Montag, 26. Juni 2017

Word - Warum sollte ich Formatvorlagen benutzen?

Braucht der Mensch Formatvorlagen in Word? Was ist das überhaupt? Tatsächlich arbeiten manche Menschen jahrelang - oder auch Jahzehnte - mit Word, ohne ein einziges Mal eine Formatvorlage zu verwenden. Es fehlt ihnen auch nichts. Das kommt vor. Jedoch nur, wenn diese Menschen nie mehr als dreiseitige Dokumente schreiben wollen und alle Zeit der Welt dazu haben.
Alle, die etwas höhere Ansprüche an ihr Tun in Word haben, erhalten in diesem Post eine "Schnellbleiche" was Formatvorlagen angeht. Weiterführende Links gibt es in den Anmerkungen.

Dokumentvorlage oder Formatvorlage?

Erstmal zur Begriffsklärung: eine Formatvorlage (kurz FV) steht nie alleine. Jede Dokumentvorlage enthält über 200 Formatvorlagen, wenn daran nichts gedreht wurde. Jedem einzelnen Word Dokument  liegt eine Dokumentvorlage zugrunde. Ohne geht es nicht. Oft ist das die "Normal.dotm" das ist ein "leeres Blatt ohne was" das Sie in aller Regel erhalten, wenn Sie in Word ein neues Dokument aufrufen (geht am besten mit STRG + N).

WennSie dann einfach lostippen, verwenden Sie die Fromatvorlage (FV) Standard. Im Register Start sehen Sie das so:
Formatvorlagen Word 2016 - markiert ist "Standard"
Vielleicht wollen Sie eine Adresse schreiben, und ärgern sich, dass immer, wenn Sie Enter drücken so ein unsäglicher großer Abstand zwischen den Zeilen entsteht. Das ist ja in Ordnung beim Fließtext, aber eben nicht immer.

Schnelle Abhilfe bietet hier die FV "Kein Leerzeichen" direkt neben "Standard". Einfach die Adresse markieren, auf "Kein Leerzeichen" klicken. Dann sind die störenden Abstände weg. Wer es genauer wissen will: der nachlaufende Absatzabstand ist hier 0 pt (statt 10 pt bei Standard), der Zeilenabstand ist 1 (statt 1,15).

Gliederung für große Dokumente


Wirklich wichtig und unverzichtbar sind die Formatvorlagen für alle, die große Dokumente schreiben und nicht auf die komfortable Navigation und erst recht nicht auf ein automatisches Inhaltsverzeichnis verzichten wollen.

Für beides müssen zwingend(!) die Formatvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2" etc. angewendet werden. Diese sind von Haus aus einander untergeordnet. Sobald Sie die "Überschrift 2" zuweisen, erscheint auch Überschrift 3 - das geht bis Überschrift 9. Zum Zuweisen: es ist nicht nötig, die ganze Überschrift dafür zu markieren: es genügt, wenn der Cursor Kontakt hat. Dann einfach auf die Überschrift klicken oder ALT + 1 oder 2 oder 3 drücken. Dann hört die Shortcut-Belegung auf. Meiner Erfahrung nach genügen im Firmenalltag diese drei Ebenen auch gänzlich (außer man arbeitet unter Juristen).

Navigationsleiste

Super nützlich ist der Navigationsbereich, der eingeblendet werden kann: Ansicht - Navigationsleiste, Kontrollkästchen aktivieren.

Am linken Bildschirmrand erscheinen alle Überschriften mit den passenden Einrückungen.
In der Navigationsleiste können die untergeordneten Überschriften auch durch einen Klick auf die übergeordnete Überschrift eingeklappt werden. Sie kennen das vom Explorer.

Außerdem ist es leicht möglich, die Anordnung der Texte zu verändern. Einfach mit Drag & Drop die Kapitel an die gewünschte Position ziehen.

Falls Ihnen in der Navigationsleiste ein leeres Feld erscheint: dann haben Sie versehentlich eine Absatzmarke oder einen Seitenumbruch als Überschrift definiert. Nutzen Sie in diesem Fall die Navigationsleiste als Sprungmarke, klicken Sie einfach drauf, und ändern Sie die FV auf Standard.
Das würde sonst einen unschönen Leereintrag im Inhaltsverzeichnis verursachen.

Inhaltsverzeichnis

Wenn die Vorarbeit sauber war, kostet das Inhaltsverzeichnis genau drei Klicks . zuerst bitte den Cursor an den Anfang oder das Ende des Dokumentes stellen - denn es wird ohne Rücksicht auf Verluste an der Cursorposition eingefügt: Register Referenzen (oder Verweis)- Inhaltsverzeichnis - Automatische Tabelle anklicken - fertig.
Inhaltsverzeichnis erstellen

FAQ zum Inhaltsverzeichnis

Wo ist der Unterschied zwischen Automatische Tabelle 1 und Automatische Tabelle 2?
Soweit ich weiß nur in der Überschrift: Inhaltsverzeichnis/Inhalt...

Das Inhaltsverzeichnis aktualisiert sich nicht, wo kann ich das einstellen?
Gar nicht. Wenn das Inhaltsverzeichnis markiert ist, erscheint oben eine Schaltfläche zum aktualisieren. Wahlweise auch mit F9.

In meinem Inhaltsverzeichnis sollen nur die Überschriften der Ebene 1 und 2 erscheinen, nicht 3. Wo kann ich das auswählen?
In diesem Fall bitte unten im abgebildeten Dialog Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis auswählen. Im folgenden Fenster lassen sich die Ebenen wählen.

Anmerkungen:

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