Techniken für große Word-Dokumente: Links, Verweise und aktive Kopfzeilen

Vor einiger Zeit habe ich hier über Word Formatvorlagen und Inhaltsverzeichnisse geschrieben /1/ - und wie das zusammenhängt. Es gibt noch mehr Spannendes zu entdecken für alle, die in Word mehr vorhaben als kurze Begleitschreiben und einfache Protokolle. Sie können Ihre Word Dokumente sehr benutzerfreundlich gestalten, wenn Sie einige wenige "Spezialtricks" - genauer: Feldfunktionen - kennen.

Springen im Dokument und außerhalb - Hyperlinks richtig setzen

Wenn Sie in Word mit den Formatvorlagen (FV) der Überschriften gearbeitet haben, erhalten Sie automatisch auch die Navigationsleiste. Einzublenden unter Ansicht | Navigationsleiste. Diese hat auch die sehr willkommene Funktion einer Sprungliste. Das heißt, mit Klick auf den Listeneintrag springt man zu der entsprechenden Stelle im Dokument.

Will man innerhalb des Dokumentes auch einen solchen Sprung ermöglichen, lässt sich leicht ein Link einfügen. Wählen Sie das Register Einfügen

Den Startpunkt für die Verlinkung markieren
Link einfügen wählen
Das aktuelle Dokument auswählen
Das Sprungziel auswählen

Querverweise

Manchmal möchte man innerhalb eines Dokumentes schreiben: "...für nähere Informationen lesen Sie bitte Kapitel 4 auf Seite 34" oder so ähnlich. Die Gefahr dabei ist, dass am Ende das Kapitel 4 zum Kapitel 5 geworden ist, und auch nicht mehr auf Seite 34 sondern auf Seite 49 steht.

Um diese Verweise dynamisch zu gestalten, brauchen Sie Querverweise - auch die finden sich auf dem Register Einfügen. Es ist recht einfach, wenn man das System durchschaut hat: stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der die 4 stehen soll.

Wählen Sie Querverweise
Wählen Sie die Art Ihres Verweises (Überschrift, Abbildung, Seite...)
Wählen Sie die genaue Darstellung
Wählen Sie den Verweis
Bestätigen Sie mit Einfügen

Nicht irritieren lassen: das Fenster bleibt zunächst geöffnet (das ist sinnvoll, wenn Sie gleich weitermachen wollen, nach der Kapitelnummer die Seitenzahl beispielsweise).

Es entsteht eine Feldfunktion, die mit Rechtsklick und Feldfunktion ein/aus sichtbar gemacht werden kann. Wie alle Feldfunktionen in Word aktualisiert auch diese sich nicht automatisch. Beim Umschalten auf die Seitenansicht tut sie das, beim Drucken und natürlich beim Schließen und erneuten Öffnen des Dokuments.

Aktive Kopfzeile oder das Wiederholen von bestimmten Inhalten mehrmals im Dokument

Immer wieder kommt die Frage: "Ich möchte das Datum, das ich auf dem Titelblatt eintrage, in der Fußzeile wiederholen, ohne es nochmal einzufügen." Oder: "Ich will einmal auf die erste Seite einen Produktnamen eintragen, der soll immer wieder im Dokument auftauchen. Wenn ich einen anderen Namen dort eintrage, soll er automatisch auf die anderen Stellen übertragen werden."

Um dieses Anliegen relativ einfach und sicher zu lösen, sollte die Stelle, an der das Datum oder der Produktname händisch eingetragen wird, mit einer Formatvorlage formatiert sein, die sonst im Dokument nicht verwendet wird. Dann kann man als Referenz die Formatvorlage verwenden /3/.

Also: Die "Quelle" z.B. mit der Formatvorlage Untertitel formatieren. An jeder Stelle, an welcher die Quelle wiederholt werden soll, das Feld StyleRef einfügen.

Problemlos können Sie dieses Feld, wenn es einmal eingefügt ist, auch über die Zwischenablage kopieren und mehrfach einfügen.

Auch dieses Feld aktualisiert sich nicht automatisch, wie oben beschrieben.

Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess: Word: Warum sollte ich Formatvorlagen benutzen?
Teamworkblog, erschienen am 26. Jun 2017, abrufbar unter
http://www.teamworkblog.de/2017/06/word-warum-sollte-ich-formatvorlagen.html

/2/ Zur Erläuterung: Dieses Vorgehen ist einfacher und sicherer als die Arbeit mit Textmarken, die beim Editieren von Texten gerne versehentlich gelöscht werden. Es kann dabei durchaus sein, dass die gewählte Formatvorlage sich optisch nicht von einer anderen unterscheidet. Das ist hier unerheblich.

/3/ Sigrid Hess: Gemeinsam an Dokumenten arbeiten - und was sonst noch neu ist in Word, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/03/gemeinsam-dokumenten-arbeiten-und-was.html

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Deutsche Transparenz und was das mit unserer Agilität zu tun haben könnte

Nicht wenige Konzepte im agilen Umfeld haben mit "Transparenz" zu tun. Es schimmert an einigen Stellen hindurch, dass es gerade in unserem Land schwierig sein könnte, echte agile Zusammenarbeit durch u. a. Förderung von Transparenz zu erreichen. Womit das zu tun haben könnte, ist Thema dieses Artikels.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Agile Leadership – Führst du noch oder dienst du schon?

Die Arbeitswelt verändert sich. Und das spüren nicht nur Führungskräfte, sondern vor allem Mitarbeitende. Immer mehr Menschen hinterfragen den Sinn ihrer Arbeit, erwarten Respekt, Vertrauen und eine Unternehmenskultur, die echte Zusammenarbeit ermöglicht. Studien wie die Gallup-Studie 2025 oder die EY-Jobstudie zeigen: Der Frust am Arbeitsplatz wächst – und mit ihm die Unzufriedenheit mit der Führung. Höchste Zeit, umzudenken. Genau hier setzt agile Führung an. 1. Warum agile Führung heute entscheidend ist Klassische Führung – hierarchisch, kontrollierend, top-down – funktioniert immer weniger. Die Zahlen sind eindeutig: Laut Gallup fühlen sich nur noch 45 % der deutschen Beschäftigten mit ihrem Leben zufrieden. Fast jede dritte Kündigung erfolgt wegen der Führungskraft. Nicht das Gehalt, sondern mangelnde Wertschätzung, fehlendes Vertrauen und ein schlechtes Arbeitsumfeld treiben Menschen aus Unternehmen. Agile Führung bietet eine Alternative, die auf Vertrauen, Selbs...

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen. In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen. In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen