Direkt zum Hauptbereich

Tooling #1: Der gute alte Backlog

Manchmal werde ich gefragt, was die wichtigsten Tools für meine Arbeit sind. Machen wir also Inventur und betreiben Werkzeugpflege. First things first: Der gute alte Backlog.

 

Foto vom Autor

Here you find an English version.

Vielleicht ist es ja Simon Sineks inzwischen berühmt gewordenen Ted Talk über den „Golden Circle“ zu verdanken, dass „Start with why!“ seit einigen Jahren fester Bestandteil eines jeden Berater-Repertoires ist./1/ Ich zumindest war und bin sehr inspiriert davon.

Bis Simon Sinek (naja) galt folgende Reihenfolge (hier in meinen Worten wiedergegeben):

  1. WHAT - Was tun wir? Welche Produkte und Dienstleistungen bieten wir an? Was können die?
  2. HOW - Wie tun wir‘s? Welche technischen und sonstigen Ansätze verfolgen wir? Was macht uns, unser Produkt/unsere Dienstleistung aus? Wo sind wir besser als die Konkurrenz? 
  3. WHY - Warum tun wir‘s? Warum von uns kaufen oder mit uns zusammenarbeiten?

Heute folgen viele Sineks eingängigem Vorschlag, in umgekehrter Reihung vorzugehen. Bevor wir also darüber sprechen, welches Projekt oder Produkt wir wie umsetzen, kümmern wir uns um grundsätzlichere Fragen. Werte-, Visions- und Missions-Workshops werden veranstaltet, Coaching-Runden gedreht und Canvas ausgefüllt. Denn zuerst ist die Warum-Frage zu klären: Warum tun wir was? Was ist uns wichtig? Bei diesem Projekt, bei diesem Produkt, für uns als Geschäftsfürung, als Firma, als Team?


Das macht Sinn. Denn Antworten auf diese Fragen helfen uns zu entscheiden, mit genau welchem Ziel wir genau was in genau welche Sache investieren. (Vor allem dann, wenn wir unsere Hausaufgaben gemacht haben: Was erwartet wer in der Sache: Wir, unsere Kunden, unsere Geldgeber und sonstigen Stakeholder? Inhaltlich, finanziell, strategisch? Sind die Erwartungen realistisch?)

Trotzdem beginne ich selten damit. Denn nach meiner Erfahrung verzögert das gute Ergebnisse. Manchmal verhindert es sie sogar. 

  

Wenn Menschen Hilfe suchen, haben sie handfeste, konkrete Probleme: Was tun? Wie entscheiden? Nehmen wir den neuen Auftrag an? Sollen wir am Produkt XYZ weiterentwickeln, wo wir doch sowieso zu viel zu tun haben? Welches der vielen parallelen Projekte ist das wichtigste?


Photo by Kvalifik on Unsplash

Die deshalb am TUN so interessierten Klienten spüren: Es! Muss! Jetzt! Konkret! Etwas! Geschehen! (Und da haben sie oft Recht.) Sie haben andere Sorgen, als dass sie sich mit den (in ihren Augen) zwar irgendwie wichtigen, aber momentan eben doch zweitrangigen, weil nicht akuten Fragen beschäftigen wollten oder könnten.

Außerdem empfinden die meisten die Situation als bedrohlich, wodurch sie einen Tunnelblick bekommen und in starren Bahnen denken und handeln. Sie vertrauen dann den eigenen Problemlösungsfähigkeiten wenig und können in diesem “Stuck-State” ihr Können (Ressourcen) nicht abrufen. Deshalb wenden sie sich ja an einen Berater.


 

Selbst wenn ihnen ein nach allen Regeln der Kunst ausformuliertes „Why“ samt formvollendetem Werte-Set - jetzt, in genau dieser Sekunde - sogar sehr praktisch helfen könnte (was der Fall ist): Sie sehen es nicht. Und sie können es auch momentan nicht sehen.


In dieser Lage an grundsätzlichen und zentralen Fragen des „Why“ zu arbeiten, hilft deshalb nicht und dürfte sogar schädlich wirken. Denn es wäre mit großem Widerstand zu rechnen. Was also tun?


Meine Antwort: Sich möglichst schnell - gemeinsam - den Backlog vornehmen! Ist noch keiner vorhanden, schnellstmöglich einen aufbauen! 

 

Photo by Startaê Team on Unsplash

Warum so schnell wie möglich an den Backlog ran?

