Business Cases für Projekte: Sinnvoll oder nicht?

Eigentlich weiß jeder, dass man für wichtige Investitionen Aufwand und Nutzen abwägen soll. Lohnt sich der Spass oder lasse ich es besser bleiben? Bei vielen Unternehmen ist es sogar Pflicht, einen sog. Business Case vorzulegen, wenn man ein Projekt beantragt. In der Praxis funktioniert das leider gar nicht gut. Es werden zu viele Projekte gestartet. Was ist also der Business Case für Business Cases?

Oliver Buhr hat in seinem aktuellen Newsletter /1/ auf das schöne Instrument der Business Cases hingewiesen. Im letzten Jahr bin ich kurzfristig für einen anderen Trainer eingesprungen, um einen Business-Case-Workshop zu geben. "Eigentlich", so dachte ich, "weiß doch jeder, dass man einen Business Case erstellen muss, bevor man die große Firmenkreditkarte ausgehändigt bekommt. Woran liegt es, dass dieses Instrument so schlecht funktioniert?"

Ich habe mehrere Vermutungen:

Das Erstellen von Business Cases ist zu kompliziert.
Der Aufwand für das Erstellen lohnt sich nicht, weil das Projekt eh angenommen wird.

Business Cases sind zu kompliziert

Wenn man Leute in Unternehmen beim Erstellen dieser Dokumente beobachtet, stellt man fest, dass sie sich ZU VIEL Mühe geben. Er werden wunderschöne Dokumente mit ausführlichen Anhängen und vielen Kalkulationen produziert. Kein Wunder, dass man diese Mühe scheut.

Ich habe dann mal in entsprechender Literatur (z. B. in /2/) nachgelesen, ob das wirklich so verlangt wird. Da konnte ich nichts finden. Kein Autor verlangt wunderschöne Dokumente. Vielmehr steht dort: Wenn Ihr ein Projekt plant, braucht Ihr diese und jene Informationen, um zu entscheiden, ob Ihr das Projekt starten oder fortführen wollt.

Die Empfehlungen zum Sammeln dieser Informationen finde ich zu unkonkret (bei /3/) oder zu umfangreich (bei /4/). Gerade bei IT-Projekten braucht man konkretere Hilfe.

Wenn meine Kunden Business Cases brauchen, nehmen wir uns 2 Stunden Zeit und wir entwickeln den Business Case gemeinsam am Flipchart und fassen die Punkte auf einem Blatt zusammen. Der Inhalt ist um Längen besser, als 40seitige PowerPoint-Präsentationen.

Das Erstellen von Business Cases lohnt sich doch

Würden mehr Unternehmen mehr Business Cases erstellen, wenn wir das Erstellen vereinfacht haben? Ich glaube nicht. Viele haben nämlich nicht merken können, dass sich der Aufwand lohnt. Es wird sowieso jedes Projekt durchgewinkt. Die Prioritäten ändern sich ständig. Usw.

Meine Frage war daher: Kann man simulieren, ob sich Business Cases lohnen? Wie groß ist der Unterschied?

Um das herauszufinden, habe ich das Spiel Mastermind variiert. Dabei spielen 2 Personen. In meiner Variante gibt der Marktvertreter (1. Spieler) eine Farbkombination vor, die der Unternehmer (2. Spieler) herausfinden muss. Jede Kombination hat einen anderen Wert, jeder Zug kostet Geld. Je mehr Züge ich brauche, desto mehr erhöhen sich die Kosten.

In 5 Runden haben wir die Entscheidungsprozesse verändert.

Runde 1: Jedes Projekt wird angenommen.
Runde 2: Die Spieler dürfen Informationen kaufen.
Runde 3: Nur die Projekte mit guten Gewinnaussichten werden gestartet.
Runde 4: Projekte dürfen abgebrochen werden, wenn sie zu teuer werden.
Runde 5: andere Spieler dürfen am gleichen Spiel mitmachen.

Die folgende Abbildung zeigt den Cashflow aus den 5 Runden.

Abb. 1: Cashflow der 5 Runden

Man sieht auf der X-Achse die Anzahl der Züge der Spieler. Auf der Y-Achse ist der Net Present Value.

In Runde 1 (rot) haben die Spieler rund 250 Tsd. Euro eingenommen. Jeder Veränderung führt dazu, dass das Unternehmen früher und mehr Geld verdient.
In Runde 5 (grün) hat das Unternehmen nach 15 Zügen fast doppelt so viel Geld verdient. Zudem hat das Unternehmen schon nach 5 Zügen mehr verdient als in der ersten Runde nach 15.

Schnell haben alle Spieler gemerkt, worum es bei Business Cases wirklich geht:

Es geht nicht darum, das einzelne Projekt schön zu rechnen.
Es geht darum, aus der Menge der Projektideen die besten Ideen herauszufischen. Man darf nicht alle Projekte machen.
Projekte werden besser früh abgebrochen, wenn sie sich nicht mehr lohnen.
Bei sehr wertvollen Projekten lohnt sich das parallele Arbeiten und der Informationsaustausch unter den Projektteams, um schneller fertig zu werden.

Mit dieser Erfahrung versteht man besser, dass sich auch minimale Mühen in einen Business Case mehr lohnen, als der Start von beliebigen Projekten.

Anmerkungen

/1/ Oliver Buhr: Cui bono? Die Frage aller Fragen – 5 Dinge für mehr Projektnutzen, erschienen am 26. Januar 2016, abrufbar unter http://copargo.de/projektnutzen-business-case/
/2/ Cooper, Robert G.: Winning at New Products : Creating Value Through Innovation. United States: Basic Books, 2011.
/3/ Commerce, Office of Government: Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2. London: The Stationery Office, 2009.
/4/ Jenner, Steve: Managing Benefits : Optimizing the Return from Investments. 2nd ed.. : Stationery Office, 2014.

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