Direkt zum Hauptbereich

Wofür sind Teammitglieder zuständig und wofür verantwortlich? (Teil 2)

Jan hat gestern über Verantwortung und Zuständigkeiten im Team geschrieben. Seine Ausführungen würde ich gern ergänzen. Ich würde gerne unterscheiden zwischen Prozessverantwortung und Umsetzungsverantwortung. Wobei ich vorausschicken muss: Ich habe noch nicht, wie Jan, eine ganz klare Meinung.

Jan schreibt zu Beginn über ein Experiment, in dem sich jeder auf den anderen verlässt. Ich kenne das Beispiel etwas anders:


Und zwar findet auf einer Straße einer Großstadt ein Verbrechen statt. Eine junge Frau wird von zwei Männern angegriffen, die versuchen, sie auszurauben. Als sie sich wehrt, wird sie niedergestochen, die Männer fliehen. Schwer verletzt schleppt sich die Frau in einen Hauseingang, wo sie verblutet. Erst 45 Minuten später trifft ein Rettungswagen ein.

Als die Polizei später den Vorfall untersucht, stellt sich heraus, dass über 20 Personen das Verbrechen aus den Fenstern der umliegenden Wohnungen beobachtet haben. Aber niemand hat sofort Hilfe geholt oder gar eingegriffen. Warum? Weil jeder auf die anderen Nachbarn vertraute: „Einer von denen hat bestimmt schon zum Telefon gegriffen.“


Im Beispiel mit dem Verbrechen und seinen Zuschauern kann man keine Verantwortung im Vorfeld definieren. Es kann keinen „Verbrechensbeobachtungsverantwortlichen“ in der Straße geben. Und es muss allen Bewohnern klar sein, dass der oben beschriebene Mechanismus existiert und dass im Zweifelsfall, wer verantwortlich ist, ich selbst es bin.

Aber überall, wo es möglich ist, möchte ich, dass es in „meinen“ Teams, in denen ich mitarbeite, Verantwortlichkeiten für bestimmte Prozesse gibt. „Verantwortlich“ heißt für mich nicht: Es selber tun müssen. Das kann es auch sein, muss es aber nicht.

Ich nenne das bei mir die „Feuermeldefunktion“ und die „Feuerlöschfunktion“. „Feuermeldefunktion“ bedeutet: Jemand muss ein bestimmtes Thema (einen Prozess) überwachen und Alarm schlagen, wenn eine Störung eintritt (wenn es „brennt“). Wenn der Auslastungsgrad des Teams unter einen bestimmten kritischen Wert sinkt, muss er die anderen Teammitglieder informieren und eine Besprechung einberufen. Er muss nicht das Problem lösen (das Feuer löschen), er muss es nur melden.

Es beruhigt mich als Teammitglied, wenn jemand diese Art von Verantwortung übernimmt. Es ist kein großer Job für den Verantwortlichen. Aber ich weiß: jemand kümmert sich darum, einmal pro Woche auf das Board zu schauen und den Auslastungsgrad zu ermitteln. Sonst müsste es jeder machen, oder man müsste die konkrete Zuständigkeit jede Woche neu festlegen. Das eine wie das andere ist Verschwendung (6 Teammitglieder machen exakt das Gleiche bzw. bei jedem Scrum-Meeting muss man wieder über die Zuständigkeit für diese Aufgabe reden).

Und wenn ein anderes Teammitglied diese Verantwortung übernimmt, habe ich vielleicht Verantwortung für ein anderes Thema, zum Beispiel die Datensicherung. Und auch da habe ich nur eine Kontrollfunktion, ob der Sicherungslauf störungsfrei beendet wurde – die Datensicherung selbst macht in der Regel die Maschine.

Eine andere Art von Verantwortung ist die Qualitätsverantwortung für einen bestimmten Prozess oder ein bestimmtes Produkt. Ein Beispiel: In einem Unternehmen legt jemand einen neuen Mandanten in einem Buchhaltungsprogramm an, eigentlich nur, um eine bestimmte Kundenkategorie übersichtlicher pflegen zu können. Er bedenkt nicht (weiß gar nicht), was dieser neue Mandant für die FiBu-Abteilung bedeutet: Deren Programmmodul versucht auf einmal, den neuen Mandanten in die Konsolidierungsrechnung im Controlling aufzunehmen. Fehlermeldungen über Fehlermeldungen sind die Folge.

Wenn es hier einen Prozessverantwortlichen „Anlage von Stammdaten im FiBu-Programm“ gegeben hätte, der bei einer grundlegenden Änderung in der Tabellenstruktur des Programms zu fragen gewesen wäre, wäre dieser Salat nicht passiert. Und der bedeutete nicht nur einen Haufen unnötiger Arbeit, sondern Ärger zwischen den Teams.

Das widerspricht übrigens in keiner Weise der Forderung von Jan, Wissen zu verbreiten und die Möglichkeiten, Verantwortung zu übernehmen, auf diese Weise auszudehnen. Da bin ich mit ihm völlig einer Meinung. Aber auch dabei wird es nie einen Endzustand geben. Denn sowie neue Aufgaben, Prozesse oder neues Wissen in die Organisation kommen, entsteht wieder ein neues Ungleichgewicht zwischen den Teammitgliedern. Und das muss dann wieder ausgeglichen werden.

 Anmerkungen

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Scrum und Kennzahlen (KPIs, Metriken)

In regelmäßigen Abständen hören wir die Frage, welche Kennzahlen (neudeutsch KPIs) bei Scrum sinnvoll sind. Zeit für einen längeren Beitrag, auf wichtige Ressourcen zu verweisen. Der Scrum-Guide selbst gibt dazu keine erschöpfende Auskunft. Und das hat seine Gründe.

Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook)

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.