Wie läuft ein Projekt zum Entwickeln von Szenarien ab?

Seit 2016 beschäftigen Edgar und ich uns intensiv mit der Szenariotechnik. Szenarien sind ein wirkungsvolles Werkzeug, um Projekte oder ganze Geschäftsmodelle auf ihre Zukunftstauglichkeit zu testen.

Wozu braucht man Szenarien?

Unten ist ein Foto aus unserem Workshop zur strategischen Planung mit Hilfe von Szenarien, den wir auf dem Scrum Day 2025 in Stuttgart gegeben haben. Das Feedback der Beteiligten war wirklich gut, was uns gefreut hatte.

Besonders, weil wir offenbar rübergebracht hatten: Szenarien - und die Szenarienarbeit - könnten das Element sein, das hilft, Bewegung und Motivation in einer Unternehmung zielgerichtet zu befördern. 

Der Ansatz im Workshop war - und das ist eben auch der Ansatz der Szenarienarbeit -, einfach durchzuspielen, was passieren könnte, um dann zu überlegen, wie wir handeln könnten bzw. müssten. 

Statt also die Vorteile neuer Arbeitsweisen herauszuheben und zu "verkaufen", spielen wir gemeinsam gedanklich mit den Betroffenen durch: Was wäre, wenn? 

Das ist viel einfacher. Und motivierender. Denn: Die kompetenten und betroffenen ExpertInnen aus den wichtigsten Bereichen sind gleich von Anfang beteiligt. Mit all ihrem Wissen und ihren Fragen.

Edgar und Jan auf dem Scrum Day 2025

Daneben haben Szenarien aber noch weitere Vorteile:

• Szenarien eignen sich gut, das aktuelle Geschäftsmodell oder neue Projekte auf ihre Überlebensfähigkeit zu testen, also die Frage zu klären: Ist das alles wirklich die gute Idee, für die wir sie im Moment halten? In diesem Schritt zeigt sich, dass Szenarien keine Prognosen sind! Sie sind Lernwerkzeuge. Alle, die am Projekt teilnehmen, lernen im Durchspielen möglicher (ist nicht gleich realistischer!) Szenarien, auf welchen wichtigen Annahmen unsere Entscheidungen und das gesamte aktuelle Vorhaben ruht (z.B. eben auch das gesamte Geschäftsmodell). Indem wir hier unsere kritischen Annahmen herausarbeiten, auf die es wirklich ankommt, bereiten wir uns auf die Zukunft vor. Für den Fall der Fälle, der eintreffen kann, aber nicht muss. 
  
  
• Szenarien erleichtern so, Strategien auf Leitungsebene zu entwickeln. Denn sie verlangen nicht, dass man sich auf ein spezifisches Szenario einigt. Es können mehrere Sichtweisen nebeneinander stehen lassen. Das ist so gewollt und einer der entscheidenden Vorteile der Szenarioarabeit: Denn niemand kann mit Sicherheit sagen, was geschehen wird. Niemand hat Recht.
  Unsere Kunden melden uns immer wieder zurück, dass sie dies in der Diskussion über die künftige Strategie als enorme Befreiung und erlebt haben, weil das Geziehe und Gezerre über die Deutungshoheit der Zukunft sie nicht mehr abgelenkt hat.
  
  
• Szenarien helfen dabei - und das ist mit der größte Pluspunkt -, Strategie im ganzen Unternehmen zu erklären und zu verbreiten. Vor allem Mitarbeitende auf der operativen Ebene sagen oft, dass sie gar nicht wissen, wo das Unternehmen hinsteuert. Szenarien transportieren das einfach,  effizient und - wenn es richtig gut läuft - sogar, dass man auch noch Spaß hat dabei.

Wer profitiert von der Arbeit mit Szenarien?

Die Arbeit mit Szenarien ist ein guter Mittelweg zwischen zwei Extremen. Einerseits gibt es die Denkschule des "weisen Generals", der den Weg vorgibt: Alles wird "von Oben", also einem kompetenten Management geplant. Die Idee: Das Unternehmen funktioniert nach einem "Schaltplan", fast wie ein Uhrwerk. Das Management überblickt alle wichtigen Themen, gibt entsprechende Aufträge und kontrolliert, ob sie abgearbeitet werden.

Auf der anderen Seite gibt es die Fraktion, wir wollen sie mal die Desillusionierten nennen, die davon ausgehen, dass Strategie eine Illusion ist. Etwas, das nur im Nachhinein zu erkennen sei.

Auch hier führt die Szenarienarbeit auf elegante und gute Weise diese beiden Pole gut zusammen. Denn mit dem Durchspielen von Szenarien bekommen wir konkrete Ideen für Aufgaben, die wir dann auf drei Ebenen umsetzen können. (Und das sogar meist ohne, dass es einen expliziten Auftrag bräuchte. Das ist magisch. Man nennt es: Motivation. ;)):

• Die Unternehmensleitung kann sich auf die Zukunft vorbereiten, recherchieren, finanzieren, planen und: Kommunizieren, so dass Führungskräfte und Mitarbeitende die Zusammenhängen kennen.
• Führungskräfte können unabhängig von "Ansagen von oben", aber gemäß der angepeilten Geschäftsentwicklung und Geschäftsklima eigene Ideen entwickeln, um ihren Teil des Business oder ihre Projekte voranzutreiben und auch: abzusichern.
• Mitarbeitende wissen und verstehen so besser, was dem Unternehmen wichtig ist und worauf es im Alltag - in ihrem Tätigkeitsbereich - ankommt. So können sie das, was sie tagtäglich erleben, besser einordnen und interpretieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie so besser entscheiden, und/oder wichtige, relevante Veränderungen und Informationen schneller an die Entscheider weitergeben, ist so am größten. 

