Mittwoch, 8. Mai 2013

Verträge für Projekte mit agilem Vorgehen (Teil 3/4)

Ein Thema, mit dem agile Projektmanager Abende füllen können, ist die Frage: Wie gestalte ich die Vertragsbeziehung zwischen Kunde und agilem Dienstleister? Im ersten Teil haben wir uns die möglichen Vertragsarten angesehen (/1/). Im zweiten Teil haben wir festgestellt, dass es in den meisten Projektsituation gar nicht möglich ist, Anforderungen und Design früh festzulegen (/2/). Es gibt dennoch eine Methode, mit der beide Seiten herausfinden, was das Projekt genau liefern soll. Und zwar unabhängig von der IT-Lösung. Wie das geht, erkläre ich in diesem Teil.

Das Problem in vielen Vertragsverhandlungen von IT-Projekten ist, dass sich beide Seiten auf das IT-System konzentrieren. Wieso ist das ein Problem? Schließlich will der Kunde ein IT-System haben und der Lieferant kann eins liefern.

Das Problem ist, dass IT-Systeme per se überhaupt keinen Mehrwert liefern. Auf das IT-System bezogen ist also jeder Preis sinnlos; für den Kunden immer zu teuer, für den Lieferanten immer zu billig. Diese eingeschränkte Sichtweise macht aus Vertragsverhandlungen ein lästiges Gefeilsche. Und die Seite, die sich über den Tisch gezogen fühlt, versucht sich später über Nachforderungen ihr Recht zu holen. Entweder verdient der Lieferant sein Geld mit teuren Change-Requests oder der Kunde fordert ständig Nachbesserungen, bis er das System nutzen kann.

Von John Ward (/3/) wissen wir, dass IT-Systeme nur einen Wert liefern, wenn sie zu dauerhaften Änderungen im betrieblichen Alltag führen. Wenn der Kunde eine elektronische Akte für seine Kunde einführen will, geht es eigentlich darum, dass die Mitarbeiter auf Kundenseite diese Akte führen. Offenbar haben sie dies vorher nicht getan oder nicht tun können.

Der Geschäftswert eines IT-Systems errechnet sich aus den zusätzlichen Umsätzen oder Einsparungen, die sich aus einer dauerhaft geänderten Arbeitsweise beim Kunden ergeben.

Nehmen wir an, Sie wollen eine Software für den Verkauf von Fahrkarten an Automaten ausschreiben. Die Software ist soviel wert, wie sie zusätzliche Tickets verkaufen können. Dafür kann es mehrere Gründe geben:
  • Sie können mit der neuen Software überhaupt Tickets verkaufen (was vorher nicht möglich war).
  • Sie bekommen mehr Kunden als die Konkurrenz, weil Ihr Ticketverkauf einfacher oder problemloser ist.
  • Sie müssen durch die Automatensoftware weniger Personal vorhalten.
  • Sie können einen Vertrag mit einem gewerblichen Ticketverkäufer kündigen.
  • Sie haben weniger Leerfahrten oder falsch ausgenutzte Kapazitäten, weil Sie durch den automatischen Ticketverkauf ihre Fahrten besser planen können.
Wenn Sie den Wert Ihres IT-Projektes berechnen wollen, überlegen Sie sich einen Bereich, in den Sie investieren wollen und welchen Nutzen Sie sich versprechen. Dann überlegen Sie welche dauerhaften Änderungen Ihre Organisation anstreben muss und welche einmaligen Änderungen dazu nötig sind. Eine von den einmaligen Änderungen ist der Aufbau von IT-Systemen.

Das ist eine ganz andere Projektplanung. Bevor es an die Software geht, machen Sie sich erstmal ein Bild, welche Prozesse verbessert werden, welche Anwender die Änderungen betreffen usw. Mit diesen Anwendern können Sie agil die neue Software bauen und testen. Der klare Nutzen und der Fokus auf einen Hauptnutzen helfen alle Beteiligten, sich auf die wichtigsten Anforderungen zu konzentrieren. Diese Vorgehensweise ist übrigens als "Benefits Management" bekannt geworden.

In den frühen Phasen von solchen Projekten gibt es auf einmal ganz andere Lieferergebnisse als Software. Das können Konzepte sein oder Prototypen. Diese lassen sich viel besser umreißen. Die Ergebnisse lassen sich auch besser beschreiben. Ein Konzept soll z. B. durchrechnen, wie viele Ressourcen ich für den Ticketverkauf brauche oder wie viele Tickets sich überhaupt maximal verkaufen lassen. Auf Basis dieser Ergebnisse können dann die nächsten Schritte vereinbart werden.

Ich denke, Sie erahnen schon, in welche Richtung sich meine Vorschläge für einen Vertrag für agile Projekte entwickeln. Dazu mehr im nächsten Teil.

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