Montag, 6. März 2017

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten - und was sonst noch neu ist in Word

Hier kommt der nächste Teil meiner kleinen Delta-Reihe zu den Neuerungen in den Office-Anwendungen 2010 - 2013 - 2016. Nach Outlook /1/ und Excel /2/ jetzt Word. Seit ich vermehrt technische Teams begleitet habe, die umfangreiche Dokumentationen in Word erstellen, tue ich das Thema nie wieder als "wenig relevant" ab.
Das spannendste Thema gleich zu Beginn:

Dokument freigeben in Word 2016

Viel komfortabler und schneller als die Überabeiten-Funktion /3/ geht das gemeinsame Arbeiten nun mit der Funktion Freigeben:
E-Mail-Adressen der eingeladenen Person(en) eingeben
Das Dokument muss dazu natürlich auf einem gemeinsamen Laufwerk liegen. Leider genügt dazu nicht irgendeines, sondern es muss OneDrive oder SharePoint sein. Also es muss in der Microsoft-Welt verortet sein.

Dann aber ist der Komfortgewinn erheblich:
  • man kann gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten
  • man sieht während der Arbeit sofort, wer sonst noch daran arbeitet
  • Die Veränderungen werden dokumentiert.

Schaltfläche in Word online, um das Dokument in der Vollversion zu öffnen
Öffnet man das freigegebene Dokument online, kann man es wahlweise auch mit der Word-Vollversion bearbeiten. Die Browser-basierte Version von Word hat weniger Funktionen. Klicken Sie hierzu auf die oben blau hinterlegte Fläche.

So sieht der Nutzer, dass andere gleichzeitig das Dokument bearbeiten
So erscheint die Änderungskennung, wenn etwas von einem Kollegen geändert wurde

Alles, was gemeinsam erarbeitet wurde, ist deutlich kenntlich gemacht. Das Wichtiste dabei: die mögliche Gleichzeitigkeit. Also: keine Telefonate mehr mit diesem Inhalt "Schließ endlich das Dokument! Ich brauche es auch noch!"

Was sonst noch neu ist

In Word 2016 ist das in der Tat nicht sehr viel; diese beiden Funktionen sind auch bei den anderen Anwendungen hinzugekommen.

"Tell me" - der Finde-Assistent
In der Titelleiste ganz oben, man sieht es gerade noch in meinem ersten Ausschnitt in der linken oberen Ecke, steht jetzt neben einer Glühbirne:"Was möchten Sie tun?" in englischen Versionen "Tell me".

Das ist die Suche nach einer Funktion ganz neu definiert: denn man findet keine kryptischen Beschreibungen oder Links zu irgendwelchen Microsoft-Homepages sondern direkt die Funktion! Man kann sie direkt aus dem Suchergebnis heraus benutzen.

So muss man sich nicht mehr merken, auf welchem Menüband was zu finden ist.

hier beispielhaft die Suche nach "Rahmen"
Transparente Formen
Ich brauche es nicht, es stört auch niemanden: bei den Formen kann man jetzt auch transparente Füllungen bekommen.Sie werden bei der Auswahl grau kariert dargestellt.

Neu seit Word 2013


In Word 2013 gibt es einiges, was man nicht auf den ersten Blick sieht, ich liste hier nur die in meinen Augen wichtigen Neuerungen:

PDF direkt öffnen

Ich finde es wissenswert, meist wird es übersehen: Direkt im Öffnen-Menü von Word kann man auch PDFs öffnen. Das Layout leidet etwas, aber immerhin.

Tabellen

Kleine Neuheit, die kaum kommuniziert wurde: die Ausrichtung der Tabellen hat sich gegenüber Word 2010 verändert. 

Fügte man in Word 2010 eine Tabelle ein, ragte der Rand der Tabelle ein bisschen in den Seitenrand, die Texte in der Tabelle und der Fließtext bildeten eine Linie. Jetzt steht der Rand der Tabelle auf der Fluchtlinie; unter 2010 wäre die Tabelle weiter links positioniert - der grüne Balken zeigt die Differenz.

rot: Ausrichtung Word 2013 grün: Differenz 2010

Das fällt nur ins Gewicht, wenn man sehr exakt auf ein Blatt passende Tabellen herstellen will oder muss. Die meisten Nutzer werden es kaum bemerken.

Klappmöglichkeit bei gegliederten Texten

Wenn Sie die Formatvorlagen Überschriften verwenden, haben Sie nun die Möglichkeit, auch in der Normalansicht den Fließtext einzuklappen. Klicken Sie einfach auf das in der Abbildung markierte Dreieck.
Mit einem Klick den Flißtext einklappen

Allerdings findet sich die Gliederungsansicht nur noch auf dem Register Ansicht.

Neues Kontextmenü bei Bildern

Ja, es spart Mausmeter, wenn man mit Bildern arbeitet. Ist ein Bild markiert, erscheint direkt daneben eine sehr praktische Schaltfläche zum Formatieren desselben.


Layoutoptionen direkt beim Bild

Ergänzungen und Erfahrungsberichte sind herzlich willkommen!
 

Anmerkungen:




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