Checkliste: Ein Fachbuch mit vielen Autor:innen schreiben (Learnings aus 3 Jahren)

Was gibt es zu beachten, wenn viele Menschen gemeinsam ein Buch schreiben? Ein Fachbuch mit 20 Autor:innen zu koordinieren, ist eine Mammutaufgabe. Was ist wichtiger: das Team oder die Technik? Wir geben einen Einblick in unsere Arbeit für das Buch „Agile Verwaltung 2024“.

Im September 2024 erschien unser Buch „Agile Verwaltung 2040“

Im März 2021 kam die Frage auf, wie eine Verwaltung im Jahr 2040 aussehen könnte. Wir wollten wissen, wie es aussehen würde, wenn eine Verwaltungseinheit agil arbeiten würde.

Wir haben über das Forum Agile Verwaltung nach Menschen gesucht, die vielleicht eine Antwort darauf haben. In den drei Jahren haben wir verschiedene Dinge ausprobiert, um zu einem Ergebnis zu kommen.

Die Arbeit begann mit einer Diskussion über Werte. Im Februar 2022 haben wir mit dem ersten Literaturcafé (online) angefangen. In dem Literaturcafé haben einzelne Autor:innen Ideen für ein Kapitel vorgestellt und Feedback bekommen. Wir haben mehrere Cafés veranstaltet. Ab Dezember 2022 haben wir auch Schreibwerkstätten online angeboten. Dort ging es eher um praktische Dinge des Schreibens.

Parallel hat sich das Team der Herausgeber:innen (Alexander, Christiane, Peter, Wolf, Jan) regelmäßig getroffen, um den Fortschritt zu verfolgen und um die nächsten Termine vorzubereiten.

Die ganz heiße Phase begann Anfang 2024. Wir hatten einen Verlag gefunden. Jetzt wurde es ernst. Die finalen Texte mussten eingesammelt werden. Die Rechtschreibung musste geprüft werden. Bilder würden erstellt, Formatierungen angepasst. Die Herausgeber:innen mussten alle Kapitel untereinander verbinden, damit ein roter Faden erkennbar ist. Der Carl-Auer-Verlag hat uns sehr gut betreut. (Diese hohe Qualität kannte ich aus anderen Buchprojekten bisher nicht.)

Die Herausgeber:innen bei der Retrospektive

Im Oktober 2024 haben sich die Herausgeber:innen zu einer Retrospektive getroffen. Was hat uns bei der Arbeit Spaß gemacht? Was haben wir gelernt? Was würden wir beim nächsten Mal anders machen? Gehen wir die einzelnen Punkte einmal durch.

Zusammenarbeit im Team und mit den Autor:innen

Die Herausgeber:innen haben schnell zusammengefunden. Ohne große Abstimmung alle ihre Rolle im Team gefunden. Es gab immer wieder Termine und Phasen, die uns Kraft gekostet haben. Aber es gab auch immer jemanden, der genug Energie für den nächsten Schritt hatte und die anderen mitzog.

Erkenntnisse aus der Zusammenarbeit

Am Anfang haben sich viele Autor:innen zur Mitarbeit gemeldet. Nach der Diskussion der Werte haben sich einige Leute verabschiedet, weil sie nicht sicher waren, ob oder was sie konkret beitragen können.

Einige Leute haben wir verloren, weil sich der Schreibprozess über zwei Jahre hinzog. In der Schlussphase konnten wir ein paar Texte nicht ins Buch aufnehmen, weil sie nicht rechtzeitig abgeliefert wurden. Es gab ein paar Themen, die uns sehr interessiert haben. Dafür haben wir keine Autor:innen gefunden.

Ein Großteil unserer Arbeit bestand darin, mit den Autor:innen in Kontakt zu bleiben, um an die fertigen Texte zu gelangen. In der Schlussphase hat jeder aus dem Team Kapitel geprüft. Das war auch nochmal viel Arbeit.

Tools und Struktur

Wir haben mit verschiedenen Tools und Strukturen experimentiert, um die Texte einzusammeln (Sciebo, Google Docs) und um den Fortschritt zu verfolgen (Miro, Excel/Google Docs).

Das hat nicht so gut funktioniert. Die Struktur war nicht immer klar. Und wir haben sie nicht immer eingefordert. Bei der Meilensteinplanung waren wir zu genau (15 Meilensteine für jedes Kapitel). Wir haben nicht beachtet, dass viele Texte gar nicht so linear und direkt entstehen. Es gab Rücksprünge und offene Fäden. 

