Montag, 15. Februar 2016

Meine drei wichtigsten Strategien zum Zeitsparen

Seit ein paar Jahren bin ich mein eigener Unternehmer. Ich habe das Gefühl, viel produktiver und zufriedener zu sein. Wie habe ich das geschafft?


Strategie 1: Weniger tun


Ich bin jemand, der sich immer zu viel auf die Todo-Listen schreibt. Früher habe ich verzweifelt nach Möglichkeiten gesucht, meine Arbeit besser zu organisieren. Meine Erfahrung aus den letzten Jahren: Einfach weniger arbeiten. Dann schafft man mehr.

Das klingt jetzt vielleicht banal. Aber wie viele Ihrer Aufgaben müssen Sie wirklich jetzt und unbedingt tun? Viele Aufgaben schreiben wir uns selbst auf die Todo-Liste, obwohl es nicht wirklich einen Anlass dafür gibt.

Dann gibt es eine Menge an Projekten und Aufgaben, bei denen das Ziel gar nicht klar ist. Oder das Ziel ist klar, aber die Erfolgsaussichten sind sehr unwahrscheinlich. Solche Aufgaben sind gute Streichkandidaten.

Weniger tun, bedeutet auch, bewusst Ruhepausen und Urlaub einzuplanen. 

Strategie 2: Zeitblöcke reservieren


Wenn ich zum Kunden fahre, ist dieser Tag diesem Kunden gewidmet. Es passiert nichts anderes an dem Tag. Das funktioniert gut.

Es gab eine Zeit, in der ich jede Terminlücke ausnutzen wollte. Das hat ziemlich gestresst. Seit 2 Jahren lage ich zu Beginn des Jahres fest, wie viele Trainings- und Beratungstage ich geben will. Meine Kollegen, die meine Zeit einteilen dürfen, wissen ganz genau, welche Termine sie vergeben können.

Das bedeutet auch, dass ich kein weiteres Training gebe, wenn mein Budget aufgebraucht ist.

Die guten Erfahrungen mit den Zeitblöcken hat auch dazu geführt, dass wir bei CST sog. Entwicklungstage fest reserviert haben. Mit den Scrum-Kollegen werden wir in diesem Jahr Kaizen-Wochen ausprobieren.

Ich habe mir dazu bei Kalenderpedia eine Vorlage für Excel heruntergeladen und alle Tage farbig markiert /1/. So habe ich eine Übersicht über meine Zeiten.

Strategie 3: Eine gemeinsame Ablage nutzen


Mit der gemeinsamen Ablage haben meine Kollegen und ich Zugriff auf alle Vorgänge, die wir bearbeiten. Jeder kann sich selbst informieren, was der aktuelle Stand ist. Jeder kann vom Wissen des anderen profitieren.

Es gibt bei uns keine Wartezeiten, weil einer dem anderen ein Dokument schicken muss.

Wir brauchen KEINE Meetings, um unsere Arbeit zu koordinieren. Wenn wir uns treffen, entwickeln wir unsere Produkte (Beratungen, Trainings, Bücher, Veranstaltungen) weiter.

Die wichtigsten Informationen zur gemeinsamen Ablage gibt es übrigens kostenlos auf der CST-Webseite (Ablagekompentium, /2/).

Anmerkungen


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