Dateien unter Office 365: Was wird wo gespeichert?

Praktisch jedes Team produziert Dateien, und in den allermeisten Fällen arbeitet man auch gemeinsam mit diesen. Die klassische Unterteilung in Home-Laufwerk und Abteilungs-/Projekt-/oder Bereichslaufwerk stößt beim vernetzten Arbeiten schnell an die Grenzen.

Unter Office 365 gibt es mit SharePoint, OneDrive und auch der Dateiablage in Teams gleich mehrere Lösungsansätze. Und dann ist da ja auch noch das bewährte OneNote. Doch was genau eignet sich wofür?

Denken wir das einmal durch, am Beispiel einer Arbeitsgruppe, die mit Teams arbeitet, damit auch eine Teamsite in SharePoint besitzt, ein Notizbuch in OneNote und natürlich auch OneDrive.

OneDrive

OneDrive ist personenzentriert. Dort hin kommen ausschließlich Dateien, die (zu) dieser Person gehören. Das können Protokolle von Mitarbeitergesprächen sein, oder Entwürfe, die noch weit vor dem Stadium sind, sie im Team zu teilen. Wichtig ist, dass man im Hinterkopf hat, dass diese Dateien im Falle eines Stellenwechsels mit der Person gehen und nicht in der Arbeitsgruppe bleiben. Ähnlich wie bei einem Outlook-Postfach.

Darüber hinaus ist es möglich, Dateien oder auch Ordner mit anderen Personen zu teilen. Es gibt unterschiedliche Freigaben für reines Leserecht und das Recht, die Dateien zu bearbeiten.

Dateiablage in Teams

Genaugenommen ist die Dateiablage in Teams die Dokumentenbibliothek der Team-Website auf SharePoint und kann auch via SharePoint angesteuert werden. Technisch ist es also gleich, lediglich der "Eingang" ist unterschiedlich. In einer Dokumentenbibliothek einer Team-Website befinden sich die Dateien, die das Team (gemeinsam) bearbeitet. Jedes Teammitglied ist automatisch zugriffsberechtigt.

Für SharePoint-Seiten, die nicht aus einem Microsoft-Team entstanden sind, sind die Berechtigungsstrukturen sehr differenziert einstellbar.

SharePoint ist also der Ort, in welchem Dateien an- und abgelegt werden, die für die gemeinsame Arbeit bestimmt sind.

OneNote

OneNote ist keine Dateiablage! Es ist zwar technisch möglich, Dateien an eine OneNote Seite anzuhängen, sinnvoll ist es jedoch in den meisten Fällen nicht. Insbesondere dann nicht, wenn die Datei noch weiter bearbeitet werden soll. Denn die Synchronisierung von Änderungen, die unterschiedliche Personen daran vornehmen, wird in vielen Fällen nicht sauber synchronisiert. Hier ist zwar Besserung in Sicht - dennoch: OneNote ist keine Dateiablage.

Ausnahme hier: PDF-Dateien, die lediglich zur Aufbewahrung gehalten werden. Seien es digitale Bordkarten oder eine Präsentation, die bei einer Veranstaltung gehalten worden ist.

Hier ein Überblick:

App	Einsatzzweck	Nutzen	Grenzen
OneDrive	Persönliche Ablage	Möglichkeit, Dateien zu teilen	Personenzentriert
Teams Dateien (SharePoint)	Gemeinsame Ablage	Dateien können von mehreren Personen und sogar gleichzeitig bearbeitet werden.	Beim Hochladen sorgfältig achten, dass man den richtigen Kanal im richtigen Team erwischt.
OneNote	Persönliche und gemeinsame Notizen	Formfreies und schnelles Tool für sehr viele Alltagsaufgaben.	Keine Dateiablage. Es braucht Vorgaben, wie die Notizbücher gestaltet werden. Der Zugriff geht vom Speicherort aus.

Anmerkung

Dies ist ein bearbeiteter Auszug aus meinem im Herbst erscheinenden Buch "Digital anders arbeiten":

Hess, Sigrid: Digital anders arbeiten. Effektive Methoden und neue Tools für den heutigen Büroalltag. München: Redline Verlag, 2019: https://www.m-vg.de/redline/shop/article/17080-digital-anders-arbeiten/

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

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