Direkt zum Hauptbereich

Word - Warum sollte ich Formatvorlagen benutzen?

Braucht der Mensch Formatvorlagen in Word? Was ist das überhaupt? Tatsächlich arbeiten manche Menschen jahrelang - oder auch Jahzehnte - mit Word, ohne ein einziges Mal eine Formatvorlage zu verwenden. Es fehlt ihnen auch nichts. Das kommt vor. Jedoch nur, wenn diese Menschen nie mehr als dreiseitige Dokumente schreiben wollen und alle Zeit der Welt dazu haben.
Alle, die etwas höhere Ansprüche an ihr Tun in Word haben, erhalten in diesem Post eine "Schnellbleiche" was Formatvorlagen angeht. Weiterführende Links gibt es in den Anmerkungen.

Dokumentvorlage oder Formatvorlage?

Erstmal zur Begriffsklärung: eine Formatvorlage (kurz FV) steht nie alleine. Jede Dokumentvorlage enthält über 200 Formatvorlagen, wenn daran nichts gedreht wurde. Jedem einzelnen Word Dokument  liegt eine Dokumentvorlage zugrunde. Ohne geht es nicht. Oft ist das die "Normal.dotm" das ist ein "leeres Blatt ohne was" das Sie in aller Regel erhalten, wenn Sie in Word ein neues Dokument aufrufen (geht am besten mit STRG + N).

WennSie dann einfach lostippen, verwenden Sie die Fromatvorlage (FV) Standard. Im Register Start sehen Sie das so:
Formatvorlagen Word 2016 - markiert ist "Standard"
Vielleicht wollen Sie eine Adresse schreiben, und ärgern sich, dass immer, wenn Sie Enter drücken so ein unsäglicher großer Abstand zwischen den Zeilen entsteht. Das ist ja in Ordnung beim Fließtext, aber eben nicht immer.

Schnelle Abhilfe bietet hier die FV "Kein Leerzeichen" direkt neben "Standard". Einfach die Adresse markieren, auf "Kein Leerzeichen" klicken. Dann sind die störenden Abstände weg. Wer es genauer wissen will: der nachlaufende Absatzabstand ist hier 0 pt (statt 10 pt bei Standard), der Zeilenabstand ist 1 (statt 1,15).

Gliederung für große Dokumente


Wirklich wichtig und unverzichtbar sind die Formatvorlagen für alle, die große Dokumente schreiben und nicht auf die komfortable Navigation und erst recht nicht auf ein automatisches Inhaltsverzeichnis verzichten wollen.

Für beides müssen zwingend(!) die Formatvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2" etc. angewendet werden. Diese sind von Haus aus einander untergeordnet. Sobald Sie die "Überschrift 2" zuweisen, erscheint auch Überschrift 3 - das geht bis Überschrift 9. Zum Zuweisen: es ist nicht nötig, die ganze Überschrift dafür zu markieren: es genügt, wenn der Cursor Kontakt hat. Dann einfach auf die Überschrift klicken oder ALT + 1 oder 2 oder 3 drücken. Dann hört die Shortcut-Belegung auf. Meiner Erfahrung nach genügen im Firmenalltag diese drei Ebenen auch gänzlich (außer man arbeitet unter Juristen).

Navigationsleiste

Super nützlich ist der Navigationsbereich, der eingeblendet werden kann: Ansicht - Navigationsleiste, Kontrollkästchen aktivieren.

Am linken Bildschirmrand erscheinen alle Überschriften mit den passenden Einrückungen.
In der Navigationsleiste können die untergeordneten Überschriften auch durch einen Klick auf die übergeordnete Überschrift eingeklappt werden. Sie kennen das vom Explorer.

Außerdem ist es leicht möglich, die Anordnung der Texte zu verändern. Einfach mit Drag & Drop die Kapitel an die gewünschte Position ziehen.

Falls Ihnen in der Navigationsleiste ein leeres Feld erscheint: dann haben Sie versehentlich eine Absatzmarke oder einen Seitenumbruch als Überschrift definiert. Nutzen Sie in diesem Fall die Navigationsleiste als Sprungmarke, klicken Sie einfach drauf, und ändern Sie die FV auf Standard.
Das würde sonst einen unschönen Leereintrag im Inhaltsverzeichnis verursachen.

Inhaltsverzeichnis

Wenn die Vorarbeit sauber war, kostet das Inhaltsverzeichnis genau drei Klicks . zuerst bitte den Cursor an den Anfang oder das Ende des Dokumentes stellen - denn es wird ohne Rücksicht auf Verluste an der Cursorposition eingefügt: Register Referenzen (oder Verweis)- Inhaltsverzeichnis - Automatische Tabelle anklicken - fertig.
Inhaltsverzeichnis erstellen

FAQ zum Inhaltsverzeichnis

Wo ist der Unterschied zwischen Automatische Tabelle 1 und Automatische Tabelle 2?
Soweit ich weiß nur in der Überschrift: Inhaltsverzeichnis/Inhalt...

Das Inhaltsverzeichnis aktualisiert sich nicht, wo kann ich das einstellen?
Gar nicht. Wenn das Inhaltsverzeichnis markiert ist, erscheint oben eine Schaltfläche zum aktualisieren. Wahlweise auch mit F9.

In meinem Inhaltsverzeichnis sollen nur die Überschriften der Ebene 1 und 2 erscheinen, nicht 3. Wo kann ich das auswählen?
In diesem Fall bitte unten im abgebildeten Dialog Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis auswählen. Im folgenden Fenster lassen sich die Ebenen wählen.

Anmerkungen:

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Eine einfache Anleitung zum Führen eines Notizbuchs im Business

Professionelle Arbeit ist dokumentiert und reproduzierbar. Die Basis für eine gute Dokumentation ist das persönliche Aufschreiben von Dingen. Es gibt im Netz sehr viele Anleitungen für unterschiedliche Einsatzbereiche. Ich habe nach einem integrierten Ansatz gesucht.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.