Montag, 16. Juli 2012

Struktur ohne Chaos für das Team - mit OneNote Notizbüchern

OneNote ist im Lieferumfang jedes Office 2010 Paketes enthalten und eignet sich hervorragend dazu, „Wissensschnipsel“ im Team zu sammeln. OneNote kann nämlich mehrere Benutzer im gleichen Notizbuch verwalten! Legen Sie es in einem gemeinsamen Ordner ab und es kann losgehen.



Nein, nicht ganz. Zuerst brauchen Sie einen Plan dafür, was in das Notizbuch soll.

Pro Notizbuch gibt es folgende Hierarchiestufen:
  • Notizbuch
  • Abschnittsgruppe
  • Abschnitt
  • Seite
  • Unterseite
Dazu ein Beispiel:
  • Ich habe mir zum Beispiel ein Notizbuch für „EDV-Wissen“ angelegt.
  • Darin gibt es einen Abschnitt (Reiter) für jede Anwendung.
  • In solchen Abschnitten sammle ich die Informationen auf verschieden Seiten. Es gibt in den Abschnitten „Word“, „Excel“ und „Outlook“ jeweils eine Seite namens "Shortcuts". Dort sammle ich alle guten und hilfreichen Tastenkombinationen, die mir begegnen.
Vorher habe ich mir Gedanken gemacht, ob es nicht eine Seite für alle Anwendungen täte. Die Antwort war „nein“. Denn bei der zu erwartenden Fülle an Informationen würde die eine Seite schnell unübersichtlich. Nach zwei Jahren des Nutzens kann ich meine erste Einschätzung bestätigen.

Vergleichen Sie in Gedanken das Notizbuch mit einem ganzen Schrank statt mit einem normalen Ordner. Dann ist die Abschnittsgruppe das Regalbrett, der Abschnitt der Ordner und eine Seite das Register im Ordner. Eine OneNote Seite geht nicht zu Ende und kann auch noch eine Unterseite bekommen.

Abschnittsgruppen helfen, wenn es unübersichtlich wird. Wenn das Regalbrett voll ist, muss eben ein zweites her ;-).

Neue Seite erstellen: Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den rechten farbigen Bereich und wählen „Neue Seite“ oder „Neue Unterseite“.

Was nützt das im Team? Wir wissen mittlerweile, dass die Teamarbeit davon profitiert, wenn Kollegen ihre Informationen auch für andere bereitstellen. Wenn die Notizen gut strukturiert sind, sparen die anderen Kollegen Zeit beim Suchen.

OneNote bietet ein hervorragendes Zuhause für „lose Informationsenden“. Damit diese auch gefunden werden können, stehen Tags (leider heißen die hier auch Kategorien) zur Verfügung. Damit können die Informationen verschlagwortet und auch wieder mühelos gefunden werden.

Nächste Artikel dazu: Kategorien gezielt setzen, Echtzeitprotokolle und ein Office-Handbuch in OneNote.

Frohes Schaffen

Sigrid Hess

Kommentare:

  1. Danke für die kurze Übersicht, wie Sie die Notizbücher aufteilen. Ich suche auch gerade einen passenden Weg.

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    1. Gerne! Wenn Sie mögen helfe ich Ihnen gerne denken. Ich freue mich auch immer über Anwendungsideen aus der Praxis. Kontakt am besten s.hess(bei)effektiv-am-pc.de

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