Brauchen wir Statusberichte? Und wenn ja, wie viele?

Viele Auftraggeber und Führungskräfte bestehen auf einem regelmäßigen Bericht zum Bearbeitungstand der Aufgaben. Ich stehe bestimmten Statusberichten kritisch gegenüber und halte sie für Verschwendung.
Ich hatte unlängst mit einem sehr geschätzten Kollegen über Statusberichte gesprochen. Ihm war aufgefallen, dass ich mich in einem Training etwas abfälllig über diese Berichte geäußert habe.

Ampelberichte als Statusbericht

In vielen Teams sehe ich sog. Ampelberichte, die verschiedene Daten über den Projektfortschritt als Ampel darstellen. Grün bedeutet, dass alles nach Plan läuft. Gelb weist auf eine drohende Abweichung und die Farbe Rot auf eine tatsächliche Abweichung hin. Abbildung 1 zeigt einen Ausschnitt aus einem Bericht.

Abb. 1: Ausschnitt eines Statusberichts

Der Vorteil der Ampeln ist, dass die Aufmerksamkeit schnell zu den relevanten Punkten gelenkt wird. Im Beispiel ist bei Arbeitspaket alles in Ordnung. Arbeitspaket 3 hat den Abgabetermin überschritten und wird auch teurer als geplant.

Diejenigen, die unser Blog schon länger lesen, werden sich vielleicht an unsere zwei wichtigsten Regeln zum Projektmanagement erinnern /1/:

• Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse unter Unsicherheit zu liefern.
• Projekte werden nicht genehmigt, sondern finanziert.

Statusberichte dienen vor allem dazu, den Geldgebern zu signalisieren: "Ihr braucht keine Angst um Euren Einsatz zu haben. Wir liefern." Auch andere Beteiligte im Projekt profitieren von einem Status. Eine häufige Frage ist zum Beispiel, ob der Vorlieferant rechtzeitig fertig wird, damit ich mit meiner Arbeit anfangen kann und nicht selbst in Verzug komme.

Die Realität sieht anders aus

In der Praxis spiegeln diese Ampelberichte aber gar nicht den echten Status wieder. In Organisationen, in den mit Angst und Druck gearbeitet wird, lernen die Teams schnell, dass es bei roten oder gelben Ampeln Ärger gibt. Also wird immer schön der gewünschte Wert geliefert.

Selbst in Unternehmen, in denen man vertrauensvoll zusammen arbeitet, gibt es beim Einführen solcher Reports endlose Diskussionen, wann denn genau welcher Status gilt. Der Blick auf eine rote oder grüne Ampel sagt gar nichts aus.

Nehmen wir an, die Ampel spiegele den echten Zustand wieder. Arbeitspaket 3 ist im Beispiel außerhalb des Plans:

• Was soll denn das Team oder die Führungskraft oder der Kunde nun tun? 
• Und wie wichtig ist Arbeitspaket 3 wirklich? Ist es ein kritisches Paket oder eine Nebensache? 
• Was sagt uns der Überzug? 

In den meisten Fällen erinnert uns die rote Ampel lediglich daran, dass wir unrealistische Annahmen über die benötigte Zeit und das benötigte Geld gemacht haben. Das wollen aber bestimmte Beteiligte - meist die Empfänger dieser Berichte - gar nicht hören.
Was ist der tatsächliche Mehrwert dieser Berichte? Ampelberichte sind aus meiner Sicht nicht zur Steuerung von Projekten geeignet. Sie helfen den Beteiligten nicht.

Gibt es Alternativen?

Der beste Bericht ist für mich das regelmäßige Liefern von fertigen Ergebnissen. Wer alle zwei Wochen seinem Kunden etwas Funktionierendes zeigt, hat bessere Karten, als derjenige, der 6 Monate lang nur Ampelberichte liefert.

Das setzt voraus, dass man Ergebnisse definiert und dass man dieser Ergebnisse in kleinere sinnvolle und zeigbare Einheiten zerlegen kann. In vielen Fällen geht das gut. In einigen Fällen muss man sehr gut nachdenken.

In agilen Projekten arbeiten wir Aufgabentafeln, den sog. Scrum Boards oder sog. Kanban Boards (je nach Verfahrensweise). Dort sehen wir, welche Aufgaben das Team bereits erledigt hat, welche gerade in Arbeit sind und welche noch zu tun sind. Das gibt ein realistisches Bild. Zudem können wir mit sog. Burndown-Charts oder CFDs den Verlauf darstellen und auf der Basis der aktuellen Zahlen Trendlinien einzeichnen.

Bei Burndown-Charts ist das Maß für Arbeit die geschätzten Story Points der Anforderungen. Wenn Sie in einem Projekt mit vielen externen Lieferanten arbeiten, können Sie als Maß für Arbeit die Plankosten (und die Mengen) nehmen /2/.

Scrum-Teams haben ein eigenes Interesse an aktuellen Burndown-Charts. Wer den Status der Bearbeitung sehen will, kann sich einfach das Board im Teamraum ansehen.

Falls jemand gute Argumente für Ampelberichte oder konstruktive Hinweise findet, freue ich mich auf Eure Kommentare.

Anmerkungen

• /1/ Jan Fischbach: 1 Minute für besseres Projektmanagement, Teamworkblog, erschienen am 01. August 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/08/1-minute-fur-besseres-projektmanagement.html
• /2/ Jan Fischbach: Woher weiß ich, wann ich fertig bin - Beispiel Earned Value Analysis , Teamworkblog, erschienen am 13. April 2015, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2015/04/woher-wei-ich-wann-ich-fertig-bin.html