Montag, 17. Juni 2019

Die Aufgabenliste, die funktioniert - mit Outlook, OneNote und To-Do



Warum nur ist es so schwer, den Überblick zu behalten? Man hat manches Mal das Gefühl, gar nicht alle Bälle in der Luft halten zu können, die einem so zugeworfen werden. All die Informationen, die an einem normalen Arbeitstag so auf einen einprasseln, Wohin mit all dem Zeug? 

Vielleicht sind die einfachsten Lösungen die Besten. Was hier kommt ist nicht wirklich etwas Neues, doch es ist wirklich praxiserprobt. Ein bisschen Theorie vorweg, und dann die Praxisanleitung.

Um die Informationsflüsse zu verstehen, ist eine Grundunterscheidung wichtig: Der statische und der dynamische Bereich der Information.




Statischer Bereich
Dynamischer Bereich
Merkmal
Die Arbeit ist getan, ich bewahre dies Information auf, weil ich will oder muss
Hier ist noch etwas zu tun - die Arbeit ist nicht fertig
Papierhaft
gelocht, im Ordner, im Schrank
lose auf dem Tisch, im Pultordner oder in Hängetaschen
Ordnung
 nach Thema oder chronologisch
nach Dringlichkeit oder nach Art der Aufgabe oder nach Thema
Digital
 In Laufwerksordnern oder E-Mail-Archiv
Im Posteingang, im Chat, auf Protokollen, im Kalender, in Excel-Listen… und an einem Dutzend anderer Stellen


Der wichtigste und gleichzeitig am wenigsten strukturierte Bereich ist der digitale, dynamische Bereich. Das ist einfach "alles irgendwie irgendwo". Es gibt keine Normen dafür, jeder muss den passenden Weg für sich selbst finden. Es gibt nicht die eine Methode, die an jedem Arbeitsplatz ganz sicher und mit optimalem Aufwand-Nutzen-Ergebnis funktioniert. Und dazu auch noch zu den Prozessen und den persönlichen Wünschen der Menschen passt.

Ganz besonders bei den anstehenden Aufgaben verzettelt man sich gerne. Das klappt auch digital ganz prima, mit dem Verzetteln. "Hatte ich die Information jetzt im Chat gelesen? Oder war das eine E-Mail, oder stand das im Intranet? Und habe ich das schon irgendwo abgespeichert?" Kennen Sie diese Gedanken?

Wichtig ist, sich auf einen bestimmten Weg festzulegen. Für jede Art der Information einen spezifischen Weg festzulegen. Perfekt, wenn man das im Team gleichartig macht. Hier zeige ich eine erprobte Methode - keine neue. In den meisten Unternehmen ist das Microsoft-Office-Paket im Einsatz, hier folgende Lösung mit Bordmitteln:


Die bewährte Methode in Outlook:


  • Protokolle des Teammeetings werden direkt in OneNote geschrieben.
    • Daraus resultierende Aufgaben werden als Outlook-Aufgabe gekennzeichnet und ggf. als Aufgabenweitergabe bearbeitet. /1/ + /2/
  • enthält eine E-Mail eine oder mehrere Aufgaben, bleibt es auch eine E-Mail, ein Überführen in einen Aufgabeneintrag ist nicht nötig, die E-Mail erhält einfach das rote Kennzeichnungsfähnchen./3/ + /4/
  • Eine Aufgabe auf Zuruf wird frei als Outlook-Aufgabe erfasst oder wahlweise - wenn man unterwegs ist: rasch in To-Do eingetragen. /5/
  • Aufgaben, die an ganz anderer Stelle entstehen, Prüfaufgaben etwa oder aus dem ERP-System: Ein Link in einer Outlook-Aufgabe zu dem Ort des Geschehens - gerne auch als Serienaufgabe - spart das aktive Dran-Denken und viele Klicks.


Somit sind alle anstehenden Aufgaben an einem Ort versammelt - nämlich in der Aufgabenliste in Outlook. Erfasst werden die Aufgaben jedoch an der Stelle, an der die Information "hereinkommt", zusammengeführt wird alles in Outlook.
Das ist arbeitssparend, praxistauglich und mit angepassten Ansichten auch übersichtlich. Schauen Sie dazu mal im Modul Aufgaben bei Ansicht - Ansicht ändern nach. Die Ansichten können individuell gestaltet werden.

Klassische Alpentechnik: Aufgaben in den Kalender bringen

Wer gerne die Aufgaben im Kalender angezeigt haben möchte, aktiviert im Kalender auf dem Menüband Ansicht die Tägliche Aufgabenliste. Diese kann man wahlweise am Startdatum oder am Fälligkeitsdatum anzeigen. Und wer möchte, kann direkt aus der Aufgabenliste heraus auch einen Kalendereintrag erstellen. Einfach mit der Maustaste den Aufgabeneintrag hoch in den Kalender ziehen. Damit wird ein vom Aufgabeneintrag unabhängiger Kalendereintrag erstellt.




Mit rechter oder linker Maustaste die Aufgabe in den Kalender ziehen.


Nachtrag: 

Ganz neu hat Microsoft umgesetzt, was schon seit Monaten angekündigt war: Aufgaben aus Planner werden auf Wunsch auch in Microsoft To-Do angezeigt. So mausert sich To-Do zur Zentralstelle. Bisher habe ich es noch nicht hinbekommen, dass die Planner-Aufgaben auch im Outlook-Aufgaben-Modul erschienen. Doch in Outlook erhält man ja die Benachrichtigungen.


Anmerkungen:

All die genannten Techniken habe ich in den letzten Jahren hier beschrieben. Der Kontext war manches Mal anders - doch ich will Ihnen Sucherei ersparen, wenn Ihnen die Handgriffe nicht vertraut sein sollten.

/1/ Sigrid Hess: Echtzeitprotokolle in OneNote, Teamworkblog, erschienen am 27. August 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/08/echtzeitprotokolle-in-onenote.html

/2/ Sigrid Hess: Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr, Teamworkblog, erschienen am 14. Januar 2019, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2019/01/protokolle-in-onenote-neue-ideen-furs.html

/3/ Sigrid Hess: E-Mail Wiedervorlage nutzen (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 14. Oktober 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/10/e-mail-wiedervorlage-nutzen-teil-1.html

/4/ Sigrid Hess: E-Mail Wiedervorlage: Empfänger nachdrücklich erinnern (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 11. November 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/11/e-mail-wiedervorlage-empfanger.html

/5/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben im Team - und jetzt auch recht komfortabel mobil: To-Do, Teamworkblog, erschienen am 25. Jun 2018, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2018/06/outlook-aufgaben-im-team-und-jetzt-auch.html

/6/ Sigrid Hess: Aufgaben im Team erledigen – mit Outlook, Teamworkblog, erschienen am 19. März 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/03/aufgaben-im-team-erledigen-mit-outlook.html

/7/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben: Der Trick mit der Maus, wenn ich jemanden vertrete, Teamworkblog, erschienen am 14. Mai 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/05/outlook-aufgaben-der-trick-mit-der-maus.html

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