Die Auswahl einer Dokumentenmanagement-Software wird in vielen Unternehmen sehr pragmatisch vorgenommen. Die Vorgabe ist meistens: es soll schnell gehen und nicht viel Aufwand kosten. Der oder die Projekt-Verantwortliche – oft jemand aus der IT – hört sich also um. Sie fragt bei Kollegen anderer Organisationen, was die denn so beschafft haben. Oder sie/er geht auf eine Messe und schaut, was es so an Produkten gibt. Im Internet gibt es auch „Rankinglisten“ von Beratungsfirmen: „die Top-Ten der DMS“. Die Beurteilungsmaßstäbe, mit denen das jeweilige Ranking erstellt wurde, sind nicht transparent. Meistens kommen die Marktführer als Top-Produkte heraus (was sie nach unseren Projekterfahrungen ganz und gar nicht sind).
Neben den geringen Ressourcen, die für eine DMS-Auswahl angesetzt werden, gibt es noch strukturelle Hindernisse. Sie lassen sich kurz so zusammenfassen:
- Die Entscheider kennen die Prozesse in ihrer Organisation nicht. Die IT zum Beispiel orientiert sich immer an Kriterien, bei denen sie sich auskennt, also technische Features. Aber nicht am Prozessnutzen.
- Die Mitarbeiter:innen, die ihre Prozesse aus dem Effeff kennen, werden nicht gefragt.
- Eine Vorstellung, was künftiges digitales Arbeiten vom heutigen Arbeiten in Silostrukturen unterscheiden könnte, hat weder die eine noch die andere Gruppe. Das ist kein Vorwurf, sondern es ist unvermeidlich. Erst wenn ich mit einer neuen Software arbeite, kriege ich vielleicht eine Ahnung, was alles möglich wäre. Dann aber ist die Software beschafft – und eventuell eine, die meine neuen Ideen gar nicht realisieren kann. – Ein wirklich unauflösliches Dilemma.
Eine Hilfe für Unternehmen, die sich Zeit zum Nachdenken nehmen
Wie also vorgehen, wenn man wenig Zeit hat und trotzdem nicht kopflos handeln will? Dazu haben wir aus Projekten, die wir in den letzten Jahren begleitet haben, eine Liste von Kriterien entwickelt, welche Features ein gutes DMS heutzutage anbieten muss. Die-se Liste stellen wir hier unseren Lesern zur Verfügung – also sowohl Unternehmen, Non-Profit-Organisationen als auch natürlich Beraterkollegen und (ganz wichtig) auch DMS-Herstellern. Vielleicht kann die Liste ja auch diesen oder jenen Anstoß zur Verbesserung ihrer Produkte geben.
Dabei handelt es sich um eine Liste von knapp 50 Kriterien, die ein gutes DMS erfüllen sollte. Die Kriterien wurden mit Anwendern aus verschiedenen Organisationen in den letzten Jahren aufgestellt. Die Kriterienliste sieht auszugsweise so aus:
Die „Normwortlisten“ sind ein gutes Beispiel dafür, was
- heutzutage problemlos von einem DMS geleistet werden kann;
- was aber von geschätzt 90% der heute auf dem Markt befindlichen Pro-dukte nicht geleistet wird;
- woran die Entscheider meistens nicht denken, wenn sie an die Auswahl gehen.
Gliederung in 14 Kategorien von Anforderungen
Die Einzelanforderungen sind in 14 Kategorien gegliedert:
Die Kategorien stehen nicht zusammenhanglos nebeneinander. Sondern sie bilden jeweils einzelne Sichtweisen auf das Gesamtkonzept des „prozessorientierten Dokumentenmanagements“.
Vier Möglichkeiten, die Kriterienliste zu nutzen
Die Kriterienliste kann man auf verschiedene Weise nutzen:
- Man kann die Liste erst einmal intern nutzen, um sie auf das eigene Unternehmen zuzuschneiden. In einem Workshop mit Mitarbeiter:innen kann man Kriterien einfügen, die für die eigene Organisation besonders wichtig sind, und andere streichen. Oder auch die Gewichtung in der Spalte „Relevanz“ ändern.
- Man kann die so individualisierte Kriterienliste an verschiedene Hersteller schicken und diese die Liste ausfüllen lassen (also eine Selbstauskunft; es gibt allerdings Hersteller, deren Vertrieb ohne viel Skrupel alle Kriterien als „erfüllt“ ankreuzt).
- Man kann die Liste als eine Art „Drehbuch“ für Präsentationen durch Hersteller verwenden. Dann ist man sicher, dass für jedes Produkt die gleichen Anforderungen vorgeführt werden und nicht nur die „Rosinen“ herausgepickt werden, bei denen das eigene Produkt gut dasteht.
- Schließlich können Unternehmen, die schon ein DMS haben, prüfen, ob sie nicht vielleicht doch das falsche Produkt bezogen haben. Mittlerweile ist gerade bei einigen unter den etwa sieben Marktführern, die sich auf ihren Umsatzzahlen der letzten Jahre ausgeruht haben, der Abstand zu den Spitzenprodukten so groß geworden, dass er uneinholbar sein dürfte. In solchen Fällen kann ein Umstieg auf ein neues, besseres DMS tatsächlich lohnend sein.
Zu Möglichkeit 2: Im Kopf der Tabelle gibt es Felder, in die man Angaben zu Hersteller und Produkt eintragen kann.
Manchmal ist es nicht der Hersteller, der die Liste ausfüllt, sondern ein Systemhaus, das das Produkt vertreibt. Oder eben ein Projektleiter aus einer Organisation, die das DMS eingeführt hat. Dazu dient das Feld „Quelle“.
Der ganze Block im Tabellenkopf ist dann wichtig, wenn man die Liste in Bezug auf mehrere verschiedene DM-System ausfüllen lässt und sie zum Vergleich nutzen will.
Kostenloser Download
Jeder Leser kann sich die Kriterienliste kostenlos herunterladen: https://url.td/cu5Dp
Allerdings: Nach unseren Projekterfahrungen kann unsere "Kriterienliste" nicht einfach kopiert und in einem Projekt eingesetzt werden. Damit man z.B. in einer Bieterpräsentation in eine Diskussion auf Augenhöhe mit einem Vertreter der Softwarefirma kommt, muss man das Gesamtkonzept gut verstehen, das hinter den rund 50 Einzelanforderungen steckt. Das ist das System des Prozessorientierten Dokumenten- und Vorgangsmanagements.
Deshalb mache ich gleichzeitig ein Coachingangebot. Ich biete ein einstündiges individuelles Gespräch an, um zu erfahren, welche Anwendung des Kriterienkatalogs ihr plant. Um damit zu einer guten Anwendung unseres Tools zu kommen, abgestimmt auf die aktuellen Bedarfe und die Größe eurer Organisation. Und eventuell Anregungen zu erhalten, um unsere Liste zu verbessern. Hier der Link auf die Anmeldeseite: https://www.commonsenseteam.de/kontakt/ (dort sind zwar nur 25 Minuten angeboten, aber die Dauer ist 60 Minuten).
Kommentare
Kommentar veröffentlichen