Montag, 11. Mai 2015

Wer das wissen muss – Wissensmanagement im Team

Der Erfolg eines Teams hängt zu einem nicht unerheblichen Teil von der internen Kommunikation des Teams ab. Weiß jeder – auch die Teamleitung – jederzeit was wie getan wird und wie der Stand der Dinge ist? Wenn ja, wieviel Aufwand muss in diese „Teamadministration“ gesteckt werden? Ein gutes Maß zur Selbstbewertung ist der Umfang des „gefühlten Chaos“ das ausbricht, wenn ein Teammitglied unerwartet ausfällt. Geht das einigermaßen reibungsarm über die Bühne?

Das Ziel muss sein, mit möglichst wenig Aufwand möglichst wertige Informationen im Team vorzuhalten. Die Frage der Führungskraft: »Wie weit ist eigentlich das Projekt Lagererweiterung gediehen? Wo stehen wir jetzt?« muss sich umstandslos und korrekt beantworten lassen. Im oben genannten Fall eines kurzfristigen Ausfalls einer Person steht die Frage im Raum: »An welchen Themen ist der Peter eigentlich gerade dran? Was muss als Nächstes getan werden? Wer kann das übernehmen?« Es ist wichtig, dass diese Fragen sich schnell und vollständig beantworten lassen, ohne Peters E-Mails der letzten drei Wochen filzen zu müssen. Wolf hat hier vor einiger Zeit die Vorgangsliste vorgestellt. Deren Einsatz kann ich nur wärmstens empfehlen./1/

Wo sind wir Experte?

Das geschilderte Szenario ist die eine Seite des Themas der ganz alltagsnahen, praktischen Fragen. Die andere Seite ist diese: In welchen Themen ist unser Team der Experte? Wo kennen wir uns so richtig gut aus? Wer bringt welche Informationen mit – vielleicht auch jenseits des Alltäglichen (Petra ist Vorstand eines großen Rudervereins – ein Fest für 100 Leute organisieren – sie kann das. Heinz hat eine rumänische Großmutter, er spricht fließend Rumänisch.). Wer die Excel-Fachfrau im Team ist, hat sich rumgesprochen. Aber ist es Sabine auch recht, wenn sie – obwohl das keineswegs ihren normalen Aufgaben entspricht – immer mal wieder für knifflige Funktionen eingespannt wird? Sagen tut sie ja nichts dagegen. Wissen über Wissen und Können entsteht fast immer zufällig! Das kann nicht gut sein. Ein Lösungsansatz ist die Kompetenzmatrix.

Kompetenzmatrix

Einem kleinen Unternehmen, das auf Sonderanfertigungen im Maschinenbau spezialisiert ist, ging ein lukrativer Auftrag verloren, weil durch krankheitsbedingte Ausfälle in der Urlaubszeit eine systemwichtige Aufgabe nicht bearbeitet werden konnte. Es war einfach niemand zur Stelle, der diese Aufgabe hätte erledigen können. Vor diesem Zwischenfall hatte niemand wahrgenommen, dass es an dieser Stelle einen personellen Engpass gab.
Die Lösung war so einfach wie wirkungsvoll. In einer Matrix wurden die Mitarbeitenden und die wichtigsten Aufgabenpakete gelistet. Die Mitarbeiter trugen ein »E« für Experte ein, ein »V« für »Da kann ich vertreten« ein, »G« für »Grundkenntnisse, ich weiß, worum es geht, kann das aber nicht verantwortlich durchführen« und einen Strich für »Hier kenne ich mich gar nicht aus«. 

Hier ist eine vereinfachte Kompetenzmatrix:



Auftragsannahme
Produktionsüberwachung
Liefervorbereitung
Maria Weiß
E
-
V
Peter Schwarz
-
E
V
Edgar Roth
V
-
E
Paula Braun
V
E
-


Ziel ist, für jedes wichtige Aufgabenpaket mindestens einen, besser zwei Experten und zwei Vertreter zu haben. Wenn das nicht gegeben ist, können Mitarbeitende, die »G« für Grundkenntnisse angegeben haben, zu Vertretern aufgebaut werden. 

Über diesen vordergründigen Nutzen für das Team hinaus finde ich es auch sehr wichtig, Entwicklungsperspektiven zu sehen, wahrzunehmen und auch gezielt zu suchen - sowohl für mich selbst als auch für Menschen, für die ich Verantwortung trage. "Wo entwickeln wir uns hin?" ist in meinen Augen eine der spannendsten Fragen überhaupt. Sie dem Zufall zu überlassen, halte ich für keine gute Idee.

Widerspruch ist in den Kommentaren dieses Blogs willkommen!

Dies ist ein leicht bearbeiteter Auszug aus meinem neuesten Buch "Überleben in der Informationsflut" /2/

Anmerkungen:


1 Kommentar:

  1. Liebe Sigrid, die Idee finde ich sehr gut. Ich habe es selbst ein paar mal probiert. In der Praxis finde ich schwierig, zu beschreiben, was ich weiß und was ich nicht weiß. Gut ist es, wenn es einen Prozessrahmen gibt, an den man sich halten kann. Eine ganz allgemeine Kompetenzmatrix ohne Bezug zu Prozessen funktioniert aus meiner Sicht nicht gut. LG, Jan

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