren bei Ihren (Beratungs-) Kunden immer wieder, dass sie diese Themen bewegen. Wer sind die Player, welche Bücher sind wichtig? In diesem Artikel versuche ich einen Überblick zu geben.

Teambarometer und mehr mit Microsoft Updates/Microsoft Aktualisierungen

In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der  App "Updates" ( deutsch: Aktualisierungen)  eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert  turnusmäßige Abfragen ermöglicht.