Wie sieht eine gute Ablage aus?

Seit unserer Kindheit und Jugend löst der Begriff "Aufräumen" bestimmte Gefühle bei uns aus. Diese Gefühle schwingen mit, wenn wir über Änderungen im Betrieb nachdenken. Das wird dann besonders deutlich, wenn wir über eine gemeinsame vorgangsorientierte Ablage sprechen. Diese Art der Ablage sieht vernünftig aus, aber über den Köpfen sieht man eine große Gedankenblase: "So viel Arbeit, puh!"

Woran kann man eine gute Ablage erkennen?

Wenn man ins Büro kommt ist der Schreibtisch aufgeräumt. Auch der elektronische Schreibtisch ist leer.

Abb. 1: Der Desktop ist leer

Das Postfach ist aufgeräumt.

Abb. 2: Die Postfächer sind aufgeräumt.

Es gibt eine gemeinsame Ablage im Team.

Abb. 3: Das Team hat Zugriff auf laufende und abgeschlossene Vorgänge.

Die Ablage selbst ist nach Geschäftsprozessen sortiert. Strategische Prozesse stehen in der Ordnerliste eher am Anfang. Unterstützende Prozesse und das Wissensarchiv am Ende der Liste. Dazwischen gibt es Gruppen für die Kernprozesse. Die sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich.

Abb. 4: Ablage der Vorgänge nach Prozessen

Sie können für unterschiedliche Ebenen eine neue Ablage einrichten:

Eine persönliche vorgangsorientierte Ablage: nur die eigenen Prozesse werden betrachtet.
Eine gemeinsame Ablage im Team: nur die Teamprozesse werden betrachtet.
Eine gemeinsame Ablage für die ganze Organisation: hier brauchen wir einen guten Überblick über alle Geschäftsprozesse.

Wie kommt man zur gemeinsamen Ablage?

Bei einer gemeinsamen Ablage ist vieles Vereinbarungssache. Das bedeutet aber nicht, dass man alles endlos ausdiskutiert. Es geht mehr darum festzulegen, wie ein konkreter Prozess benannt wird, was einen Vorgang auslöst und was ihn beendet.

Wenn man loslegen will, kann man die alte Ablage auf schreibgeschützt setzen und zwei neue Ordner für das Team anlegen: Aktuell und Archiv. Nun legt man erste Vorgänge unter "Aktuell" an. Wenn sie abgeschlossen sind, werden sie ins Archiv verschoben.

Abb. 5: Abgeschlossene Vorgänge werden archiviert.

Nach einer gewissen Zeit steht fest, welche Prozesse wir im Team bearbeiten. Es lohnt sich Prozessgruppen festzulegen.

Danach wird kontinuierlich erweitert.

So einfach ist das.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

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