Montag, 9. November 2015

Teamarbeit an großen Word-Dokumenten

Selbst bin ich am meisten überrascht: in letzter Zeit berate ich viele sehr eingespielte Teams. Immer wieder versuche ich Prozesse zu implementieren, die das gegenseitige Zuschicken von E-Mail-Anhängen überflüssig macht. "Dokumente zur Überarbeitung" sind hier der meist genannte Grund. Jan hat mal vorgerechnet, warum es das so sehr zu vermeiden gilt /1/. Was mich überrascht hat? Dass so viele - sehr erfahrene und technik-affine Menschen die Überarbeitungs-Funktion in Word nicht kennen oder ihr nicht trauen. Also kommt hier eine kurze Einführung:
Voraussetzung ist natürlich, dass das Dokument an einem allgemein zugänglichen Ort gespeichert ist.

Funktion aktivieren:
Abbildung 1 Aktivieren der Funktion Änderungen nachverfolgen

(1) Klicken Sie auf die Registerkarte ÜBERPRÜFEN.
(2) Klicken Sie auf die obere Hälfte von ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN – die Schaltfläche erscheint dann hellblau, das bedeutet, dass die Funktion aktiv ist.
Von nun an werden alle Änderungen, die Sie an dem Dokument vornehmen, gekennzeichnet.
Das bleibt so, bis die Funktion wieder deaktiviert wird. Tastenkombination zum Aktivieren und auch Deaktivieren: Strg + Shift + e
(3) In diesem Dropdown-Menü können Sie die Art wählen, in der die Markups angezeigt werden sollen. Bitte beachten: Hier wird nichts am Dokument verändert, lediglich die Art, wie es dargestellt wird!

Abbildung 2 Ansichts-Auswahl für Markups
(4) Einfaches Markup: Die Änderungen werden mit einem roten Streifen an der Seite gekennzeichnet.
(5) Markup: alle: Alle Änderungen werden in einem extra Seitenstreifen detailliert dargestellt.
(6) Markup: keine: Es werden keine Änderungen dargestellt – aber die Änderungen werden dennoch nachverfolgt – das heißt, Sie arbeiten in »ganz normaler« Ansicht und können sich die Änderungen jederzeit anzeigen lassen.
(7) Original: Hier können Sie sehen, wie das Dokument vor der Überarbeitung aussah.

für Word 2010:
Die Schaltfläche ist gelb, die Einträge im Dropdown-Menü sind etwas anders formuliert und anders angeordnet. Die Funktion selbst ist jedoch genau gleich.

Änderungen annehmen oder ablehnen

Wenn Sie die Markups entfernen wollen, müssen Sie die Änderungen Annehmen oder Ablehnen.
Abbildung 3 Änderungen annehmen oder ablehnen
(1) Klicken Sie auf die obere Hälfte dieser Schaltfläche, um die momentan markierte Änderung anzunehmen. Öffnen Sie das Dropdown-Menü am kleinen Dreieck für detailliertere Auswahl.
(2) Lehnen Sie hier Änderungen ab. Detailliertere Auswahl ebenfalls im Dropdown-Menü.
(3) Wechseln Sie hier zur nächsten beziehungsweise letzten Änderung.

Abbildung 4 Details zur Annahme von Änderungen
(4) Diese Änderung annehmen und zur nächsten wechseln.
(5) Wenn alle Änderungen angenommen werden sollen, geht das hier in einem Rutsch. Der unterste Eintrag beendet auch gleichzeitig die Nachverfolgen-Funktion.

Änderungen nach Benutzern getrennt annehmen

Möglicherweise haben Sie den Wunsch, Petras Änderungen anzunehmen, alle anderen jedoch nicht. Das benötigt einige Schritte, lohnt sich aber bei umfangreichen Dokumenten.
Zuerst müssen Sie alle Änderungen anderer Personen ausblenden:

Abbildung 5 Änderungen bestimmter Personen selektieren
(1) Öffnen Sie das Dropdown-Menü Markup anzeigen.
(2) Fahren Sie mit der Maus auf den Eintrag Bestimmte Personen.
(3) Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen der Person(en), deren Änderungen Sie annehmen möchten – nur diese werden jetzt angezeigt.

Abbildung 5 Selektierte Änderungen annehmen
(4) Klicken Sie auf Annehmen.
(5) Wählen Sie Alle angezeigten Änderungen annehmen.
Nun können Sie alle verbliebenen Änderungen ablehnen.

Fortsetzung:
Es gibt auch die Möglichkeit, die Überarbetungsfunktion oder auch Kommentare per Dokumentschutz zwinged zu fordern und auch eine Word-interne Möglichkeit, das Dokument vor dem Verschicken sicher von diesen "Arbeitsspuren" zu befreien. Das zeige ich im nächsten Artikel.

Anmerkungen:

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