Wofür sind Teammitglieder zuständig und wofür verantwortlich? (Teil 1)

Unlängst haben wir heiß über Zuständigkeiten und Verantwortung in unserem Team diskutiert. Es ging dabei weniger darum, wer welche Aufgaben übernimmt, sondern ob die Verantwortung auf dem einzelnen oder beim Team liegt? Was meinen Sie dazu? Ich habe eine ganz klare Meinung.
Wir müssen bei der Aufgabenverteilung im Team zwischen verschiedenen Punkten unterscheiden:

• Was kann ich beitragen? Was sind meine Fähigkeiten?
• Welche Aufgaben übernehme ich? Wofür bin ich zuständig?
• Wofür bin ich verantwortlich?

Diese Unterscheidung mag sich kleinlich anhören. Sie hat aber wichtige Auswirkungen. Vielleicht kennen Sie das folgende Experiment: Eine Testperson sitzt allein in einem Raum. Plötzlich strömt Rauch unter der Tür durch (alternativ: es ruft jemand um Hilfe). Die Testperson versucht daraufhin sofort, Hilfe zu holen. Wiederholt man das Experiment mit zwei Personen, dauert es viel länger, bis eine von beiden Hilfe holt. Jede Person verlässt sich darauf, dass die andere etwas tut (/1/).

Den gleichen Effekt sehe ich bei der Teamarbeit. Solange nicht konkret über Zuständigkeiten gesprochen wurde, verlässt sich jeder darauf, dass ein anderer sich der Aufgabe annimmt.

Aber die Sache mit den Zuständigkeiten hat einen Haken: Sobald sich jemand einer Aufgabe annimmt, fühlen sich alle anderen nicht mehr dafür verantwortlich. Typischer Fall in Scrum-Teams: Wenn es einen ausgebildeten Tester im Team gibt, werden alle Tests an diese Person abgegeben.

Das ist aus meiner Sicht falsch. Teams definieren sich über die Arbeit, die sie zu erledigen haben:

• Wenn das Team Software baut, sind alle dafür verantwortlich, dass die Software entwickelt, getestet und dokumentiert wird.
• Wenn ein Team Vertrieb macht, sind alle dafür verantwortlich, dass Kundenlisten erstellt, der Internetauftritt gepflegt und entsprechende Vorgänge im CRM-System angelegt werden.
• Wenn ein Team von verschiedenen Fachanwälten an einem Fall arbeitet, sind alle für das Ergebnis verantwortlich.

Vielleicht stimmen Sie mir (noch) nicht zu. Aber überlegen Sie mal, was es bedeutet, wenn jeder im Team nur für seinen Bereich verantwortlich ist:

• Jeder sieht nur seinen Bereich und denkt nicht daran, dass die anderen mit dem Ergebnis weiterarbeiten müssen. Im einfachsten Fall ist nur Zeit das Problem. Teammitglied A hat in seinem Bereich eine Aufgabe übernommen, die nicht lange dauert. Diese Aufgabe erledigt es erst kurz vor dem geplanten Abgabetermin. Teammitglied B muss mit dem Ergebnis weiterarbeiten. Aber seine Bearbeitung dauert sehr viel länger. Das Gesamtergebnis kann nicht mehr rechtzeitig geliefert werden.
• Jedes Teammitglied kann seine Aufgaben nur so bearbeiten, wie es das einmal gelernt hat. Woher weiß es aber, ob diese Art der Bearbeitung noch angemessen ist? Vielleicht liefert das Teammitglied eine perfekt Lösung. Gebraucht hätte das Team aber nur einen Schnellschuss, um zu wissen, ob es auf dem richtigen Weg ist.

Vielleicht werden Sie einwenden, dass je nicht jedes Teammitglied alle Fähigkeiten besitzt, um alle Aufgaben erledigen zu können. Da haben Sie recht. Aber wenn wir es weiterdenken, bedeutet es, dass ich im Team jegliche Kompetenz verleugnen kann, um für nichts zuständig zu sein. Unfähigkeit (im neutralen Sinne) befreit nicht von Verantwortung.

Aus meiner Sicht muss sich jedes Team bei der Arbeitsplanung folgende Fragen stellen:

• Für welche Ergebnisse sind wir als Team verantwortlich?
• Welche Fähigkeiten besitzen wir, um diese Ergebnisse zu liefern?
• Welche Aufgaben können einzelne Personen übernehmen (Zuständigkeit)?

Auch wenn einzelne Teammitglieder unterschiedliche Fähigkeiten haben, sollten sie gemeinsam ihre Aufgaben planen, um zu erkennen, ob sie sich untereinander abstimmen und unterstützen können. Gute Teams erledigen bestimmte Aufgaben paarweise, um Wissen zu transportieren und um von einander zu lernen. Gute Teammitglieder lassen sich von anderen zeigen, wie sie arbeiten.

Wolfs Meinung lesen Sie morgen. Haben Sie Ergänzungen?

Anmerkungen

• /1/ Ich weiß nicht mehr, wo ich darüber gelesen habe. Ich vermute mal, es war bei /2/. Falls ein Leser zufällig die Quelle kennt, wäre ich für einen Hinweis bei den Kommentaren dankbar.
• /2/ Ariely, Dan ; Gockel, Gabrielle ; Zybak, Maria: Denken hilft zwar, nützt aber nichts : Warum wir immer wieder unvernünftige Entscheidungen treffen. München: Droemer Knaur, 2010.