Direkt zum Hauptbereich

E-Mail-Postfach aufräumen - Eine Anleitung

Bild
Von
Eigentlich ist uns klar, dass wir besser unser Postfach regelmäßig aufräumen. Aber wie geht man eigentlich genau vor? Ich habe mir dazu ein paar Gedanken gemacht.
Ich habe im Netz nach ein paar Anleitungen zum Aufräumen des Postfachs gesucht. Damit bin ich aber nicht zufrieden:
  • E-Mail-Ordner und Dateisystem werden als getrennte Systeme gepflegt. Davon rate ich ab, denn sonst muss ich immer in zwei oder mehr Systemen nach Informationen suchen.
  • Die Anleitungen gehen nicht darauf ein, wie ich E-Mails Projekten oder Vorgängen zuordne.
  • Die Anleitungen gehen nicht darauf ein, was ich mit Aufgaben mache.
Sie müssen Ihren eigenen Weg mit E-Mails im Postfach finden. Mein Anspruch ist, dass ich mindestens einmal pro Woche alle Postfächer leere und alle E-Mails als Text- oder PDF-Datei beim entsprechenden Vorgang abgelegt werden. Das gilt sowohl für empfangene als auch für gesendete Objekte. Vielleicht finden Sie ja ein paar Ideen für sich.

Vorbereitung

Ich öffne mehrere Programme:
  • Mein E-Mail-Programm (Outlook)
  • Windows Explorer mit einem gewöhnlich leeren Ordner "Inbox" irgendwo auf meiner Festplatte.
  • Eine leere Textdatei für Todos (bzw. ein anderes Programm, um Aufgaben zu verwalten, vielleicht auch Outlook?)
Zur schnelleren Navigation in den Windows-Ordnern habe ich die Suchmaschine "Everything" von Void Tools bei mir installiert /1/.

Müll gleich löschen

Wenn ich mal wieder hunderte E-Mails in den Postfächern habe, muss ich mir überlegen, wie ich möglichst einfach möglichst viele E-Mails löschen können. Als erstes sortiere ich die E-Mails nach Typ (Abb. 1).
Abb. 1: E-Mails nach Typ sortieren
Mein Outlook speichert alle versendeten, angenommenen und abgelehnten Besprechungsanfragen. Die hebe ich nicht auf, weil die Ergebnisse in meinem Kalender stehen. Durch das Sortieren nach Typ kann ich alle Besprechungsanfragen und -annahmen markieren und Löschen.

Danach sortiere ich nach Absender ("Von", Abb. 2).
Abb. 2: E-Mails nach Absender ("Von") sortieren
Ich bekomme oft mehrere Werbe-E-Mails von verschiedenen Anbietern. Durch diese Sortierung stehen sie alle zusammen und ich kann wieder ganze Blöcke von E-Mails löschen. Früher habe ich mal mit Regeln bei Outlook gearbeitet. Aber heute benutze ich mehrere Geräte, um meine E-Mails zu lesen. Die Regeln funktionieren erst, wenn ich mein Outlook starte. Einige Newsletter und Mitgliedschaften kann man ja auch mal wieder kündigen.

Vorgänge identifizieren

Wie Sie wissen, bin ich ein großer Freund der prozess- oder vorgangsorientierten Ablage /2/. Das bedeutet, dass ich für alle Vorgänge einen eigenen Ordner auf meiner Festplatte habe. Wenn ich zum Beispiel Trainings gebe, gibt es für jedes Training einen eigenen Ordner. Bei der Planung einer Veranstaltung gehen schon mal ein paar E-Mails hin und her. Ich spreche mit dem Kunden, tausche Details mit dem Seminaranbieter aus, buche Fahrkarten und Hotels etc. Bei Outlook gibt es die Funktion, Gespräche anzuzeigen (Abb. 3).
Abb. 3: E-Mails nach Unterhaltungen gruppieren
In Abb. 3. haben Sie vielleicht das kleine Dreieck vor dem Betreff gesehen. Wenn Sie darauf klicken, werden auch die eigenen gesendeten E-Mails angezeigt.

Bevor ich die E-Mails ablege, schaue ich mir an, ob es Anhänge gibt, die ich speichern will. Die kommen in den o. g. Ordner "Inbox".

Jetzt markiere ich alle E-Mails, die zu einem Vorgang gehören, und speichere sie als Textdatei ab /3/. Dazu nutze ich eine kostenpflichtige Outlook-Erweiterung, die gleich den richtigen Dateinamen festlegt.

Im Standard landen alle Textdateien im o. g. Ordner "Inbox" im Dateisystem. Von dort verteile ich dann die E-Mails auf den richtigen Vorgangsordner. Mag vielleicht umständlich sein, aber so muss ich nicht im Outlook immer sagen, wohin gespeichert werden soll.

Das mache ich solange, bis alle E-Mails aus meinen Postfächern abgearbeitet wurden. Alle E-Mails kommen zu den Vorgängen oder zu den Meilenstein- oder Phasenordnern von meinen Projekten. Wenn es noch keinen Vorgang gibt, lege ich einen neuen Vorgangsordner dafür an.

