Montag, 11. November 2013

E-Mail Wiedervorlage: Empfänger nachdrücklich erinnern (Teil 2)

Sicher kennen Sie die roten Wiedervorlagefähnchen am rechten Rand Ihres Posteingangs. Ich habe sie im letzten Teil der Reihe vorgestellt. Dort geht es um das Nutzen der Wiedervorlage für die Weiterverarbeitung im persönlichen Arbeitsablauf. Sie können aber auch E-Mails, die Sie verschicken für den Empfänger kennzeichnen und die eingetragene Wiedervorlageaktion sichtbar machen.
Für den Empfänger kennzeichnen:
In einer E-Mail, die Sie selbst verfassen, finden Sie im Menüband START auch das bekannte rote Fähnchen, wählen Sie dort Benutzerdefiniert.



Jetzt erscheint ein Dialogfenster, das einen Bereich für den Absender sowie einen für den Empfänger enthält. Das heißt, sie können dieselbe Nachricht mit zweierlei Kennzeichnungen versehen. Im Gegensatz zu einer Aufgabe wird hierfür kein gesondertes Element erzeugt.

Das Feld Kennzeichnung kann Freitext enthalten. Nutzen Sie das, um die nächste Aktion für das Projekt festzuhalten. Im Beispiel oben hat der Sender (der vom Empfänger einen Beitrag zu einem Bericht braucht) dem Empfänger eine frühere Erinnerung gesetzt als sich selbst; es muss ja noch Zeit sein, um die Berichtsteile zusammenzufügen. In der Aufgabenliste des Senders sieht die E-Mail nach dem Absenden so aus:

Beim Empfänger:
Der Empfänger sieht sofort in seinem Posteingang, dass eine gekennzeichnete E-Mail angekommen ist. Am rechten Rand erscheint diese Kennzeichnung. 

Durch Anklicken des Symbols wird die E-Mail in die Vorgangsliste des Empfängers übernommen.


Auch wenn der Empfänger die Nachricht nicht beachtet (!), erscheint zum vom Sender definierten Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster beim Empfänger.

Der Vorteil im Team: Auf diese Art sparen Sie sich manche Tipparbeit weil die Kommunikation einen gewissen Standard hat. Für Teammitglieder, deren Beiträge manches Mal etwas zäh kommen, haben Sie eine weitere Möglichkeit auf Ihr Anliegen aufmerksam zu machen.

Wenn Sie die eingetragene Wiedervorlageaktion im Posteingangsordner sichtbar machen wollen: Rechtsklick in den Spaltenkopf, Feldauswahl anklicken und die Kennzeichnung in den Spaltenkopf ziehen. In dieser Spalte erscheint dann der im Nachverfolgungsfenster eingegebene Freitext.
Alternatives Vorgehen: Ansicht - Ansichtseinstellung - Spalten
Was macht man nun damit?
Dieses Vorgehen ist gut für einen Überblick, was genau mit den E-Mails zu tun ist - was ist der nächste Schritt, bis wann muss das laufen. Durch die Kennzeichnung und des zugehörigen Text kann das erfasst und nachverfolgt werden, ohne weitere Elemente wie z.B. Aufgaben oder Kalendereinträge zu generieren.

Am nützlichsten ist das bei Routinevorgangen, z.B. dem Zusammentragen von Bausteinen für einen umfangreichen Bericht wie im Beispiel oben gezeigt. Oder in der Reklamationsbearbeitung: als Nachverfolgungsaktion kann drinstehen: Kunde anrufen; oder defektes Teil angefordert; oder Gutschein verschicken. So sieht man auf einen Blick was mit der E-Mail unternommen werden muss und bis wann.

Beachten Sie bitte, dass die oben gezeigte Erweiterung der Ansicht sich immer nur auf einen Ordner bezieht. die Kennzeichnungsinformationen sind in einem Unterordner nur sichtbar, wenn auch dort die Spalte aktiviert wurde. Wird die E-Mail ausgedruckt, erscheint die Information im Kopf.


 

 

 





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