  1. Signalwirkung/Sicherheit geben: Endlich aufatmen. Endlich Hilfe. Und dann auch noch mit Plan. Endlich ohne Umschweife Dinge erledigen! Klienten fühlen sich so verstanden und in ihrer Not ernst genommen und wertgeschätzt (das zumindest meine Vermutung und Hoffnung). Und das ist keinesfalls von mir nur vorgeblendet. Schließlich ist Tun bzw. rechtzeitig das Richtige zu liefern auch aus meiner Sicht das Wichtigste.

    „Problem Talking creates Problems...“


  2. Lagebild/Problembeschreibung: Backlogeinträge beschreiben in Einzelheiten eine unübersichtliche, verworrene Situation. Und alles, was im Zusammenhang damit zu tun ist. So können wir uns orientieren: Worüber sprechen wir genau? Was ist das Problem bzw. was sind die einzelnen Probleme? Wie groß sind sie? Sprechen wir über Projekte? Aufgaben? Abhängigkeiten? Strukturen? Über alles gleichzeitig? Was davon ist wie wichtig und schwerwiegend? Haben wir schon Ideen, was wo zu tun ist?

  3. Handlungsfähigkeit: Die Frage, was wie in den Backlog gehört, die Themen und Diskussionen, die sich daraus ergeben - all das ist wichtig, damit die Klienten erleben, dass sie handlungsfähig sind und (natürlich) in der Lage, ihre Probleme zu lösen. Das ist keine Zauberei: Ein großes abstraktes Problem wird so in kleineren Einzelteilen sicht- und damit handhabbar. Eine gesamte Lösung mag noch nicht in Sicht sein. Jetzt aber können die Klienten zumindest Einstiegsmöglichkeiten erkennen.

    „...Solution Talking creates Solutions.“


  4. Eigenen Lösungsfähigkeit aktivieren: Statt eines dunklen bedrohlichen Waldes sehen Klienten langsam wieder Bäume in Waldabschnitten, die bewirtschaftet werden können (und müssen). Sie weiten also ihren Blick, fühlen sich immer weniger als Opfer der Situation, sprechen immer seltener von Problemen und immer öfter von Lösungen. Sie vertrauen mehr und mehr in die eigenen Kompetenzen und Fähigkeiten, sie werden flexibler und ideenreicher.

  5. Priorisierung: Der (im Verlauf immer feinere) Überblick über Themen, Stories, Projekte, To Dos etc. sorgt dafür, dass jetzt die Priorisierung stattfinden kann und muss. Spätestens hier fällt den Klienten meist selbst auf, dass sie dafür keine brauchbaren, bewussten Kriterien haben. Ein guter Zeitpunkt, über das, was wichtig ist, zu sprechen, und in den Golden Circle einzusteigen: Was wollen wir? Was brauchen wir? Warum und wozu? 


Das alles findet über eine gewisse Zeit in mehreren Schritten und Schleifen statt. Im Verlauf überprüfen wir immer wieder die erarbeiteten Ergebnisse. Gleichzeitig reflektieren die Klienten die Erfahrungen, um gemeinsam daraus zu lernen.


Dank des Backlogs mit seinem Fokus aufs Tun bekommen die Klienten von diesem (wichtigen) Prozess kaum etwas mit. Sie konzentrieren sich auf die Problemlösung und auf gute Arbeitsergebnisse. Das ist es, was sie interessiert. Das ist das Wichtigste. Und das entspricht dem Beratungsauftrag.


Der gute alte Backlog - einfach genial.

 

 

 


Edgars eigener Blog: www.trellisterium.de
Edgars Podcast: trellisterium.podbean.com 

Edgar Rodehack ist Teamwork-Enthusiast mit einem Faible für agile Formen der Zusammenarbeit. Da trifft es sich natürlich gut, dass er das beruflich macht. Er ist Organisationsberater, Business und Agile Coach, Teamentwickler und Moderator. Außerdem ist er ein Mensch mit Frau und drei Kindern, der viel Spaß am Musikmachen, Schreiben und Lesen hat. Mehr über ihn: www.rodehack.de



Anmerkungen & Links

 

 

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Eine einfache Anleitung zum Führen eines Notizbuchs im Business

Professionelle Arbeit ist dokumentiert und reproduzierbar. Die Basis für eine gute Dokumentation ist das persönliche Aufschreiben von Dingen. Es gibt im Netz sehr viele Anleitungen für unterschiedliche Einsatzbereiche. Ich habe nach einem integrierten Ansatz gesucht.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.