Direkt zum Hauptbereich

Why are digital transformation projects that tough? An analogy

Projects to digitize processes take longer than those involved in the project would like. In dialog with AI text generators, it has become clear to me why this is the case. Perhaps the analogy in this article will help us to design projects differently.

What does finished digitalization look like?

I'll start by describing a digital workplace so that we can develop a common idea. Characteristics are:

  • Empty mailboxes
  • One common filing system, separated into ongoing and completed cases
  • One common filing system, organized by processes
  • A system in which all cases can be found
  • Secure access to the processes at any time, from anywhere
  • Processes can be triggered securely from the outside; overarching, secure collaboration
  • Service providers (incl. AI) take over parts of the work (incl. data protection-compliant data processing).

All participants have agreed on common systems and use them consistently and consistently. 

Digitalization is different

There were also major changes in the world of work in the past, e.g. the industrial revolution, the introduction of electric power or the introduction of the Internet. But this is where digitalization differs: in the aforementioned changes, the producers were different people than the consumers, i.e., you could buy electricity or access to the Internet.

With digitalization, the users are also the producers of the change. So you can't buy digitalization, you have to do it yourself. In other projects, we unconsciously have the image of a craftsperson in our minds. We go to this person and ask them to make us a piece of furniture. We talk about the wishes, the measurements, money and deadlines.

With digitalization, we are the craftsmen ourselves. What analogy can we think of for projects in which we ourselves are users and craftsmen?

Digital transformation projects are like cleaning up the apartment

We can take many examples from personal life: Exercising and losing weight, getting healthy after an illness, taking a vacation. These are all examples where we ourselves are the beneficiaries but also the ones doing the work. No doctor can get well vicariously through the patient. Nor can we send another person on vacation for us and then come back refreshed.

Digital transformation projects are like cleaning up the apartment (Source: unsplash.com)

As a comparison for digitalization, I like the analogy of cleaning up our own apartment:

  • We know our own home best.
  • We have created the clutter ourselves in the past.
  • We know best about the objects in the apartment.
  • We benefit ourselves when the apartment is tidy.
  • We can get ideas from elsewhere, but we have to clean up ourselves.

Of course, if the mess gets on top of you, you could move to a new furnished apartment. Most people will rather use opportunities and routines to keep or bring the apartment in a nice condition. 

What routines have we developed over time to keep things tidy? Here are a few examples:

  • Doing the dishes after cooking.
  • Making the beds before leaving the house.
  • Cleaning sanitary areas regularly.
  • Emptying the desk before leaving the office.
  • Disposing of old items for new ones.

We could apply these routines to digitalization as well, for example:

  • Regularly clean up the desktop, downloads folder, and mailboxes.
  • Save documents already created as templates for a process.
  • Archive completed processes.

Some people also use certain occasions to declutter, for example:

  • A garden party is the occasion to tidy up the garden.
  • A new kitchen or a new sofa is the occasion to tidy up the kitchen or the living room.
  • An announced visit is the occasion for the preparation of the guest room.

The hiring of a new employee, new software, new legal requirements, etc. could be occasions to digitize processes. 

Where do we start tidying up? Usually in the places where we spend a lot of time or where we receive guests. The digital counterpart is our core processes.

How do we tidy up? We could take a cue from Marie Kondo or from 5S. In the KonMari method, you tackle groups of items. You start with those that can be retrieved quickly when in doubt (e.g., books or clothing). The most difficult items to recover are very personal items or written documents. In the process world, groups can also be formed with which one can start quickly.

Summary

Let's say goodbye to the image of a digitalization project. Digital transformation projects are like cleaning up one's own apartment or - even more unpleasantly - like cleaning up one's shared apartment. Like rooms and objects, there are processes and documents or information in the digitized world. Instead of planning a project, it is easier to agree as a team on routines and occasions when we tidy up. In this new analogy, digitization becomes an ongoing process. But we can deal with it.

 

This text is the English translation of the post Warum sind Digitalisierungsprojekte so zäh? Eine Analogie here in the Teamworkblog from July, 31st, 2023.


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Schuld war gestern – Verantwortung ist heute

Wer hat's verbockt? Die klassische Frage. Und doch  hilft sie selten wirklich weiter – schon gar nicht, wenn es um echte, erfolgreiche Zusammenarbeit geht. Was stattdessen tun? Mehr Verantwortung übernehmen.

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen.  In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...

Agile Leadership – Führst du noch oder dienst du schon?

Die Arbeitswelt verändert sich. Und das spüren nicht nur Führungskräfte, sondern vor allem Mitarbeitende. Immer mehr Menschen hinterfragen den Sinn ihrer Arbeit, erwarten Respekt, Vertrauen und eine Unternehmenskultur, die echte Zusammenarbeit ermöglicht. Studien wie die Gallup-Studie 2025 oder die EY-Jobstudie zeigen: Der Frust am Arbeitsplatz wächst – und mit ihm die Unzufriedenheit mit der Führung. Höchste Zeit, umzudenken. Genau hier setzt agile Führung an. 1. Warum agile Führung heute entscheidend ist  Klassische Führung – hierarchisch, kontrollierend, top-down – funktioniert immer weniger. Die Zahlen sind eindeutig:  Laut Gallup fühlen sich nur noch 45 % der deutschen Beschäftigten mit ihrem Leben zufrieden. Fast jede dritte Kündigung erfolgt wegen der Führungskraft. Nicht das Gehalt, sondern mangelnde Wertschätzung, fehlendes Vertrauen und ein schlechtes Arbeitsumfeld treiben Menschen aus Unternehmen.  Agile Führung bietet eine Alternative, die auf Vertrauen, Selbs...

Fragen zur Lieferfähigkeit für Scrum Master:innen

Wenn Unternehmen ihre Arbeitsweise ändern, muss eine neue zu besseren Ergebnissen führen. Scrum und Co. sind da keine Ausnahmen. Welche Fragen kann ein neuer Scrum Master seinem Team, seinem Bereich oder seiner Organisation stellen, um seine Arbeit zu organisieren?