Strategische Arbeit soll die Zukunft des Unternehmens sichern. Mit Szenarien kommt sie von der Theorie in die praktische Umsetzung. 

Wie läuft ein Szenarienprojekt ab?

1. Auftragsklärung: Für welchen Rahmen entwickeln wir Szenarien? Auf was müssen wir uns in den nächsten Jahren konkret einstellen?
   
   
2. Planung des Auftaktworkshops: Szenarien brauchen unterschiedliche Sichtweisen. Wir beteiligen deshalb gern Menschen aus allen Hierarchiestufen, ggf. sogar auch externe Personen, z.B. wichtige Lieferanten und Kunden (Lean, Agile). Diese Personen sollten mit Bedacht ausgewählt und auf ihre Beteiligung vorbereitet werden (Vertrauen, Sicherheit, Kompetenz).
   
   
3. Auftaktworkshop: Alle Beteiligten lernen Sinn, Technik und Vorgehen der Szenarienarbeit kennen. Wir entwickeln die ersten Grundszenarien und formulieren die ersten Forschungsfragen. Ein Kernteam wird gebildet, das die weitere Arbeit organisiert.
   
   
4. Datenaufbereitung über mehrere Monate: Szenarien sind nicht einfach aus dem Bauch heraus erzählte Geschichten, sondern plausible Narrative. Dafür braucht es eine gut recherchierte Daten- und Informationsbasis. Das eigentliche, tiefe Lernen entsteht im schritt- und schleifenweise Entwickeln von einigen wenigen relevanten Szenarien. Genau das ist der Lernweg, den wir über die gemeinsame Zusammenarbeit des Szenarienteams über mehrere Monate anstoßen wollen. Das Kernteam und ausgewählte Personen und zum Teil externe Experten treffen sich einmal im Monat, um die Daten und Zusammenhänge zu besprechen und die Szenarien zu verfeinern. Manchmal ist notwendig, gesonderte Workshops zu machen, um bestimmte Dinge auszuarbeiten.
   
   
5. Finalisierung der Szenarien: Aus den Grundszenarien und den Daten entstehen mehrere Szenarien. Sie sind nicht dazu zu da, zu beschreiben, wie sich das Unternehmen verhalten sollte. Das kommt in einem gesonderten Schritt. Sie zeigen lediglich, wie sich die Welt verändern könnte. Das erst versetzt uns in die Lage, die Was-wäre-wenn-Frage zu stellen und davon ableiten zu können, was das für uns bzw. das Unternehmen, das Geschäftsmodell, das Projekt etc. bedeutet. Relevante Dinge und Besonderheiten fallen uns am besten auf, wenn wir mehrere Szenarien parallel vergleichen. So sehen wir, auf was es in jedem Fall zukünftig ankommt. 
   
   
6. Vorstellung der Szenarien im Unternehmen: Die relevanten, fertigen, abgeschlossenen und verabschiedeten (!) Szenarien werden möglichst breit im Unternehmen in unterschiedlichen Runden, Gremien oder Arbeitsgruppen vorgestellt und anschließend diskutiert. Die Beteiligten diskutieren Frühwarnsysteme, vorbereitende und absichernde Maßnahmen (siehe nächste Abbildung). Sie entwickeln ein Gespür für die wichtigen Entwicklungen in der Außenwelt. So werden alle Mitarbeitenden zu noch bessere Augen und Ohren des Unternehmens.

Mit Szenarien bereiten wir uns auf Zukunft vor.

Nach der Diskussion der Szenarien geschehen dann noch zwei Dinge:

1. Führungskräfte gehen mit den Ergebnissen der Diskussionen in ihre strategische Planung, die so nur besser werden kann. Denn sie haben vorher das gesamte Know-How der gesamten Unternehmung eingesammelt.
   
   
2. Mitarbeiter reagieren sofort und eigentlich auch ohne, dass es irgendeines Auftrags bedarf schneller auf veränderte wichtige äußere Umstände ("Ist das nicht ein Ereignis, das wir aus dem Szenario 'Die Albatrosse heben ab' kennen? Das bedeutet doch, dass wir uns jetzt schnell um das Thema X kümmern sollten.")

Warum ein Projekt mit Edgar und Jan?

Edgar und ich arbeiten schon lange und erfolgreich mit Szenarien. Wir kennen viele unterschiedliche Branchen und Organisationen - auch jeder Größe. 

Unser Fokus ist nicht die Technik an sich. Uns geht es um gute Szenarien- und Strategie-Ergebnisse für unsere Kunden und Kundinnen. Heißt für uns, dass die gesamte Organisation im Endeffekt flexibler, fokussierter, zielgerichteter und auch so sicher wie möglich an den gewünschten Ergebnissen arbeitet.  

Mitarbeitende und Führungskräfte sind diejenigen, die die Szenarien und Ideen entwickeln, nicht wir.  Unser Job ist, die Beteiligten durch diesen Prozess zu leiten, damit die guten Ergebnisse herauskommen.

Wichtig ist uns deshalb, dass wir so kurz wie möglich die Technik vermitteln, um dann möglichst schnell die Kundinnen und Kunden ihre Szenarien entwickeln zu lassen. Wir geben den Rahmen, unterstützen in der Technik und geben - gelegentlich - auch inhaltliche Hinweise, wenn sie gewünscht oder geboten sind. 


Interesse? Nehmt gern Kontakt über LinkedIn mit Edgar oder Jan auf. 

 

 (In diesem Blog gibt es eine Übersichtsseite zum Thema Szenariobasierte Planung.)