Termine im Team mit Outlook abstimmen - Ein Beispiel

Häufig ist das Abstimmen von Terminen eine Ursache für E-Mail-Flut. Solange Termine in der Abstimmungsphase sind, gehen viele E-Mails hin und her. Dazu gehören auch Rückfragen, ob nun ein Termin stattfindet oder nicht. Hier ist ein Vorschlag für die Terminkoordination im Team mit Hilfe von Outlook.


Gerade wenn Teams über mehrere Standorte verteilt sind oder die Mitglieder unterschiedliche Arbeitsrhythmen haben, wird die Koordination von Terminen schnell zur Vollzeitbeschäftigung. In unserem Team haben wir verschiedene Herausforderungen:

• Wir müssen verschiedene Personen koordinieren.
• Wir haben viele Anfragen für Kunden- und Seminartermine
• Wir brauchen einen Überblick über angefragte und schon zugesagte Termine.

Jeder von uns hat einen eigenen Kalender in Outlook. Die Kalender sind untereinander freigegeben.

Für die Termine haben wir uns auch folgende Spielregeln geeinigt.

• Feste Termine (z. B. Termine beim Kunden, interne Termine) werden ganz normal eingetragen (als beschäftigt)
• Termine, die vorgeschlagen, aber noch nicht bestätigt wurden, bekommen ein Fragezeichen an den Anfang im Betreff. Das gilt auch für Reisezeiten. Bindefristen werden in Klammern nach dem Fragezeichen vermerkt. Wenn es mehrere Vorschläge gibt, bekommt jeder Vorschlag eine Nummer am Ende.
• Termine, die noch vorgeschlagen werden, bekommen zwei Fragezeichen vorangestellt.
• Wenn sich jemand intern Zeiten blocken will, stellt er den Termin in eckige Klammern.

Hier ein paar Betreffbeispiele:

• Workshop Scrum, Kunde Meyer: Dies ist ein fest gebuchter Termin für einen Workshop
• ?(BF 30.04.) Workshop Prozess-orientierte Ablage, Kunde Müller (1) und ?(BF 30.04.) Workshop Prozess-orientierte Ablage, Kunde Müller (2): Hier wurden dem Kunden Müller zwei Vorschläge für ein Ablageworkshop vorgeschlagen. Die Termine sind bis zum 30.04. reserviert, d. h. bis dahin brauche ich ein Feedback vom Kunden.
• ?? Beratung Projektablage, Kunde Schmidt: Für die Beratung beim Kunden Schmidt habe ich mir diesen Termin vorgemerkt. Ich muss den Kunden noch über diesen Termin informieren.
• [Vorbereitung Workshop Scrum Kunde Meyer]: Hier habe ich mir ein paar Stunden geblockt, in denen ich einen Kundentermin vorbereite.

An den Fragezeichen und Klammern kann ich schnell den Status eines Termins erkennen. Für Telefonate, Projekte und Seminare haben wir noch folgende Ergänzungen:

• Telefonate: Im Betreff steht "Tel." und der Name des Ansprechpartners. Beim Termin wird im Fled "Ort" eingetragen, wer wen anruft. Der Kontakt selbst ist im Outlook gepflegt.
• Projekte: Im Betreff steht zus. das Kundenkürzel, die Meilensteinbezeichnung des Projekts und ein Stichwort, worum es an dem Termin geht.
• Trainings: Wir arbeiten mit mehreren Seminaranbietern zusammen. Damit wir den Überblick behalten, notieren wir im Betreff auch den Anbieter, z. B. "?(BF 30.04.) Seminar PAS, IHK Heilbronn, Kunde Schneider (1)"

Zugfahrten und Hotelübernachtungen werden auch mit Fragezeichen eingetragen, bis sie verbindlich gebucht wurden.

Termine werden im Team als Terminanfrage verschickt. So hat jeder seine Anfrage gleich in seinem Kalender.

Die Dokumente liegen natürlich in der gemeinsamen Ablage beim entsprechenden Vorgang. Beispielsweise haben wir einen Ordner für "Seminare akquirieren". Dort fänden wir dann den Vorgang "2014-Müller_Prozess-orientierte Ablage". Alle E-Mails und Dokumente, die mit dem Kunden ausgetauscht werden, werden dort abgelegt.

Wichtig ist, dass alle sich an diese Spielregeln halten. Dann gibt es nämlich wenig Rückfragen. Vielleicht inspirieren Sie diese Vorschläge dazu, in Ihrem Team den Umgang mit Terminen zu klären.