Direkt zum Hauptbereich

Brauchen wir Statusberichte? Und wenn ja, wie viele?

Viele Auftraggeber und Führungskräfte bestehen auf einem regelmäßigen Bericht zum Bearbeitungstand der Aufgaben. Ich stehe bestimmten Statusberichten kritisch gegenüber und halte sie für Verschwendung.
Ich hatte unlängst mit einem sehr geschätzten Kollegen über Statusberichte gesprochen. Ihm war aufgefallen, dass ich mich in einem Training etwas abfälllig über diese Berichte geäußert habe.

Ampelberichte als Statusbericht

In vielen Teams sehe ich sog. Ampelberichte, die verschiedene Daten über den Projektfortschritt als Ampel darstellen. Grün bedeutet, dass alles nach Plan läuft. Gelb weist auf eine drohende Abweichung und die Farbe Rot auf eine tatsächliche Abweichung hin. Abbildung 1 zeigt einen Ausschnitt aus einem Bericht.
Abb. 1: Ausschnitt eines Statusberichts

Der Vorteil der Ampeln ist, dass die Aufmerksamkeit schnell zu den relevanten Punkten gelenkt wird. Im Beispiel ist bei Arbeitspaket alles in Ordnung. Arbeitspaket 3 hat den Abgabetermin überschritten und wird auch teurer als geplant.

Diejenigen, die unser Blog schon länger lesen, werden sich vielleicht an unsere zwei wichtigsten Regeln zum Projektmanagement erinnern /1/:
  • Projektarbeit bedeutet, Ergebnisse unter Unsicherheit zu liefern.
  • Projekte werden nicht genehmigt, sondern finanziert.
Statusberichte dienen vor allem dazu, den Geldgebern zu signalisieren: "Ihr braucht keine Angst um Euren Einsatz zu haben. Wir liefern." Auch andere Beteiligte im Projekt profitieren von einem Status. Eine häufige Frage ist zum Beispiel, ob der Vorlieferant rechtzeitig fertig wird, damit ich mit meiner Arbeit anfangen kann und nicht selbst in Verzug komme.

Die Realität sieht anders aus

In der Praxis spiegeln diese Ampelberichte aber gar nicht den echten Status wieder. In Organisationen, in den mit Angst und Druck gearbeitet wird, lernen die Teams schnell, dass es bei roten oder gelben Ampeln Ärger gibt. Also wird immer schön der gewünschte Wert geliefert.

Selbst in Unternehmen, in denen man vertrauensvoll zusammen arbeitet, gibt es beim Einführen solcher Reports endlose Diskussionen, wann denn genau welcher Status gilt. Der Blick auf eine rote oder grüne Ampel sagt gar nichts aus.

Nehmen wir an, die Ampel spiegele den echten Zustand wieder. Arbeitspaket 3 ist im Beispiel außerhalb des Plans:
  • Was soll denn das Team oder die Führungskraft oder der Kunde nun tun? 
  • Und wie wichtig ist Arbeitspaket 3 wirklich? Ist es ein kritisches Paket oder eine Nebensache? 
  • Was sagt uns der Überzug? 
In den meisten Fällen erinnert uns die rote Ampel lediglich daran, dass wir unrealistische Annahmen über die benötigte Zeit und das benötigte Geld gemacht haben. Das wollen aber bestimmte Beteiligte - meist die Empfänger dieser Berichte - gar nicht hören.
Was ist der tatsächliche Mehrwert dieser Berichte? Ampelberichte sind aus meiner Sicht nicht zur Steuerung von Projekten geeignet. Sie helfen den Beteiligten nicht.

Gibt es Alternativen?

Der beste Bericht ist für mich das regelmäßige Liefern von fertigen Ergebnissen. Wer alle zwei Wochen seinem Kunden etwas Funktionierendes zeigt, hat bessere Karten, als derjenige, der 6 Monate lang nur Ampelberichte liefert.

Das setzt voraus, dass man Ergebnisse definiert und dass man dieser Ergebnisse in kleinere sinnvolle und zeigbare Einheiten zerlegen kann. In vielen Fällen geht das gut. In einigen Fällen muss man sehr gut nachdenken.

In agilen Projekten arbeiten wir Aufgabentafeln, den sog. Scrum Boards oder sog. Kanban Boards (je nach Verfahrensweise). Dort sehen wir, welche Aufgaben das Team bereits erledigt hat, welche gerade in Arbeit sind und welche noch zu tun sind. Das gibt ein realistisches Bild. Zudem können wir mit sog. Burndown-Charts oder CFDs den Verlauf darstellen und auf der Basis der aktuellen Zahlen Trendlinien einzeichnen.

Bei Burndown-Charts ist das Maß für Arbeit die geschätzten Story Points der Anforderungen. Wenn Sie in einem Projekt mit vielen externen Lieferanten arbeiten, können Sie als Maß für Arbeit die Plankosten (und die Mengen) nehmen /2/.

