Montag, 4. April 2016

Kanban mit dem Windows-Explorer (Bibliothek)

Kanban ist eine Technik um den Fluss von Aufgaben bei Bearbeitung zu verbessern. Trello ist sicher eins der bekanntesten Werkzeuge im Netz. Aber jeder kann sich mit einer Bibliothek im Windows Explorer selbst ein lokales Kanban-Board bauen. Hier ist die Anleitung (für Windows 10) dazu.

Was ist Kanban?

 

David Anderson hat 2010 ein Buch mit dem Titel "Kanban" veröffentlicht /1/. Darin beschreibt er, wie durch Visualisieren und künstliches Begrenzen von Arbeit die Dauer von Vorgängen deutlich verkürzt hat. Die Idee dahinter ist, keine neue Arbeit anzufangen, bevor nicht etwas fertig wird. Kanban ist nach Scrum eine der beliebtesten agilen Aufgabenbearbeitungstechniken bei Teams.

Jim Benson hat die Idee auf den persönlichen Arbeitsbereich übertragen und den Begriff "Personal Kanban" geprägt /2/.

Bei Kanban macht man die grundsätzlichen Arbeitsstationen (nicht die Mitarbeiter) in einer Tabelle sichtbar. Bei einem Softwareteam wären dies vielleicht: Analyse, Entwicklung und Test. Hinzu kommen eine Spalte für den Arbeitsvorrat und eine für die abgeschlossenen Aufgaben. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel.
Abb. 1: Ein Kanban-Board. Das Team bearbeitet gerade 5 Aufgaben.
Mit Kanban kann man zwar Workflows abbilden. Aber das ist nicht das Ziel. Bei Kanban wird die Menge der Arbeit pro Station begrenzt. Wichtig: Ohne Limits ist es kein Kanban.

Anderson hat zur Steuerung die Nummern aus dem internen Auftragssystem auf Haftnotizzettel geschrieben und diese an ein Whiteboard gehängt. Mittlerweile gibt es dafür auch Software. Trello ist sehr weit verbreitet. Aber manchmal gibt es Gründe, die für Windows-Bordmittel sprechen.

Kanban mit Windows Bibliotheken


Physikalische Boards finde ich immer noch am besten. Aber wenn man viel unterwegs ist, ist eine elektronische lokale Variante auf dem eigenen Rechner besser. Wenn man ein Kanban-Board benutzt, ist es sehr praktisch, wenn man die Aufgabenkarten mit der Maus von "in Arbeit" auf "Fertig" ziehen kann. Darauf möchte ich natürlich nicht verzichten. Wie man ein Kanban-Board für Outlook erstellt haben wir ja schon (mit einer HMTL-Datei oder mit Kategorien) beschrieben. Sigrid hat mich daran erinnert, dass OneNote auch eine gute Möglichkeit ist, ein Kanban-Board darzustellen.

Um mehrere Spalten im Windows Explorer abzubilden, bräuchte ich eigentlich für jede Spalte ein offenes Fenster. Bei Personal Kanban müsste man also mindestens 3 Windows Explorer offen haben. Ziemlich unpraktisch. Aber ich habe eine bessere Möglichkeit gefunden: die Bibliotheken von Windows (seit Windows 7 verfügbar).

Kanban für Windows einrichten


1. Windows-Ordner einrichten

Zunächst braucht man mehrere Ordner, die die Spalten des Kanban-Boards abbilden, z. B.
  • 1_Todo
  • 2_Doing
  • 3_Done
Legen Sie diese Ordner irgendwo an, z. B. unter C:\Kanban.

Abb. 2: Kanban-Ordner einrichten
In diesen Ordnern werden später die Dateien für die Aufgaben gespeichert.

2. Neue Kanbanbibliothek anlegen

Geben Sie nun in der Adresszeile im Windows Explorer "Bibliotheken" ein (Abb. 3).
Abb. 3: Zu den Bibliotheken von Windows wechseln
Nun sehen Sie alle Bibliotheken von Windows (Abb. 4).
Abb. 4: Bibliotheken von Windows
Über die rechte Maustaste kommen Sie ins Kontextmenü. Mit "Neu" können Sie nun eine neue Bibliothek anlegen (Abb. 5).
Abb. 5: Mit der rechten Maustaste können Sie eine neue Bibliothek anlegen
Diese Bibliothek nennen Sie natürlich "Kanban" (Abb. 6).
Abb. 6: die neue Kanban-Bibliothek
Der Einfachheit halber hängen wir diese Bibliothek auch gleich über die rechte Maustaste an den Schnellzugriff (Abb. 7).
Abb. 7: Die neue Bibliothek wird dem Schnellzugriff hinzugefügt

3. Ordner hinzufügen

Das praktische an einer Bibliothek ist, dass man ihr mehrere Orte hinzufügen kann. Da kommen nun die drei oben angelegten Ordner in der richtigen Reihenfolge dazu. Wenn Sie in die Bibliothek wechseln, teilt Ihnen Windows mit, dass sie noch leer ist. Fügen Sie den Ordner für die erste Spalte im Kanban-Board hinzu, z. B. den o. g. Ordner C:\Kanban\1_Todo (Abb. 8 und Abb. 9).
Abb. 8: Noch ist die Bibliothek leer
Abb. 9: Fügen Sie den ersten Ordner hinzu
Über die Bibliothektools können Sie weitere Orte hinzufügen (Abb. 10).
Abb. 10: Bibliothek verwalten
Fügen Sie nun die weiteren Ordner hinzu, z. B. C:\Kanban\2_Doing und C:\Kanban\3_Done (Abb. 11).
Abb. 11: Weitere Orte der Bibliothek hinzufügen
Nun haben wir ein leeres Kanban-Board.

