Heute schon an Weihnachten denken - Mit der Ablage Veranstaltungen vorbereiten

Vielleicht geht es Ihnen so wie mir: Für die Weihnachtszeit wollte ich gut vorbereitet sein, aber am Ende des Advents war noch viel Vorbereitung übrig. Jedes Jahr nehme ich mir vor, früher anzufangen. Und doch kommt immer wieder etwas dazwischen. Aber dieses Jahr wird es wirklich anders. Ich habe nämlich jetzt schon damit angefangen. Meinen Sie, dass ich verrückt bin?
Das Organisieren von Festen gehört zu den Kernprozessen von Familien (/1/). Deshalb gibt es nun in meiner privaten Ablage einen Ordner "Feste_vorbereiten". Für jede Feier gibt es einen eigenen Ordner, z. B.  "2014-12-24_Weihnachten".

Alle E-Mails und Dateien, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung anfallen, kommen in diesen Ordner. Beispielsweise habe ich schon zwei Textdateien (Geschenkeliste.txt und Weihnachtskartenliste.txt) angelegt:

• Meine Geschenkideen, die mir im Laufe des Jahres einfallen, trage ich in der Geschenkeliste ein. (Herbert Hertramph nutzt dafür natürlich Evernote /2/ und Sigrid hat die Daten bestimmt in einem OneNote-Notizbuch /3/).
• Alle Personen, die mir zu Weihnachten 2013 eine Karte oder eine E-Mail mit Weihnachtsgrüßen geschickt haben, werden in der Weihnachtskartenliste (gleich mit Adresse) notiert.

Sofern ich Gutscheine, Weihnachtsbriefe o. ä. erstelle, lege ich die Version vom letzten Jahr auch schon ab. Vielleicht kann ich die Dateien ja nochmal gebrauchen. Schließlich habe ich einiges an Zeit in diese Dokumente gesteckt. Wäre doch praktisch, wenn ich sie wieder verwende.

Außerdem habe ich eine Todoliste auf Basis der letzten Erfahrungen erstellt. Jetzt sind die Erinnerungen noch frisch. Zudem habe ich mir bei einigen Punkten notiert, wie viel Zeit ich wirklich dafür einplanen sollte.

Auf diese Weise habe ich das Wissen gesichert und gehe besser vorbereitet in die Weihnachtszeit 2014. Das Ganze hat keine 15 Minuten gedauert.

Was hat das nun mit Teamwork zu tun? Vielleicht gibt es ja auch in Ihrem Team Veranstaltungen, die vorbereitet werden müssen. Wenn Sie am Ende einer Veranstaltung wissen, dass sie wiederholt wird, legen Sie gleich einen neuen Ordner dafür an und kopieren die benutzten Dokumente vom letzten Mal dorthin. Für einige meiner Veranstaltungen (z. B. Trainings) habe ich sogar eine Musterordnerstruktur, die ich immer wieder nutze (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Musterordner für Trainings

Musterorder haben bei mir eckige Klammern (/4/). Dann stehen sie immer weit ober in der Sortierung. Wenn ein Seminartermin fest steht, lege ich dafür einen neuen Ordner an und kopiere dorthin die Musterordner. So kann ich auch schneller die ein- und ausgehenden E-Mails schneller dort ablegen. Wieder Zeit gespart.

Also dann "Frohe Weihnachten", falls ich nicht mehr dazu komme.

Anmerkungen

• /1/ Haben Sie mal überlegt, was Ihre Kernprozesse sind? Mir fallen spontan folgende Punkte ein: Reisen planen, Geschenke machen, Dinge kaufen
• /2/ Herbert Hertramph: Visuelle Geschenklisten anlegen, Evernote für Pfiffige, erschienen am 01.12.2013, abrufbar unter http://medienfakten.de/evernote-tips/visuelle-geschenklisten-anlegen/
• /3/ Sigrid Hess: Struktur ohne Chaos für das Team - mit OneNote Notizbüchern, Teamworkblog, erschienen am 16. Juli 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/07/struktur-ohne-chaos-fur-das-team-mit.html
• /4/ Die runden Klammer nutze ich schon für Wissensdokumente oder Vorlagen, z. B. "(Aktuelle Planung)".