Montag, 19. September 2016

Was ist neu in Outlook 2016?

Jetzt steht sie vor der Tür, teilweise ist sie schon im Gange: die Umstellung von Office 2010 auf 2016. Nur selten sehe ich im Business-Bereich Office 2013. Allem voran: Es ist keine Eile geboten – soweit man bisher weiß – und: das Handling der Programme unterscheidet sich längst nicht so sehr wie beim Sprung von 2003 auf 2010. In loser Folge berichte ich hier, was sich Neues tut und welche Funktionen Neues für die Zusammenarbeit im Team bereithalten.

Für Outlook gilt: Der größte Teil der Veränderungen kam mit der Version 2013.


Outlook wechselt die Farbe und erscheint in Lichtblau.

Mit der Version 2013 werden die Touch-Funktionen integriert. Das bedeutet, dass die Ansichten unterschiedlich gestaltet werden können. Die gewohnte Aufgabenleiste rechts mit Datumsnavigator, nächsten Terminen und Vorgangsliste ist nicht mehr eingeblendet. Die einzelnen Module, Kalender, Personen (neu für Kontakte) und Aufgaben erscheinen als Pop-Up bei Berührung.

Die drei Pünktchen verbergen weitere Module


Auf dem Register Ansicht kann die Aufgabenleiste konfiguriert werden.

Der Posteingang erscheint übersichtlicher: ein blauer Balken markiert ungelesene E-Mails, außerdem gibt es nun eine direkte Filtermöglichkeit nach ungelesenen E-Mails – direkt über der Posteingangsliste.
Der praktische Direktfilter für ungelesene E-Mails


Im Lesebereich kann jetzt direkt beantwortet oder weitergeleitet werden. So ist noch weniger wahrscheinlich, dass der Nutzer die vielen nützlichen Möglichkeiten entdeckt, die sich z.B. auf dem Register Optionen des E-Mail-Fensters verbergen. Trotzdem ist diese Möglichkeit praktisch. Solange die E-Mail noch nicht versendet ist, erscheint sie als Entwurf im Posteingang. Das neue Register Verfassentools ist eingeblendet.

Für alle, die ihre E-Mails in Unterordner des Posteingangs ablegen, wirklich toll: die Ordner können jetzt frei per Drag & Drop angeordnet werden und erscheinen nicht mehr automatisch in alphabetischer Reihenfolge.

Bei der Suche hat sich eine Voreinstellung verändert: standardmäßig wird jetzt nicht mehr im aktuellen Ordner, sondern im aktuellen Postfach gesucht. Das schließt Ergebnisse im Ordner Gesendet und in Unterordnern mit ein. Diese Einstellung lässt sich - wie auch schon in Outlook 2010 – in den Optionen anpassen. Datei – Optionen – Durchsuchen

Neu hinzugekommen ist die Schaltfläche Ältere Ergebnisse berücksichtigen. Je nach Archiveinstellungen geht die Suche dann auch "in den Keller".

Was ist jetzt neu in 2016?
Ehrlich gesagt nur eine Sache, die ist aber klasse: beim Anhängen von Dokumenten an eine E-Mail erscheint jetzt eine Drop-down-Liste mit den 10 zuletzt verwendeten Dateien! Dann kann man direkt wählen. In dieser Liste erscheinen auch pdf-Dateien.

Für alle, die Office 365 für Business verwenden gibt es jetzt Gruppen.

Hier wird das erkärt.

Das bietet Teams ganz neue Möglichkeiten der Kommunikation untereinander, ohne „E-Mail-Kreisverkehr“. Es erinnert an Foren und bedient die Forderung nach „SPOK – Single Point of knowledge“. Das bedeutet, dass Wissen an einem definierten Ort zur Verfügung stehen soll.
 

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