Kanban-Board benutzen


1. Neue Aufgaben anlegen

Nun wollen wir unser Board mit Leben, d. h. mit Aufgaben füllen. Das geht ganz einfach. Über die rechte Maustaste legen wir neue Dokumente in der Todo-Spalte an (Abb. 12).
Abb. 12: Neue Aufgaben anlegen
Die Textdokumente sind leer. Wenn Sie möchten, können Sie sich darin noch Notizen machen. Über die Tastenkombination "Alt + P" (P wie Preview) können Sie sich den Inhalt der Textdatei anzeigen lassen (Abb. 13).
Abb. 13: Informationen zu einer Aufgaben
Wenn Sie Outlook benutzen, können Sie auch E-Mails mit Strg+C und Strg+V aus Outlook dorthin kopieren. Sie können auch Verknüpfungen zu anderen Dateien hierher ziehen (Abb. 14).
Abb. 14: Auch E-Mails oder Verknüpfungen lassen sich speichern.

Die Aufgaben liegen übrigens nicht in der Bibliothek, sondern in den Ordnern. Die Bibliothek ist also nur eine Sicht auf diese Dateien.

2. Limit festlegen

Sie erinnern sich? Ohne Limits ist es kein Kanban. Bei Personal Kanban gibt es nur drei Spalten: Todo, Doing, Done. Für die erste und letzte Spalte sind Limits sinnlos. Aber für die Spalte Doing ("in Arbeit") ist eine Begrenzung hilfreich. Es ist bei Kanban üblich, die Anzahl der möglichen Aufgaben in Klammern unter, über oder hinter den Namen zu schreiben. Wenn wir maximal 3 Aufgaben in der Spalte "Doing" haben wollen, müssten wir sie in "Doing (3)" umbenennen.

In der Bibliothek selbst geht das nicht. Dazu müssen wir den Ordner direkt umbenennen. Aus "C:\Kanban\2_Doing" wird dann "C:\Kanban\2_Doing (3)". Die Bibliothek bekommt diese Änderung mit (Abb. 15).
Abb. 15: Limit in der Doing-Spalte

3. Aufgaben bearbeiten

Wenn wir nun unseren Tag planen, ziehen wir einfach die nächsten Aufgaben von "Todo" nach "Doing" (Abb. 16).
Abb. 16: Aufgaben werden einfach verschoben
Natürlich überprüft Windows nicht, ob Sie Ihr Aufgabenlimit überschreiten. Das müssen Sie schon selbst tun. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, ziehen Sie diese von "Doing" nach "Done". Üblicherweise lässt man die Aufgaben in der Done-Spalte bis zum nächsten Wochenrückblick oder bis zur nächsten Retrospektive dort stehen. Im Wochenrückblick oder in der Retro geht man die Aufgaben kurz durch und überlegt, was man aus der Bearbeitung gelernt hat.

Vorteile und Grenzen


Die Windows Bibliothek ist ein einfaches Bordmittel für den schnellen Zugriff auf Dateien. Ich sehe mehrere Vorteile:
  • Funktioniert auf jedem Windows-PC ab Windows 7 ohne Zusatzsoftware.
  • Jeder kann das Format, wie Aufgaben beschrieben werden, selbst festlegen. Manche nutzen einfache Textdateien. Andere kopieren die E-Mails dorthin. Wieder andere stehen vielleicht auf Excel-Formulare.
  • Die Aufgaben müssen nicht ins gleiche Format gepresst werden.
  • Die Textdateien sind schnell angelegt, ohne weitere Infos angeben zu müssen.
Natürlich gibt es auch ein paar Grenzen:
  • Die Limits werden nicht überprüft (Das macht Ihr Whiteboard aber auch nicht).
  • Wenn Teams ein gemeinsames Netzlaufwerk benutzen, muss sich jeder die Bibliothek manuell anlegen. Soweit ich es verstanden habe, gibt es noch keine guten Tools, um als IT-Administrator Bibliotheken für alle User automatisch anzulegen /3/.
  • Man kann keine Reports über alle Aufgaben erstellen.
Mit einer Bibliothek kann aber jeder einfach mal ausprobieren, ob er Kanban benutzen will oder nicht. Ich bin auf Ihre Kommentare gespannt.

Anmerkungen

  • /1/ Anderson, David J.: Kanban : evolutionäres Change Management für IT-Organisationen. 1. Aufl.. Köln: Dpunkt-Verlag, 2011.
  • /2/ Benson, Jim ; Barry, Tonianne DeMaria: Personal Kanban : Mapping Work, Navigating Life. Seattle: Modus Cooperandi Press, 2011.
  • /3/ Ich habe einen älteren Artikel mit Hintergrundinfos gefunden. Seker: Administratively Create and Modify Windows 7 Libraries, erschienen bei The Grim Admin, 16. April 2010, abrufbar unter http://www.grimadmin.com/article.php/creating-modifying-windows-7-libraries  

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