Wissen in Wissensdokumenten notieren

Es gibt einige E-Mails, die Wissen verteilen. Dazu gehören für mich Informationen über neue Mitarbeiter oder geänderte interne Richtlinien. Dieses Wissen gehört nicht zu konkreten Vorgängen. Dafür müssen Sie auf der gleichen Ebene wie die Vorgänge einen Ordern "(Wissensdokumente)" anlegen.

Entweder legen Sie die E-Mail dort ab. Wenn Sie eigentlich nur ein paar Infos abspeichern wollen, können Sie auch eine Word-Datei aufmachen und den relevanten Text der E-Mail dorthin kopieren. Beispiel: Früher habe ich regelmäßig Informationen über Mitarbeiter bekommen, die neu in der Firma sind oder uns wieder verlassen haben. Dafür habe ich mir eine Word-Datei "Mitarbeiterinformationen.docx" angelegt. Für jeden Mitarbeiter habe ich mir eine Überschrift angelegt und darunter den Text der E-Mail gespeichert.

Termine gleich in den Kalender ziehen

Sofern ein Termin nicht als Besprechungsanfrage eintrifft, ziehe ich die ganze E-Mail in Outlook auf den Kalender und trage den Termin dort ein. Dann habe ich den Text direkt im Kalendereintrag.

Aufgaben gleich notieren

Wenn eine E-Mail eine Aufgabe enthält, notiere ich sie mir in einer Textdatei unter dem entsprechenden Vorgang. Dazu kopiere ich einfach den vollen Pfad von meiner Festplatte und schreibe die Aufgabe darunter (ein Tab eingerückt, eine Aufgabe pro Zeile).

Alternativ können Sie ja auch die E-Mail auf die Aufgabenliste in Outlook ziehen /3/, um sie als Aufgabe festzuhalten.

Das ist mein Ergebnis:
  • Alle irrelevanten Outlook-Objekte und Werbe-E-Mails wurden gelöscht.
  • Alle Termine und Aufgaben wurden im Kalender bzw. der Vorgangsliste notiert.
  • Alle Anhänge wurden herauskopiert.
  • Alle Anhänge und E-Mails wurden in die entsprechenden Vorgangsordner verschoben.

Lohnt sich der Aufwand?

Für mich ja. Bei allen Vorgängen weiß ich durch die letzten E-Mails, was der letzte Stand ist. Viele Anhänge verarbeite ich eh weiter. Ich muss also einiges ablegen. Durch das Bündeln in Vorgängen, kann ich Dokumente sehr schnell archivieren, wenn sie abgeschlossen sind.

Zudem suche ich nur in einem System, meinem Dateisystem. Zudem hat unser Team auf die Dokumente Zugriff, denn wir arbeiten mit einer gemeinsamen Ablage.

Auch wenn das regelmäßige Aufräumen etwas Zeit beansprucht (bei mir in Summe ca. 30 Sekunden/E-Mail), bin ich sicher, dass ich dadurch ein Vielfaches an Suchzeit gespart habe.

Nachtrag vom 09.01.2023: Ich habe bei YouTube zwei schöne Anleitungen von Tiago Forte gefunden, die ich gern empfehle: How I Answer Email in 17 Minutes a Day - My System (ca. 18 Min) und How I Clear My Emails and Get to Inbox Zero (ca. 27 Min.)

Anmerkungen


Labels:

Kommentare

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Von
Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Von
  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

Von
In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Von
Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Von
Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Agile Leadership – Führst du noch oder dienst du schon?

Von
Die Arbeitswelt verändert sich. Und das spüren nicht nur Führungskräfte, sondern vor allem Mitarbeitende. Immer mehr Menschen hinterfragen den Sinn ihrer Arbeit, erwarten Respekt, Vertrauen und eine Unternehmenskultur, die echte Zusammenarbeit ermöglicht. Studien wie die Gallup-Studie 2025 oder die EY-Jobstudie zeigen: Der Frust am Arbeitsplatz wächst – und mit ihm die Unzufriedenheit mit der Führung. Höchste Zeit, umzudenken. Genau hier setzt agile Führung an. 1. Warum agile Führung heute entscheidend ist  Klassische Führung – hierarchisch, kontrollierend, top-down – funktioniert immer weniger. Die Zahlen sind eindeutig:  Laut Gallup fühlen sich nur noch 45 % der deutschen Beschäftigten mit ihrem Leben zufrieden. Fast jede dritte Kündigung erfolgt wegen der Führungskraft. Nicht das Gehalt, sondern mangelnde Wertschätzung, fehlendes Vertrauen und ein schlechtes Arbeitsumfeld treiben Menschen aus Unternehmen.  Agile Führung bietet eine Alternative, die auf Vertrauen, Selbs...
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Von
Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen.  In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

Von
In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Von
Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.
Kommentar veröffentlichen
Mehr anzeigen