Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte

Als Berater werden wir öfter gebeten, Prozesse zu definieren, Abläufe zu dokumentieren und Tools zu suchen, damit ein Team besser arbeiten kann. Viele Teams übersehen oft, dass sie selbst ein mächtiges, universelles Werkzeug in der Hand haben: die elektronische Ablage. Damit kann man flexibel die Zusammenarbeit organisieren. Wie solch eine Ablage für ein Team aussehen kann, das Ausschreibungen beantwortet, zeige ich in diesem Beitrag.


Ein Team will eine Ausschreibung beantworten. In kurzer Zeit werden viele Dokumente per E-Mail ausgetauscht. Und schon tauchen die ersten Fragen auf:

• Wo ist die letzte Version des Angebots?
• Wer hat die Folien von der Präsentation am 02.08. gesehen?
• Sind die Infos aus den E-Mails des Kollegen Schulze berücksichtigt?

Das Erstellen solcher Dokumente ist ein komplexer Prozess und jedes Team arbeitet anders. Einfache Lösungen für komplexe Probleme sind einfach … falsch! Deswegen muss jedes Team Regeln absprechen. Es muss verschiedene Methoden ausprobieren und prüfen, ob es besser zusammenarbeitet.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht? Mich überfordern die ganzen E-Mails schnell. Besonders, wenn man nach Monaten Details rekonstruieren muss. ("Wieso wurde dieser und nicht jener Preis genommen?") Mir hat es geholfen, alle Dateien und E-Mails systematisch abzulegen. Ich muss zwar mehr Zeit für das Ablegen aufbringen. Aber ich spare sehr viel mehr Zeit ein, weil ich nicht mehr suche (/1/).

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Hier ist mein Vorschlag. Mein Ziel ist es, die Zusammenarbeit über die Ablage zu steuern. Zudem soll die Zahl der zu pflegenden Listen gering bleiben (/2/).

„Wo werden die Versionen des Angebots abgelegt?“

Diese Frage kommt häufig. Aus meiner Sicht sind Teams hier unsicher, weil sie mehrere Prozesse vermischen: Das Verhandeln von Angeboten und das Erstellen von Angebotsdokumenten sind unterschiedliche Prozesse (/3/). Deswegen empfehle ich zwei Ordner für eine Ausschreibung anzulegen. Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für zwei Prozessordner:

• Prozess "210 Angebote verhandeln"
• Prozess "220 Angebote erstellen"

Abb. 1: Beispiele für eine Vertriebsablage

Im Ordner für die Verhandlung lege ich alle ein- und ausgehenden Dokumente ab. Der Ordner ist nach Phasen oder Meilensteinen gegliedert. Die erste Phase beginnt, wenn ich intern den Auftrag bekomme. Eine Phase endet, wenn ein Angebot verschickt wird.

Im Ordner zum Erstellen der Dokumente liegen nur das aktuelle Angebot und die Kalkulation. Alle Dokumente hier stehen unter Versionskontrolle (/4/).

In dem Beispiel aus Abb. 1 sehen wir zwei offene Vorgänge:

• Wir verhandeln mit dem Kunden Meyer über ein Beratungsangebot.
• Wir verhandeln mit dem Kunden Schmidt über eine DMS-Beratung (/5/)

Weil wir nur zwei Vorgänge sehen, wissen wir auch, dass alle anderen Vorgänge schon abgeschlossen sind.
Was in den einzelnen Ordnern konkret abgelegt wird, erkläre ich im nächsten Teil. Wie man mit Hilfe der Ablage die Kontrolle über Aufgaben behält, ist Inhalt von Teil 3.

Anmerkungen:

• /1/ Ja, richtig. Ich suche nicht weniger, sondern gar nicht.
• /2/ Ihr Ziel kann ein anderes sein. Wenn Sie gerne mit Listen arbeiten, ist das in Ordnung. Ich habe viele Vorgänge auf meinem Tisch und vergesse gerne mal, eine Liste zu aktualisieren. Aber ich lege immer die Dateien und E-Mails ab.
• /3/ Das Festlegen von Prozessen muss im Team abgestimmt werden. Vielleicht sind es in Ihrem Team sogar drei Prozesse (Verhandlung, Kalkulation, Dokumenterstellung).
• /4/ Versionskontrolle benutzen Software-Entwickler, um die Kontrolle über ihre Änderungen an Programmen zu behalten. Versionskontrolle funktioniert aber auch gut mit Office-Dokumenten. Der Vorteil ist für mich, dass ich keine Angst vor Änderungen haben muss. Ich kann alte Versionen jederzeit hervorholen. Außerdem kann man mit Versionskontrolle zwei unterschiedliche Word-Versionen schnell vergleichen.
• /5/ Vorgangsnamen sind auch so Namen, über die man reden sollte ...