Microsoft Teams oder Zoom? Was ist besser für's Team-Meeting?

Die meistgenutzten Tools für Videoconferencing sind heute wohl Zoom und Microsoft Teams. Letzteres natürlich, weil es in Office 365 enthalten ist und so unternehmensintern ohnehin schon "da". Zoom, weil es einfach funktioniert und die Hürden niedrig sind. Doch was sind die Unterschiede in den Funktionalitäten? Was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile?

Hinweis vorab: Neben MS Teams und Zoom gibt es viele Tools, die heute Videokonferenzen ermöglichen. Eine knappe Übersicht finden Sie hier./1/  

Videoconferencing ist für Microsoft Teams eher eins von vielen Produkten auf der gesamten Collaborationsplattform. Bei Zoom ist dies der einzige Zweck. Die Programme lassen sich so gesehen schwer insgesamt vergleichen. Nähern wir uns einem Vergleich deshalb anhand von Einsatzszenarios.

Szenario 1: Regelmäßige Besprechungen, intern, dieselbe Personengruppe -  Vorteil: Microsoft Teams

Im ersten Szenario "wiederkehrendes Setting" macht Teams das Rennen. Warum? Wenn ein Team ohnehin in MS Teams zusammenarbeitet, hat es dort schon feste virtuelle Räume. In diesen Räumen (korrekt: "Kanal" oder "Channel") kann auch das Teammeeting selbst stattfinden. Im selben Kanal kann auch die Dokumentation zu den Meetings erfolgen. Am besten macht man das als Registerkarte im Kanal als Excel-Sheet, OneNote-Abschnitt, Plan unter "Planner" oder einer der Connectoren von Drittanbietern wie z.B. Jira. Je nachdem eben, was das Team gerne nutzt und was für das Team hilfreich ist. Auf diese Weise hat man alles an einem Ort beisammen, auch mit Historie, wenn man möchte. Wie das Protokollieren und Dokumentieren genau vonstatten gehen kann, lesen Sie hier./2/

Szenario 2: Interaktive Meetings und Webseminare, mit externen Teilnehmenden - Vorteil: Zoom

Wenn man interaktive Meetings oder Webinare veranstaltet, vielleicht auch mit externen Teilnehmenden, ist Zoom klar im Vorteil. Warum? Zoom ist insgesamt sehr leicht zugänglich. Der tatsächliche Zugang kennt (fast) keine Barrieren, die Bedienbarkeit sowie die gesamte Performance sind simpel und geschmeidig gestaltet. Der größte Vorteil für interaktive Meetings ist, dass Zoom als einziges der kostenlosen oder wenig teuren Tools das Feature der so genannten Breakout-Sessions integriert. Damit lassen sich unglaublich leicht Gruppenarbeiten organisieren. Whiteboard- und Umfragen-Funktionalitäten - für Workshops unabdingbar - sind ebenfalls Standard. Zwar ist all das in Office 365 auch integriert, Kleingruppenarbeiten aber lassen sich nur mit vergleichsweise sehr großem Aufwand organisieren. Und sie sind auch erst dann möglich, wenn die Teilnehmenden in einem Team organisiert sind.

Ein weiterer, wichtiger Vorteil von Zoom ist übrigens, dass hier mehr Kamerabilder der Teilnehmenden auf dem Bildschirm angezeigt werden als in MS Teams. Das unterstützt den Konferenzcharakter natürlich sehr und erleichtert den Austausch. In MS Teams werden momentan nur neun Teilnehmende angezeigt. (Das soll aber bald auf 49 erweitert werden.)

Wichtig zu erwähnen ist, dass Zoom vor einigen Wochen eine "schlechte Presse" hatte, was vor allem mit Datenschutz-Themen zu tun hatte. Mittlerweile wurde hier nachgebessert. Einen Kommentar dazu lesen Sie hier./3/

Szenario 3: Jetzt mal schnell … Patt - intern: Teams; extern: Zoom

Ein Meeting jetzt gleich und auf der Stelle. Das machen beide Tools gleich gut. In Teams genügt ein einziger Klick auf die Kamera und schon geht es los. Einzige Voraussetzung: Man hat die Menschen, mit denen man sich treffen will, bereits in einem Team oder auch in einem Chat verbunden. Ähnlich simpel ist das via Zoom: Sie generieren einen Link für Ihre Zoom-Session, den Sie Ihren Meeting-Teilnehmenden zusenden. Noch einfacher ist es, im Outlook-Plugin auf "Instant-Meeting beginnen" zu klicken oder in der Zoom-App auf "Neues Meeting". In das dann gestartete Meeting laden Sie dann die gewünschten Teilnehmenden ein.

Ausblick: Microsoft Teams legt nach

Microsoft hat für Teams umfangreiche neue Funktionen im Bereich des Online-Meetings angekündigt (wohl auch aufgrund dessen, was der Wettbewerb so treibt):

• Kamerabilder von 49 Teilnehmenden (bisher neun)
• Non-verbales Feedback in Form von animierten Emojis (bisher nur Hand heben)
• Farbige Rahmen um das Bild des Sprechenden und bei (virtuell) erhobener Hand
• Das Kamerabild der Person, die gerade den Bildschirm teilt, kann neben dem Freigabefenster "angepinnt" werden
• Together-Mode: Virtuelle Videomontage der Teilnehmenden in einen Hörsaal oder an eine Theke
• Implementierte Umfrage-Möglichkeit (bisher mit Forms) 

Wann genau das sein wird, wissen wir - wir fast immer bei Microsoft - nicht genau. Ich persönlich tippe auf September.

Genaueres hierzu findet sich in diesem Heise-Artikel.

Damit wird Teams bei den Funktionalitäten wohl zu Zoom aufschließen. Will man einfach zu einer Besprechung einladen und nicht zur Zusammenarbeit in einem Team, funktioniert die Teilnahme aber auch heute schon ohne Microsoft-Konto. Kleine Einschränkung: auf einem Linux Rechner, also auch ohne Windows-Betriebssystem, gelingt nur die Tonübertragung, nicht das Kamerabild und nicht der geteilte Bildschirm - also ein Anruf - aber immerhin.

Anmerkungen

• /1/ sekretaria: Online-Konferenz-Tools im Vergleich: https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/meetings/online-konferenz-tools-vergleich/
• /2/ Protokollieren in Teams: https://www.teamworkblog.de/2020/05/remote-meeting-unter-microsoft-teams.html
• /3/ Kommentar zu Zoom in heise-online: https://www.heise.de/meinung/Kommentar-Warum-pruegelt-ihr-alle-auf-Zoom-ein-4771225.html
• /4/ Neu in Teams: https://www.heise.de/news/Microsoft-Teams-Erweiterungen-und-Erleichterungen-fuer-Videokonferenzen-4839585.html