Donnerstag, 20. November 2014

Wie Sie Urlaubsdokumente ablegen - eine Anleitung

Wenn Sie eine Reise buchen, bekommen Sie viele Dokumente nur noch elektronisch. Diese Dokumente gehören in die gemeinsame Ablage. In diesem Beitrag zeige ich ein Beispiel dazu.


Haben Sie sich schon Gedanken über Ihren Urlaub im nächsten Jahr gemacht? Lt. Stephen Covey gehört Urlaub zu einer sog. Quadrant-II-Tätigkeit, wichtig aber nicht dringend. Für mich war die wesentliche Erkenntnis aus seinem "Weg zum Wesentlichen" /1/, dass ich mehr Energie in vorbereitende und präventive Vorgänge stecken kann, um dringende Vorgänge zu vermeiden. Wenn ich regelmäßig Zeit für Erholung einplane, vermeide ich Erschöpfung und Ausfälle durch Stress. Meine Frau und ich buchen Urlaub oft schon ein Jahr im Voraus. Erstens ist dann sicher, dass wir  Urlaub nehmen und zweitens ist es günstiger.

Welche Ordnerstruktur eignet sich?

Wenn Sie eine Reise planen, entstehen viele Dokumente:
  • Fahrkarten, Bordkarten
  • Buchungsbestätigungen (Flugreisen, Mietwagen)
  • Wegbeschreibungen und Informationen zur Unterkunft
Viele dieser Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht. Einige Dokumente müssen Sie ausgedruckt mitnehmen. Zum Speichern eignet sich eine gemeinsame Ablage. Auch die private Ablage wird ja vom Team genutzt, also von der Familie. Mal bucht meine Frau die Flüge, mal buche ich den Mietwagen usw. Für eine private Ablage lohnt sich eine Ablage nach Vorgängen oder Prozessen. Das Schema ist immer gleich. In der aktiven Ablage gibt es für jeden Prozess einen Ordner, darunter gibt es für jeden Vorgang einen Unterordner. Wissensdokumte und Vorlagen werden in sog. Klammerordnern gespeichert. Sie heißen Klammerordner, weil ihr Name in Klammern steht und weil sie dann in der Sortierung weit oben aufgeführt werden. Abb. 1. zeigt das Schema.

Abb. 1: Schema für eine vorgangsorientierte Ablage
Für Urlaube gibt es einen eigenen Prozess, z. B. "125_Urlaub_machen". Die Vorgänge sind die einzelnen Reisen. Als Sortiermerkmal eignet sich das geplante Abreisedatum. So stehen die nächsten Reisen schön untereinander. Vorgangene Urlaube sind übrigens archiviert. Abb. 2 zeigt ein Beispiel mit 3 geplanten Reisen.
Abb. 2: Vorgangsorientierte Ablage für Urlaubsreisen
Alle E-Mails und Dokumente, die wir bekommen und senden, lege ich in dem Ordner zu entsprechenden Reise ab. Die Gesamtzahl der Dokumente bleibt meist unter 30 Stück. Das kann ich noch überblicken und lege deshalb selten weitere Unterordner an.

Was gibt es für Wissens- und Prozessdokumente?

In den Klammerordnern lege ich wichtige Informationen ab. Zum einen gibt es oft die Frage, wie viel Urlaub wird denn noch haben. Dazu könnte man einen Ordner "(Urlaubskonto)" anlegen. Eine weitere Planungshilfe wäre eine Liste mit interessanten Urlaubszielen. Die eingescannten Artikel, Notizen oder E-Mails könnten dazu im Ordner "(Interessante Ziele)" abgelegt werden.

Eine sehr praktische Planungshilfe sind für uns Packlisten. Früher hatte ich Evernote dazu genutzt. Heute lege ich sie einfach als Word-, Excel- oder Textdateien dort ab. Ich habe mehrere Packlisten, z. B. eine für Ferienwohnungen, eine für Flugreisen etc. Nach jedem Urlaub überarbeite ich die Listen. Was habe ich vergessen bzw. was will ich das nächste Mal mitnehmen.

Wie werden Urlaubsfotos gespeichert?

Urlaubsfotos entstehen während einer bestimmten Reise. Aber ich lege sie nicht im entsprechenden Vorgangsordner ab. Vorgangsordner werden nach Abschluss archiviert. Die Fotos will ich aber aufheben. Deswegen gibt es ein eigenes Fotoarchiv in meiner Ablage mit je einem Ordner je Reise. Eigentlich habe ich sogar zwei Archive. Im ersten liegen die Originalfotos und Videos. Ins zweite kopiere ich nur die Fotos, die ich auf dem iPad sehen möchte. Zudem wandle ich sie gleich in ein kleineres Format um. Das spart Zeit beim Übertragen und Platz auf dem iPad.

Mit der gemeinsamen Ablage habe ich Zeit gespart:
  • Ich muss nicht mehr in verschiedenen E-Mailkonten nach Dokumenten suchen, sondern habe alle wichtigen Reisedokumente an einer Stelle.
  • Packlisten sparen Zeit und Stress beim Packen.
  • Ich habe einen Ort für Reiseideen und für Infos über den Resturlaub.

Anmerkungen

  • /1/ Covey, Stephen R. ; Merrill, A. Roger ; Merrill, Rebecca R. ; Altmann, Alexandra: Der Weg zum Wesentlichen : Der Klassiker des Zeitmanagements. 7. erweiterte Auflage Auflage. Frankfurt am Main: Campus Verlag, 2014.

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