Wie sieht eine gute Ablage aus?

Seit unserer Kindheit und Jugend löst der Begriff "Aufräumen" bestimmte Gefühle bei uns aus. Diese Gefühle schwingen mit, wenn wir über Änderungen im Betrieb nachdenken. Das wird dann besonders deutlich, wenn wir über eine gemeinsame vorgangsorientierte Ablage sprechen. Diese Art der Ablage sieht vernünftig aus, aber über den Köpfen sieht man eine große Gedankenblase: "So viel Arbeit, puh!"

Woran kann man eine gute Ablage erkennen?

Wenn man ins Büro kommt ist der Schreibtisch aufgeräumt. Auch der elektronische Schreibtisch ist leer.

Abb. 1: Der Desktop ist leer

Das Postfach ist aufgeräumt.

Abb. 2: Die Postfächer sind aufgeräumt.

Es gibt eine gemeinsame Ablage im Team.

Abb. 3: Das Team hat Zugriff auf laufende und abgeschlossene Vorgänge.

Die Ablage selbst ist nach Geschäftsprozessen sortiert. Strategische Prozesse stehen in der Ordnerliste eher am Anfang. Unterstützende Prozesse und das Wissensarchiv am Ende der Liste. Dazwischen gibt es Gruppen für die Kernprozesse. Die sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich.

Abb. 4: Ablage der Vorgänge nach Prozessen

Sie können für unterschiedliche Ebenen eine neue Ablage einrichten:

Eine persönliche vorgangsorientierte Ablage: nur die eigenen Prozesse werden betrachtet.
Eine gemeinsame Ablage im Team: nur die Teamprozesse werden betrachtet.
Eine gemeinsame Ablage für die ganze Organisation: hier brauchen wir einen guten Überblick über alle Geschäftsprozesse.

Wie kommt man zur gemeinsamen Ablage?

Bei einer gemeinsamen Ablage ist vieles Vereinbarungssache. Das bedeutet aber nicht, dass man alles endlos ausdiskutiert. Es geht mehr darum festzulegen, wie ein konkreter Prozess benannt wird, was einen Vorgang auslöst und was ihn beendet.

Wenn man loslegen will, kann man die alte Ablage auf schreibgeschützt setzen und zwei neue Ordner für das Team anlegen: Aktuell und Archiv. Nun legt man erste Vorgänge unter "Aktuell" an. Wenn sie abgeschlossen sind, werden sie ins Archiv verschoben.

Abb. 5: Abgeschlossene Vorgänge werden archiviert.

Nach einer gewissen Zeit steht fest, welche Prozesse wir im Team bearbeiten. Es lohnt sich Prozessgruppen festzulegen.

Danach wird kontinuierlich erweitert.

So einfach ist das.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Wenn Leisten Leistung kostet

Immer. Immer "on". Immer mehr. Immer schneller. Und natürlich: Immer besser. Das ist die Welt, in der wir heute leben. Eine Welt der Dauerleistung. Und die hat ihren Preis: Wir werden schwächer. Sofern wir nicht die Grundlagen guten (Selbst-)Managements beherzigen und Pausen machen. Also zur richten Zeit das wirklich Wichtige tun.

Klartext statt Konsens - wie Meetings wieder was bewirken

Bessere Kommunikation ist Lippenstift fürs Protokoll. Kennst Du das: Das Meeting läuft, Energie ist da, der Knoten platzt - und jemand sagt: "Wir müssen besser kommunizieren!" Alle nicken. Jemand schreibt's auf. Und was passiert damit? Nichts . Warum? Weil "besser kommunizieren" keine Handlung ist. Genauso wenig wie: "mehr Verantwortung übernehmen", "offener Feedback geben", "konstruktiver diskutieren", "proaktiver sein", "mehr miteinander reden", "transparenter werden", "Verständnis füreinander zeigen". Alles klingt gut. Aber ohne Klartext bleibt’s ein Vorschlag - nett im Protokoll, aber ohne Effekt auf den nächsten Arbeitstag. Kein konkreter Schritt, keine sichtbare Veränderung. Keiner der's macht. Es ist eine gute Absicht ohne Konsequenz. Wir haben kein Problem Verbesserungen zu identifizieren. Die wahre Herausforderung ist selten das Finden von Verbesserungen. Es ist das Konkretisie...

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Erfahrung mit Vibe-Coding - und warum das keine Teamprobleme löst

Die KI-Werkzeuge zum Erstellen von Werkzeugen für die tägliche Arbeit werden immer besser. Die selbstgestrickten Tools erleichtern die eigene Arbeit. Aber für den Einsatz im Team fehlt noch etwas.

Dateien teilen in Teams - arbeiten in gemeinsamen Dateien

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

From False Starts to Precision Landing: The Evolution of Requirements Management

Requirements management originated in U.S. rocket programs between 1945 and 1970. A small management trick contributed to the success of the Apollo program.

Microsoft Copilot - Notebook, Pages, Agents und mehr

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

Wie baut man einen Aktenplan auf?

Ein Aktenplan beschreibt, an welcher Stelle genau ein Team seine Dokumente und Nachrichten ablegt. Aber wie baut man den genau auf?

Schätzungen sind schätzungsweise überschätzte Schätze

"Wer viel misst, misst viel Mist." Zumindest ist diese Gefahr gegeben. Entweder misst man z. B. Mist, weil man zu früh zu KPIs zur Messung von Ergebnissen greift, oder aber man greift zu den falschen KPIs, die gar nicht das messen, was man wissen möchte. Einst war agiles Arbeiten der alternative Ansatz, aber inzwischen gibt es auch für einige Details dessen, was in Konzernen als "agil" praktiziert wird, einleuchtende alternative Ideen, die bis heute noch nicht so richtig auf die große Bühne vorgedrungen zu sein scheinen.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen