Activity-Management, Zeitmanagement: Welche Anforderungen haben wir eigentlich?

Was bedeutet „gute Arbeitsplanung“? Welche Ziele verfolgen wir, wenn wir einen Tag, eine Woche, einen „Sprint“ oder ein Geschäftsjahr planen? Bevor wir uns über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Planungsmethoden verständigen, sollten wir uns die damit verbundenen Ziele unterhalten.

Welcher Begriff passt?

Teamworkblog möchte sich in nächster Zeit ein wenig mit Zeitmanagement beschäftigen, aber schon dieser Begriff gefällt uns nicht so richtig. Zeit kann man nicht managen. Mit „managen“ ist doch die Vorstellung bestimmter Techniken verbunden: des Zerteilens, des Verschiebens, des Tauschens usw. All das kann ich mit der Zeit nicht tun. Was ich tun kann, ist Aufgaben, ToDos, also Aktivitäten zu steuern („managen“). Deshalb gefällt mir der Begriff Activity-Management besser. Vielleicht hat ein Leser einen besseren Vorschlag. Vielleicht macht Teamworkblog ein Preisausschreiben.

Was ich aber beisteuern kann, ist ein Bild. Ich stelle mir Activity-Management immer vor als einen Routenplaner durch den Dschungel meiner offenen Aufgaben. Ich möchte heute von A nach E und dabei die Punkte B, C und D berühren. Der Routenplaner soll mir sagen, in welcher Reihenfolge ich diese Strecke am besten abfahre, ob ich sie in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigen kann usw.

 

 Abb. 1: Activity-Management soll uns einen Weg durch unseren Aufgabendschungel weisen

Verschiedene Anforderungen

Wenn ich im Bild bleibe: Von vornherein ist klar, dass es nicht einen Routenplaner für alle Wege geben kann. Es wird immer eine Kombination verschiedener Planungselemente sein.

Wenn ich nämlich von meiner Wohnung in Rastatt zu einem Kunden in Berlin fahren muss, dann setzt sich dieser Weg erfahrungsgemäß aus vier Teilstrecken zusammen:

• der größten Teilstrecke „Flughafen Karlsruhe – Flughafen Berlin Tegel“. Dafür nehme ich das Buchungsprogramm von Air Berlin als „Routenplaner“.
• dem Weg von Rastatt zum Flughafen Karlsruhe. Dafür nehme ich das Auto und als Routenplaner Google Maps.
• dem Weg vom Flughafen Berlin-Tegel zur nächsten U-Bahn-Station beim Kunden. Dafür nehme ich die BVG-App der Berliner Verkehrsbetriebe, die extrem komfortabel ist.
• dem Weg von der U-Bahn zum Kunden zu Fuß. Dafür wieder Google Maps.

Analog brauche ich verschiedene Activity-Management-Verfahren für verschiedene „Streckenlängen“ (also die Zeitintervalle „Tag“, „Sprint“ und „Quartal oder Geschäftsjahr“) und „Streckenteile“ (große Aufgaben, mittlere Aufgaben, Plankton-Aufgaben).

Hinzu kommt noch die die Frage: „Für wen plane ich? Für ein Team? Oder für einen Einzelnen?“ Im Bild würde das heißen: Bestimmte Strecken werden im Mannschaftsbus zurückgelegt und dafür brauche ich einen bestimmten Routenplaner oder ein Buchungsprogramm (zum Beispiel Scrum). Und trotzdem braucht daneben noch jeder Einzelne ein Instrument, um seine individuellen Wege – unter anderem von zu Hause zur Haltestelle des Mannschaftsbusses – zu bestimmen (zum Beispiel GTD nach David Allen).

Am Bild des Routenplaners wird auch klar, dass es unterschiedliche Anforderungen je nach Berufssphäre gibt. Ein internationaler Vielflieger braucht andere Routenplaner als ein Lieferant einer Apotheke, der dringende Medikamente ausliefert. Es wird schon eine große Herausforderung sein, allein diese Anforderungen je nach Branche und funktionaler Stellung zu klassifizieren. Und es ist, finde ich, sehr ärgerlich, dass die „Rezeptverkäufer“ auf dem Zeitmanagement-Markt nie darüber Auskunft geben, für welches Berufsprofil ihre Verfahren anwendbar sind und für welche nicht. Auch die erfolgreichen Gurus wie David Allen und Michael Linenberger machen da keine Ausnahme.

Nennen wir das mal den Steuerungskontext. Ganz wichtig dafür ist der Grad der Autonomie des Einzelnen oder des Teams: Nimmt die Planung die Form einer Verhandlung mit einem Auftraggeber oder Kunden an? Oder gibt es starre externe Vorgaben, zum Beispiel durch einen Vorgesetzten, die das Planungssubjekt zu beachten hat?

(Fortsetzung am Dienstag)