E-Mail Wiedervorlage nutzen (Teil 1)

Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können.

Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen“ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können

Eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen:

Um eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen klicken Sie mit der rechten Maustaste am rechten Rand der E-Mail auf das Fähnchensymbol und wählen den Zeitpunkt der Wiedervorlage. 

Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, können Sie den Tag genau bestimmen. Keineswegs muss bei der Kennzeichnung immer Zur Nachverfolgung stehen. Dort können Sie als Freitext jede beliebige Information eingeben, an die Sie bei der Wiedervorlage erinnert werden wollen.

Wenn Sie ein Pop-up-Fenster wünschen, das Sie nachdrücklich erinnert, oder sogar einen Sound spielt, dann müssen Sie das extra unter dem Eintrag „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.

Die Wiedervorlageaktion erscheint in einem schmalen Infostreifen am E-Mail-Kopf:

Im Dropdown-Menü finden Sie auch den Eintrag Schnellklick festlegen. Das bedeutet, den Zeitrahmen bestimmen, den Sie standardmäßig für die Nachverfolgung von E-Mails benutzen wollen. Dieser wird verwendet, wenn Sie mit der linken Maustaste das Fähnchen einer E-Mail im Posteingangsfenster anklicken.

„Diese Woche" bedeutet, fällig am Freitag, „Nächste Woche“ bedeutet, Beginndatum am Montag, Fälligkeitsdatum am Freitag.

 Die Vorgangsliste

Nachzuverfolgende E-Mails und Aufgaben erscheinen gemeinsam in der Aufgabenleiste, die in der Posteingangsansicht rechts unten erscheint. Falls Sie keine solche Liste sehen: Klicken Sie im Register Ansicht auf Aufgabenleiste und wählen dort Normal. Ob es sich um eine E-Mail mit Kennzeichnung oder um eine Aufgabe handelt, verraten Ihnen die Symbole links.

Gekennzeichnete E-Mails können aus dem Posteingang z.B. in einen Unterordner verschoben werden, die Kennzeichnung bleibt in der Vorgangsliste sichtbar.

Ein Doppelklick auf die E-Mail in der Vorgangsliste öffnet diese, ein Klick auf das rote oder rosa Fähnchen kennzeichnet die E-Mail als erledigt.

Achtung: E-Mail nicht löschen, sonst ist auch die Nachverfolgung verloren! Leider gibt es hier keine gesonderte Warnung.

Mit der Kennzeichnung zur Nachverfolgung haben Sie die Möglichkeit, eine Entscheidung, die Sie beim ersten Lesen der E-Mail treffen auch an dieser E-Mail zu hinterlegen. Sie sehen die Nachricht nicht mehr, bis der Zeitpunkt zur Weiterarbeit erreicht ist. Das entlastet Ihren Posteingang und die „muss ich mir merken“ Schublade in Ihrem Kopf.

Diese Möglichkeiten zur Nachverfolgung gibt es so nur in Outlook 2007 und 2010. Unter 2003 gibt es nicht änderbare farbige Fähnchen, unter Outlook 2013 gibt es auch das rote Fähnchen, nicht aber die Möglichkeit einen Termin zu hinterlegen.

Anwendungsgebiete und Grenzen

Ja, ich weiß, das hier ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen ein Teamwerkzeug: nämlich dann, wenn das Team ein Outlook-Postfach gemeinsam bearbeitet. Meiner Beobachtung nach ist das immer häufiger der Fall, dass man neben dem persönlichen Postfach noch ein Teampostfach mit neutraler Adresse besitzt, über welches die Kommunikation nach außen läuft (z.B. fragen@xyz-Unternehmen.de)   

In diesem Fall benötigt das Team eine pragmatische und schnelle Lösung, um die E-Mails nachzuverfolgen, am besten ohne weitere Outlook-Elemente zu erzeugen. Ich empfehle dieses Vorgehen, wenn die einzelnen Dinge eher kleinteilig und schnell erledigt sind. Aufgaben nehme ich für größere und länger andauernde Arbeitspakete.
In diesem Blogbeitrag steht wie das geht .

Noch eine Grenze: Die Kennzeichnungen werden von vielen Smartphones nicht angezeigt. Daher eignet es sich auch nicht für Postfächer, die von unterwegs bearbeitet werden sollen.