Wir hatten gleich zu Anfang unsere Erwartungen an die Qualität der Texte formuliert. Aber einige Autor:innen haben diese Erwartungen nicht bemerkt. Oder sie wussten nicht, wie sie diese Erwartungen erfüllen können.

Checkliste

Die Autor:innen und Herausgeber:innen haben ehrenamtlich am Buch mitgewirkt. Ich wünsche mir, dass diese Arbeit überwiegend Spaß macht. Zumindest sollte sie nicht stressen. Wir haben ein paar Punkte zur Verbesserung erkannt, die wir beim nächsten Buchprojekt anders machen würden.

1. Mehr Vorgaben beim Thema: In diesem Buchprojekt waren wir sehr offen bei der Themenauswahl. Beim nächsten Mal würden wir die Einladung etwas anders formulieren. Wir würden sicherlich stärker vorgeben, auf welche Fragen wir uns eine Antwort wünschen.
2. Mehr Vorgaben zu Schreibzeiten und Abgabeterminen: Alle Autor:innen haben unterschätzt, wie viel Arbeit das Erstellen und vor allem das Überarbeiten der Texte macht. Die meisten dachten, dass sie das nebenbei irgendwie schaffen. Man muss sich dafür Zeiten blocken. Vielleicht setzen wir beim nächsten Mal eine Schreibwoche an. Die meisten Texte wurden zu zweit erstellt. Die Paare haben uns zurückgemeldet, dass gemeinsam geblockte Zeiten und Pair-Writing ihnen geholfen haben.
3. Mehr Struktur und bessere Tools: Google Docs war schwierig, weil beim Transfer von Word auf Google Docs Formatierungen verloren gingen. Insgesamt gab es eine große Breite, wie die Autor:innen ihre Texte formatiert haben. Die Herausgeber:innen haben die Texte manuell übertragen. Das war viel Arbeit.
4. Früher Ergebnisse zeigen: Wolf hat irgendwann aus den bis dahin eingereichten Texten eine Nullnummer erstellt. Da war zum ersten Mal die künftige Form des Buchs erkennbar. Damit würden wir früher anfangen.
5. Autorinnen und Autoren gerade zu Beginn besser betreuen: (siehe unten) 

Verbesserungsideen für das nächste Projekt

Für ein nächstes Buchprojekt könnten wir uns folgende Struktur vorstellen:

• Herausgeber:innen festlegen. Themen oder Fragestellungen definieren.
• Suche nach Autor:innen
• Ablagestruktur für die Texte, Vorgaben für die Tools machen. Ein einfaches Board zur Nachverfolgung aufbauen.
• Vorphase: Themen sammeln, Feedback einholen, Recherche
• Konzentrierte Schreibphase: Texte werden allein oder in Paaren erstellt, geprüft und überarbeitet.
• Nacharbeiten und Schlussredaktion.

Vielleicht bekommt man das in einem halben Jahr hin. Ein Thema haben wir unterschätzt: die Entwicklung der Autor:innen.

Es lohnt sich, Zeit in die Autor:innen zu investieren

Es hat uns am Ende viel Zeit gekostet, die Texte zu überarbeiten. Ich habe im Teamwork-Blog schon aufgeschrieben, was zu einer Überarbeitung der Texte gehört. Einige Autor:innen haben gut auf unser Feedback reagiert und die Texte überarbeitet.

Andere Autor:innen haben diese Punkte nicht verstanden oder wussten nicht, wie sie den Text genau überarbeiten können. Nicht nur aus meiner Sicht sind das grundlegende Punkte, die die Lesbarkeit und die Verständlichkeit von Texten verbessern. Vielleicht war ihnen auch nicht klar, dass diese Punkte auch ihre Texte verständlicher machen. 

Es wäre für mich besser gewesen, jeden Autor, jede Autorin gleich am Anfang anzusprechen, um über gute Texte zu sprechen. Auch während des Schreibens hätte ich vielleicht ab und zu nachfragen können. Ich hätte ein paar Schwierigkeiten früher mitbekommen und eher eine Chance gehabt, auf den Text einzuwirken. Kurz vor der Abgabe hat Keine:r mehr Lust, den Text anzufassen.

Wir wissen noch nicht, ob wir ein nächstes Buchprojekt starten. Im Dezember treffen wir uns mit den Autor:innen. Da gibt es auch noch einmal Feedback.

Der Artikel "Wie schreibt man ein Fachbuch mit vielen Autor:innen?" erschien zuerst am 30.10.2024 im Teamworkblog.