Scrum-Teams haben ein eigenes Interesse an aktuellen Burndown-Charts. Wer den Status der Bearbeitung sehen will, kann sich einfach das Board im Teamraum ansehen.

Falls jemand gute Argumente für Ampelberichte oder konstruktive Hinweise findet, freue ich mich auf Eure Kommentare.

Anmerkungen

Kommentare

  1. Dieser Kommentar wurde vom Autor entfernt.

    AntwortenLöschen
  2. Moin Jan

    Schön zusammen gefasst, absolut d'accord.

    Ich habe allerdings ein Mal den Fall erlebt, dass das Projektteam und die Auftraggeber glücklich mit dem Statusbericht waren und dieser auch seinen Sinn erfüllt hatte: Das war in einem Bereich, in dem zum ersten Mal ein solches Projekt durchgeführt wurde und somit war auch der Statusbericht neu. Alle Beteiligten waren zufrieden mit meinem Vorschlag, das Projekt regelmäßig vorzustellen und dazu auf einer Folie/ auf einen Blick zusammen zu fassen. Interessanterweise empfahl ich keine Ampeln sondern in Textform: was haben wir seit dem letzten Statusbericht geschafft, was steht an, was sind Hindernisse/ Entscheidungsbedarfe. (Was ziemlich genau den drei Fragen im Daily Scrum entspricht - was ich damals gar nicht wusste ...)

    Drei Anmerkungen/ Ergänzungen:
    - Du hast vergessen die schöne Metapher "Melonengrün" zu erwähnen ;)
    - Ampeln werden meiner Erfahrung nach nicht nur aus taktischen Gründen oder aus Angst zu spät von grün auf gelb oder rot gesetzt. Oft ist es auch einfach (falsche) Hoffnung, dass es schon noch irgendwie klappen wird ... (Ich kann mir gut vorstellen, dass zudem noch eine Reihe von Denkfehlern https://de.m.wikipedia.org/wiki/Kognitive_Verzerrung eine nicht unwichtige aber unbewusste Rolle dabei spielen?)
    - Insofern sind Statusberichte nicht nur ärgerlich oder nutzlos sondern können sogar gefährlich sein: Sie verschleiern die Realität und wiegen die Beteiligten in scheinbarer Sicherheit.

    IMHO.

    Lieben Gruß/
    Heiko

    AntwortenLöschen
  3. Lieber Heiko,

    ja, manchmal ist ein Statusbericht besser als gar kein Status. Deinen letzten Punkt der falschen Sicherheit finde auch sehr gut.

    Danke für Deinen Kommentar.

    AntwortenLöschen

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

"Wollt Ihr die totale Konkurrenz?!" - Nein, danke. Ich will lieber Erfolg, ich will spielen!

Es wird Zeit, dass wir uns daran erinnern, um was es wirklich geht: Dass wir gemeinsam gestalten, spielen und auch gemeinsam gewinnen. Und was wir riskieren, wenn wir das ignorieren.    

Scrum und Kennzahlen (KPIs, Metriken)

In regelmäßigen Abständen hören wir die Frage, welche Kennzahlen (neudeutsch KPIs) bei Scrum sinnvoll sind. Zeit für einen längeren Beitrag, auf wichtige Ressourcen zu verweisen. Der Scrum-Guide selbst gibt dazu keine erschöpfende Auskunft. Und das hat seine Gründe.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Die Krankheit des Besser-Wissens! Drei powervolle Fragetechniken und eine Haltung zur Heilung.

Kennst Du das: Du betrittst einen Raum und bist Teil einer Situation, hörst eine Problembeschreibung, siehst eine Aufgabe oder list eine Anfrage. Auf jeden Fall weisst Du mit einem Blick, einem Satz, einem Augenzwinkern sofort Bescheid. Du weisst: um was es geht was das Problem ist wieso das passiert ist was als Nächstes passiert und oft auch was dann (nicht) zu tun ist So wie mit dem Video hier: Ziemlich klar oder? Was für Gedanken gehen Dir durch den Kopf? Vielleicht sowas wie Oh weh!, Unfall!,  gibts Verletzte?  Oder Gehts denen gut? Wo ist das passiert? Viel Spass beim Flottmachen! Etc, etc... Auf jeden Fall aber: Was für ein Malheur! - oder irgend etwas Anderes in der Art. oder? Anderes Beispiel. Schau Dir mal folgendes Bild an und les im Geiste die beiden Reihen vor: A-B-C 12-13-14 oder? Unser Geist beruft sich auf sein Wissen und gibt uns in sekundenschnelle seine Annahme, seine Interpretation, seine Projektion der Wirklichkeit ein. Und die ist in dem Video oben nunmal ein ver