Direkt zum Hauptbereich

Wie Sie Urlaubsdokumente ablegen - eine Anleitung

Wenn Sie eine Reise buchen, bekommen Sie viele Dokumente nur noch elektronisch. Diese Dokumente gehören in die gemeinsame Ablage. In diesem Beitrag zeige ich ein Beispiel dazu.


Haben Sie sich schon Gedanken über Ihren Urlaub im nächsten Jahr gemacht? Lt. Stephen Covey gehört Urlaub zu einer sog. Quadrant-II-Tätigkeit, wichtig aber nicht dringend. Für mich war die wesentliche Erkenntnis aus seinem "Weg zum Wesentlichen" /1/, dass ich mehr Energie in vorbereitende und präventive Vorgänge stecken kann, um dringende Vorgänge zu vermeiden. Wenn ich regelmäßig Zeit für Erholung einplane, vermeide ich Erschöpfung und Ausfälle durch Stress. Meine Frau und ich buchen Urlaub oft schon ein Jahr im Voraus. Erstens ist dann sicher, dass wir  Urlaub nehmen und zweitens ist es günstiger.

Welche Ordnerstruktur eignet sich?

Wenn Sie eine Reise planen, entstehen viele Dokumente:
  • Fahrkarten, Bordkarten
  • Buchungsbestätigungen (Flugreisen, Mietwagen)
  • Wegbeschreibungen und Informationen zur Unterkunft
Viele dieser Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht. Einige Dokumente müssen Sie ausgedruckt mitnehmen. Zum Speichern eignet sich eine gemeinsame Ablage. Auch die private Ablage wird ja vom Team genutzt, also von der Familie. Mal bucht meine Frau die Flüge, mal buche ich den Mietwagen usw. Für eine private Ablage lohnt sich eine Ablage nach Vorgängen oder Prozessen. Das Schema ist immer gleich. In der aktiven Ablage gibt es für jeden Prozess einen Ordner, darunter gibt es für jeden Vorgang einen Unterordner. Wissensdokumte und Vorlagen werden in sog. Klammerordnern gespeichert. Sie heißen Klammerordner, weil ihr Name in Klammern steht und weil sie dann in der Sortierung weit oben aufgeführt werden. Abb. 1. zeigt das Schema.

Abb. 1: Schema für eine vorgangsorientierte Ablage
Für Urlaube gibt es einen eigenen Prozess, z. B. "125_Urlaub_machen". Die Vorgänge sind die einzelnen Reisen. Als Sortiermerkmal eignet sich das geplante Abreisedatum. So stehen die nächsten Reisen schön untereinander. Vorgangene Urlaube sind übrigens archiviert. Abb. 2 zeigt ein Beispiel mit 3 geplanten Reisen.
Abb. 2: Vorgangsorientierte Ablage für Urlaubsreisen
Alle E-Mails und Dokumente, die wir bekommen und senden, lege ich in dem Ordner zu entsprechenden Reise ab. Die Gesamtzahl der Dokumente bleibt meist unter 30 Stück. Das kann ich noch überblicken und lege deshalb selten weitere Unterordner an.

Was gibt es für Wissens- und Prozessdokumente?

In den Klammerordnern lege ich wichtige Informationen ab. Zum einen gibt es oft die Frage, wie viel Urlaub wird denn noch haben. Dazu könnte man einen Ordner "(Urlaubskonto)" anlegen. Eine weitere Planungshilfe wäre eine Liste mit interessanten Urlaubszielen. Die eingescannten Artikel, Notizen oder E-Mails könnten dazu im Ordner "(Interessante Ziele)" abgelegt werden.

Eine sehr praktische Planungshilfe sind für uns Packlisten. Früher hatte ich Evernote dazu genutzt. Heute lege ich sie einfach als Word-, Excel- oder Textdateien dort ab. Ich habe mehrere Packlisten, z. B. eine für Ferienwohnungen, eine für Flugreisen etc. Nach jedem Urlaub überarbeite ich die Listen. Was habe ich vergessen bzw. was will ich das nächste Mal mitnehmen.

Wie werden Urlaubsfotos gespeichert?

Urlaubsfotos entstehen während einer bestimmten Reise. Aber ich lege sie nicht im entsprechenden Vorgangsordner ab. Vorgangsordner werden nach Abschluss archiviert. Die Fotos will ich aber aufheben. Deswegen gibt es ein eigenes Fotoarchiv in meiner Ablage mit je einem Ordner je Reise. Eigentlich habe ich sogar zwei Archive. Im ersten liegen die Originalfotos und Videos. Ins zweite kopiere ich nur die Fotos, die ich auf dem iPad sehen möchte. Zudem wandle ich sie gleich in ein kleineres Format um. Das spart Zeit beim Übertragen und Platz auf dem iPad.

Mit der gemeinsamen Ablage habe ich Zeit gespart:
  • Ich muss nicht mehr in verschiedenen E-Mailkonten nach Dokumenten suchen, sondern habe alle wichtigen Reisedokumente an einer Stelle.
  • Packlisten sparen Zeit und Stress beim Packen.
  • Ich habe einen Ort für Reiseideen und für Infos über den Resturlaub.

Anmerkungen

  • /1/ Covey, Stephen R. ; Merrill, A. Roger ; Merrill, Rebecca R. ; Altmann, Alexandra: Der Weg zum Wesentlichen : Der Klassiker des Zeitmanagements. 7. erweiterte Auflage Auflage. Frankfurt am Main: Campus Verlag, 2014.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.